La pantalla Vista Previa es una herramienta con muchísimas posibilidades que a su vez se encuentra en múltiples pantallas de ActivaERP. Mediante las Opciones de Vista Previa usted podrá entre otras muchas posibilidades:
- Configurar la maquetación del documento.
- Obtener una vista global del mismo.
- Editar todos los detalles del documento incluso creando marcas de agua o cambiando el color del fondo.
- Exportar el archivo a una gran variedad de formatos (pdf, docx, xls, html, csv, imagen, etc).
ÍNDICE DE CONTENIDOS
- Acceso a la pantalla Vista Previa o Vista Preliminar
- Documento
- Imprimir
- Configurar página
- Navegación
- Ampliación
- Fondo de página
- Exportar
EJEMPLOS
- EJEMPLO: Poner una marca de agua con el texto CONFIDENCIAL en mi documento paso a paso
- EJEMPLO: Incluir un logo en el fondo de página de mi documento paso a paso
- EJEMPLO: Exportar un documento PDF incluyendo una firma digital
ENLACES DE INTERÉS
Acceso a la pantalla Vista Previa o Vista Preliminar
La herramienta Vista Previa se encuentra en multitud de pantallas de ActivaERP, especialmente aquellas mediante las cuales se gestiona la creación de listados, como por ejemplo la pantalla Listados, o cuando hacemos clic con el botón derecho dentro de la pantalla Búsqueda de Registros:
A continuación, le explicaremos detalladamente cómo funciona cada una de las opciones disponibles en esta pantalla:
Documento
Apartado dedicado a la apertura y guardado de archivos en formato .prnx.
Abrir
Mediante esta opción puede abrir cualquier archivo .prnx. Tenga en cuenta que este archivo solo es editable mediante ActivaERP, es decir, que solamente podrá abrir archivos que haya guardado desde ActivaERP en este formato. Una vez pulsado el botón, se le abrirá una pantalla en la que deberá seleccionar dentro de su equipo el archivo que desea abrir. Al seleccionarlo, el archivo se mostrará automáticamente en la pantalla Vista Previa.
Guardar
Pulsando el botón Guardar podrá almacenar en su dispositivo el documento en formato .prnx. A continuación, le aparecerá una pantalla en la que deberá seleccionar en qué lugar de su dispositivo desea guardar el archivo. Como explicábamos en el apartado anterior, este tipo de archivo solo es editable en ActivaERP. Por consiguiente, le desaconsejamos que utilice esta opción si lo que desea es poder abrir el archivo en otros programas. Para saber cómo guardar el documento en otros formatos, consulte el apartado Exportar como.
Imprimir
Apartado dedicado a la impresión de archivos.
Imprimir
Pulsando esta opción se le abrirá una pantalla en la que configurar sus preferencias de impresión: impresora, número de copias, rango de páginas, impresión por las dos caras, origen del papel, etc.
Una vez completada la personalización pulse el botón Imprimir situado en la parte inferior derecha de la pantalla para imprimir el archivo.
Impresión rápida
A través de esta opción mandará el documento directamente a imprimir evitando la selección de preferencias de impresión.
Configurar página
Apartado dedicado a la configuración de la maquetación de la página.
Escala
Esta opción sirve para ajustar el tamaño del documento a la página. Puede modificarlo o bien mediante un porcentaje o bien ajustando a una anchura de páginas determinada. A continuación, le mostramos cómo hacerlo:
- Ajustar a % del tamaño normal (seleccione 100% para un ajuste completo del documento a la página)
- Ajustar a un número determinado de anchura de páginas
Márgenes
Esta opción sirve para modificar los márgenes de la página. Pulsando el icono le aparecerán cuatro opciones predeterminadas: normal, estrecho, moderado y ancho. Seleccione el que más se ajuste a sus necesidades.
En el caso de que quisiera modificar usted mismo las medidas pulse la opción Márgenes personalizados... y edite los campos a su gusto:
A continuación, pulse el botón Aceptar para visualizar los cambios en la pantalla Vista Previa.
