Búsqueda de registros

La búsqueda de registros permite acceder a toda la información almacenada en ActivaERP ofreciendo la posibilidad de buscar un registro específico o bien un listado de registros personalizado en función del apartado en el que esté situado (Clientes, Proveedores, Productos, etc).

Dentro de la búsqueda de registros usted puede:

  • ​Buscar un registro por múltiples valores: código, domiciliación fiscal, población, teléfono, etc.
  • Desplazar, añadir y eliminar columnas de datos para obtener una vista completa de toda la información requerida.
  • Configurar y guardar unos parámetros de búsqueda personalizados para acceder solamente a los datos que usted desea.
  • Generar listados personalizados para exportar a un archivo (Hoja de cálculo Excel, PDF, etc).
  • Elaborar filtros de búsqueda para automatizar las búsquedas más recurrentes.
  • Adaptar rápidamente los datos a la tabla de contenidos para su completa lectura.
  • Unificar los resultados por criterios de búsqueda para mostrar los registros en distintos niveles de agrupación.

ÍNDICE DE CONTENIDOS

Opciones de la búsqueda de registros

Funciones básicas

Funciones avanzadas


EJEMPLOS


Opciones de la búsqueda de registros

Se accede a la búsqueda de registros haciendo clic en el icono correspondiente o bien pulsando F2.

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Una vez dentro de la pantalla de búsqueda de registros, aparecen tres opciones a la izquierda:

  • Campo: listado de todos los campos por los cuales se puede hacer una búsqueda. Puede seleccionar el campo que desee o seleccionar la opción <Todos los campos visibles> que aparece por defecto al abrir la pantalla de búsqueda de registros o desplazándose al final del listado de campos disponibles. Seleccionando dicha opción, la búsqueda se llevará a cabo teniendo en cuenta todos los campos disponibles.

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A su vez, puede seleccionar el campo por el que quiera iniciar la búsqueda desplegando el listado o escribiendo el campo por el que desea buscar en el mismo espacio.

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EJEMPLO: Buscar todos los registros de clientes con facturación en la población Alaior

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  • Tipo de búsqueda: condiciones bajo las cuales se quieren someter los valores de búsqueda. Si no se selecciona nada, el sistema asignará el tipo de búsqueda "Contiene" automáticamente.

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  1. Contiene: se hará una búsqueda de los registros que contengan el valor a buscar.
  2. Comienza por: se buscarán los registros que contengan un valor que comience por el valor a buscar.
  3. Igual: se mostrarán los registros que sean iguales al valor que se haya introducido en el espacio "Valor a buscar".
  4. Diferente: se buscarán todos los registros que sean diferentes al valor introducido en la búsqueda.
  5. Mayor que y Menor que: se mostrarán los registros que sean mayores que o menores que el valor que se haya introducido en el campo "Valor a buscar".
  6. Mayor o igual que y Menor o igual que: se hará una búsqueda de los registros que sean mayores o iguales que o menores o iguales que el valor de búsqueda.

EJEMPLO: Buscar una factura con una fecha mayor que el día 11 de Diciembre de 2019.

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  • Valor a buscar: espacio en el que introducir el valor del registro o listado de registros que se quiere buscar. Cabe recordar que las opciones que hayamos seleccionado previamente en los apartados Campo y Tipo de búsqueda serán las que determinen qué se mostrará en la búsqueda final. En el caso de que quiera acceder a un listado completo de todos los registros disponibles, simplemente introduzca el símbolo de porcentaje (%).

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EJEMPLO: Buscar una cuenta en el plan de cuentas contable

  • Paso 1: Pulsar el menú contabilidad
  • Paso 2: Pulsar el icono Plan contable
  • Paso 3: Pulsar el icono de búsqueda de registros o pulsar F2
  • Paso 4: Rellenar el campo "Valor a buscar" con el valor deseado

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Además, en el campo "Valor a buscar", tenemos la opción de unir distintos valores de búsqueda para buscar un mismo registro. Esto es posible introduciendo el valor 1, seguido del símbolo de porcentaje (%) y seguido del valor 2 que queremos buscar. Es decir, pongamos que queremos hacer una búsqueda de todos los sofás de nuestra tienda y, de estos sofás, solamente queremos ver aquellos que midan 140. Esto se conseguiría de la siguiente forma:

EJEMPLO: Buscar productos combinando distintos valores: el valor SOFÁ y el valor 140

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Vista de todos los registros disponibles

Para agilizar los resultados de la búsqueda, el sistema ofrece un máximo de 500 registros disponibles. En el caso de que se quiera acceder a un listado completo de todos los registros introducidos en el sistema, deberá pulsar F2.

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Control de las columnas: movilidad, ocultación y selección

Configure las columnas para acceder a la información de la manera más eficiente posible. En este apartado le detallaremos distintas maneras de hacerlo:

Mover columnas

Hacer clic en la columna que se quiera mover y, manteniendo el botón del ratón pulsado, arrastrarla hasta el lugar deseado.

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Ocultar columnas

Hacer clic con el botón derecho del ratón en el título de la columna deseada y seleccionar la opción Quitar esta columna.

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Selector de columnas: recuperar columnas ocultas y añadir columnas nuevas

Para recuperar una columna oculta, hacer clic en el título de una columna para volver a desplegar el listado de acciones disponibles y hacer clic en la opción Selector de columnas.

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Se abrirá un menú titulado Personalización con un listado de todas las columnas disponibles. Buscar la columna que queremos y una vez localizada, seleccionarla manteniendo pulsado el botón del ratón y arrastrarla al lugar deseado.

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Guardar cambios para futuras sesiones

Una vez configurada la tabla de contenidos a su gusto, si desea seguir disponiendo de dicha configuración de ahora en adelante cada vez que entre en ActivaERP, deberá guardar los cambios entrando en un registro cualquiera haciendo doble clic sobre el mismo o seleccionando uno de los registros y haciendo clic en el botón Seleccionar - F12.

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En el caso contrario, si salimos de la pantalla de búsqueda de registros antes de haber seleccionado un registro para guardar los cambios, al abrirla nuevamente dispondrá de la tabla de contenidos con los parámetros de búsqueda iniciales.

Volver a los parámetros iniciales de búsqueda

Para recuperar la configuración inicial, hacer clic sobre el título de una columna cualquiera con el botón derecho para desplegar el menú de acciones y hacer clic en "Restablecer configuración...". Aceptar el aviso de confirmación de restablecimiento de la configuración y salir de la ventana de búsqueda de registros haciendo clic en Cancelar para posteriormente volver a abrir la pantalla de búsqueda con los parámetros iniciales.

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Exportar datos

Para exportar datos hacer clic en un registro cualquiera con el botón derecho para desplegar la opción exportar datos. Posteriormente, seleccionar el tipo de archivo deseado. Recuerde que se exportarán todos los datos que estén listados en la pantalla de búsqueda de registros.

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Vista Preliminar

La Vista Preliminar le da acceso a múltiples opciones de edición del documento para su posterior exportación. Para acceder haga clic con el botón derecho del ratón sobre cualquier registro y seleccione la opción Vista Preliminar. A continuación, se abrirá el editor de Opciones de Vista Previa. Para más información consulte el apartado Opciones de Vista Previa.

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Funciones avanzadas

Configuración de filtros


Los filtros son una herramienta muy efectiva para simplificar y agrupar todas aquellas búsquedas frecuentes del usuario que se caracterizan por la combinación de varios criterios de búsqueda. Dentro de la búsqueda de registros, mediante los filtros puede acceder a la información requerida de manera más rápida y directa. Se accede a los filtros pulsando el icono Filtrar que encontraremos al final del menú de Buscar.

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Crear un filtro

En primer lugar, para crear un filtro una vez dentro del menú Filtrar debe pulsar el icono Nuevo (1). Acto seguido, se abrirá la Pantalla de gestión de filtros donde podrá personalizarlos según sus preferencias. Haciendo clic en el icono + (2), aparece una fórmula editable en la que la información entre corchetes de color azul (3) es un desplegable con todos los campos de búsqueda disponibles, la información en verde (4) es un despegable con todos los criterios a los que se puede someter el campo seleccionado y todo ello está en relación con el valor que usted introduzca en el espacio habilitado con el texto en gris <introduzca un valor> (5).

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  • Igual: el campo es igual al valor introducido.
  • No es igual: el campo no es igual al valor introducido.
  • Es mayor que: el campo es mayor que el valor introducido.
  • Es mayor o igual que: el campo es mayor o igual que el valor introducido.
  • Es menor que: el campo es menor que el valor introducido.
  • Es menor o igual que: el campo es menor o igual que el valor introducido.
  • Esta entre: la búsqueda está entre el campo y el valor introducido.
  • No está entre: la búsqueda no está entre el campo y el valor introducido.
  • Es vacío: que el campo seleccionado no esté completado.
  • No está vacío: ofrecerá solo aquellos registros en los que el campo seleccionado esté completado.
  • Es cualquier: la búsqueda es o el campo o el valor introducido.
  • No es ninguno: la búsqueda no es ni el campo ni el valor introducido.

EJEMPLO: Filtrar por aquellos clientes que tengan el campo NIF completado.

  • Paso 1: Seleccionar el icono Nuevo para crear el filtro.
  • Paso 2: Pulsar el icono +.
  • Paso 3: Seleccionar el campo NIF.
  • Paso 4: Seleccionar la opción NO ESTÁ VACÍO.
  • Paso 5: Editar el nombre del filtro.
  • Paso 6: Guardar el filtro pulsando Aceptar.

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Añadir o eliminar una fórmula dentro de la Pantalla de gestión de filtros

Se pueden introducir varias fórmulas volviendo a hacer clic en el icono + y, en el caso de querer eliminar una de las fórmulas, bastará con hacer clic en el icono x al lado de la misma.

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Por último, en la parte inferior de la pantalla introduzca un Nombre con el que guardar el filtro y haga clic en Aceptar. De esta forma, el filtro aparecerá guardado en el menú Filtrar.

Aplicar un filtro

Para aplicar un filtro tiene dos opciones: hacer doble clic sobre el filtro que desea aplicar o seleccionar el filtro a aplicar y luego pulsar el icono del embudo.

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Recuerde que los resultados ofrecidos por el filtro no permanecen una vez ha salido de la pantalla. Para recuperarlos, bastará con volver a aplicar el filtro una vez vuelva a abrir el buscador de registros.

Una vez creado el filtro, también puede aplicarlo directamente desde la pantalla principal haciendo clic en el icono del embudo y desplazarse cómodamente por los registros filtrados. Podrá dejar el filtro aplicado aunque cierre y vuelva a abrir la pantalla. Para quitarlo, bastará con pulsar otra vez el icono del embudo y seleccionar la opción <No aplicar ningún filtro>.Observe el ejemplo siguiente:

EJEMPLO: Filtrar todos los albaranes no facturados

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Eliminar un filtro

Para eliminar un filtro, seleccione el que quiera eliminar dentro del menú Filtrar y haga clic en el icono de eliminar. Pulse SÍ en el aviso que aparece a continuación confirmando que desea borrar el filtro de manera definitiva.

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Duplicar un filtro

Esta opción es muy útil si quiere utilizar la mayor parte de fórmulas de un filtro ya creado y añadir algún parámetro más para crear uno nuevo. Para ello, debe pulsar el icono Duplicar dentro del menú Filtrar y automáticamente se le creará un nuevo filtro con el nombre del filtro ya creado previamente seguido de - Copia.

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Modificar un filtro

Para modificar un filtro ya creado haga clic en el icono Modificar para volver a desplegar la Pantalla de gestión de filtros y proceder a editarlo. Recuerde hacer clic en Aceptar para guardar los cambios efectuados.

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Filtrar desde la columna

Desde la misma tabla de contenidos se puede hacer un filtrado rápido dentro de una columna concreta. Para llevar a cabo esta acción no es necesario rellenar los criterios de búsqueda del menú Buscar de la izquierda, aunque se puede hacer para afinar el proceso de búsqueda. Simplemente bastará con introducir el campo de búsqueda deseado en el espacio correspondiente justo debajo del título de la columna en la que queremos buscar dicho campo. También se pueden combinar distintos filtros simultáneamente para una búsqueda más ajustada:

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Para eliminar los filtros, bastará con hacer clic en el icono X situado al final de la tabla de contenidos o borrar cada uno de los campos introducidos manualmente.

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Acciones de filtrado

Haciendo clic en el icono ABC que aparece en cada uno de los filtros de columna puede escoger entre distintas acciones para que se apliquen en el filtrado. Si no selecciona nada, la acción Contiene se aplicará por defecto. Estas acciones de filtrado son las mismas que puede seleccionar en la opción Tipo de búsqueda del menú Buscar.

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Ajuste perfecto

El ajuste perfecto le permite encajar el ancho de la columna a la información de las celdas. Esta herramienta le facilita una vista rápida de los datos introducidos en dicha columna. Para aplicarla en una columna, debe hacer clic con el botón derecho del ratón encima del título de la columna que desea ajustar y pulsar la opción Ajuste perfecto.

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Ajuste perfecto (todas las columnas)

También puede ajustar perfectamente todas las columnas a la vez haciendo clic en el botón derecho del ratón encima del título de alguna de las columnas disponibles y eligiendo la opción Ajuste perfecto (todas las columnas).

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Mostrar panel de búsqueda

Si necesita hacer una búsqueda en la que prime más la rapidez que los criterios de búsqueda, el Panel de Búsqueda le será muy útil. Esta herramienta actúa en la totalidad de la tabla de contenidos y únicamente busca aquello que introduzca como campo. Es decir, si el campo a buscar aparece en una columna pero también en otras, el Panel de búsqueda le mostrará todas las opciones que contengan dicho campo. Para habilitar el Panel de búsqueda, deberá hacer clic con el botón derecho del ratón en cualquiera de las columnas visibles y pulsar la opción Mostrar Panel de Búsqueda.

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Observe en esta imagen cómo introduciendo el campo "BA" nos ofrece todos los datos que contienen dicho campo, independientemente de la columna en la que esté segmentado. A su vez, siempre puede acotar los registros disponibles rellenando los criterios del menú Buscar.

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Una vez introducido el campo, pulse en el botón Buscar o espere a que ActivaERP lo busque automáticamente. Para modificar el campo a buscar, borre manualmente o pulse el botón Vaciar. Por último, para volver a ocultar el Panel de búsqueda, pulse el icono X.

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Agrupar resultados por criterios de búsqueda

Esta herramienta es muy útil cuando se tienen muchos registros con un criterio común (población, alertas activas, entidades bancarias, etc). Agrupando y combinándolos, dispondremos de una vista más optimizada y ágil de los resultados. Para activarla, haga clic con el botón derecho en la columna por la que desea agrupar los resultados y pulse la opción Agrupar por esta columna.

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Los resultados aparecerán listados y solamente será necesario hacer clic en el icono + (1) para desplegar los resultados y el icono - (2) para volver a ocultarlo.

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Se pueden hacer y combinar tantas agrupaciones como se deseen siguiendo el mismo proceso recordando seleccionar siempre la columna por la que desee agrupar. Tenga en cuenta que cada agrupación se someterá a la agrupación que se haya hecho previamente. Es decir, si por ejemplo la primera agrupación es por provincia y la segunda agrupación por códigos postales, el resultado será un listado de códigos postales ordenados en función de la provincia. En definitiva, primero verá las agrupaciones por provincias y, al desplegar dichas agrupaciones, verá los resultados agrupados por códigos postales.

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A su vez, recuerde que también puede combinar las agrupaciones con los filtros de columna para una mayor precisión de búsqueda.

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Ventana Agrupar por

Especialmente útil para cuando se llevan a cabo varias agrupaciones a la vez, habilitando esta herramienta se obtiene un esquema de todas las agrupaciones activas. Para ello, haga clic en el botón derecho del ratón sobre una de las columnas visibles y pulse la opción Mostrar ventana agrupar por.

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Observe como la Ventana Agrupar Por nos muestra los distintos niveles de agrupación, en este caso el nivel 1 sería la Provincia y el nivel 2 sería el Código.

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Además, cada uno de los campos de las agrupaciones aparecen mostrados con un icono en forma de triángulo. Pulsando un botón de agrupación, verá el listado de agrupaciones del campo seleccionado ordenarse o bien alfabéticamente (A-Z o Z-A) o bien numéricamente (de mayor a menor o viceversa).

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Finalmente, haciendo clic con el botón derecho sobre la Ventana Agrupar por, se abrirá un menú con cuatro opciones:

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  • Expandir todo: para desplegar todas las agrupaciones a todos los niveles y ver toda la información segmentada.
  • Contraer todo: para contraer todas las agrupaciones desplegadas hasta el primer nivel de agrupación.

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  • Quitar agrupado: para eliminar todas la agrupaciones activas.
  • Ocultar Ventana Agrupar por: para ocultar la ventana.

Consulte también...