Orientación
Este botón permite cambiar la orientación del documento a horizontal o vertical. La opción vertical o Retrato es la que se muestra normalmente por defecto, pero en el caso de que quisiera cambiar a horizontal (muy útil para listados con muchas columnas) pulse el botón Orientación y a continuación seleccione la opción Apaisado.
Tamaño
La opción tamaño le permite escoger entre una amplísima variedad de tamaños de papel: A4, A5, A6, Carta, Oficio, Ejecutivo, B5, Folio, Sobre nº10, Sobre DL, Sobre C5, Sobre B5, Sobre Monarca, Postal japonesa, Sobre japonés Chou nº3, Sobre japonés You nº4, B6, 3 x 5, A4 largo, Papel de 270 mm y DL borde largo. Para seleccionar alguno de estos tamaños, pulse el botón Tamaño y a continuación seleccione el que desee. Si no selecciona nada, el tamaño por defecto permanecerá A4.
Navegación
En este apartado encontrará diferentes herramientas que le ayudarán a navegar más fácilmente por el documento.
Buscar
A través de esta opción se habilita un buscador universal dentro del documento. Se puede abrir pulsando el icono de los prismáticos en el menú o pulsando Ctrl + F. A continuación, a través del icono de ajustes (símbolo engranaje) podrá especificar si desea distinguir entre mayúsculas y minúsculas o si desea buscar palabras completas. Para cerrar el buscador simplemente pulse el botón Cerrar situado a la derecha del mismo.
Vistas en miniatura
Seleccionando esta opción podrá disponer de un visor de miniaturas de cada una de las páginas del documento. De este modo, pulsando la opción Vistas en miniatura el visor de miniaturas se mantendrá visible constantemente.
Sin embargo, también puede fijarlo oculto en un lateral y que se despliegue de manera automática acercando el cursor del ratón al lateral izquierdo de la pantalla. Para ello, deberá pulsar el icono de la chincheta o pin situado en el bloque del visor de miniaturas. Para deshacer esta opción simplemente pulse nuevamente el icono de la chincheta o pin:
Finalmente, para cerrar el visor de miniaturas bastará con volver a hacer clic sobre la opción Vistas en miniatura o pulsar el icono X situado en la parte superior derecha de la columna del visor.
Primera Página - Última página
En el caso de que el documento tenga más de una página, podrá navegar hacia la última o la primera pulsando estos botones.
Página anterior - Página siguiente
Del mismo modo que con las opciones anteriores, mediante estos botones podrá navegar hacia la página siguiente o la anterior del documento.
Ampliación
En este apartado encontrará herramientas para ampliar la vista del documento.
Icono cursor
El cursor es la herramienta habilitada por defecto mediante la cual podemos señalar y subrayar partes del documento para luego copiar y pegarlas o imprimir. Para acceder a estas opciones, una vez haya subrayado la selección que necesite pulse el botón derecho del ratón sobre la misma:
Icono mano
Mediante este icono podemos desplazarnos agilmente por el documento arrastrándolo, evitando tener que pulsar las flechas de las barras de desplazamiento horizontal y vertical. Para ello, mantenga pulsada la tecla izquierda del ratón sobre cualquier punto y muévalo hacia la dirección deseada:
Icono lupa
Esta opción amplía la vista para visualizar una sola página. Para volver a la ampliación 100% del tamaño original documento bastará con volver a pulsar la lupa sobre el mismo:
Varias páginas
Permite visualizar varias páginas a la vez. El máximo disponible son 3 x 6 columnas de páginas. Para seleccionarlo, bastará con pulsar el botón Varias Páginas y escoger la opción deseada. Para deshacer los cambios, vuelva a pulsar la opción Varias Páginas y seleccione la opción 1x1 páginas.
Alejar
Sirve para disminuir un 10% la ampliación aplicada en el documento.
Ampliación
Sirve para escoger la ampliación que se quiere aplicar en el documento. Pulse la opción que desee para que se aplique automáticamente en el mismo:
Las opciones Anchura de Página, Ancho de Texto, Página Completa y Dos páginas suponen que la ampliación se ajuste perfectamente a una de estas opciones. Es decir, si por ejemplo se selecciona Anchura de Página, la ampliación se ajustará a la anchura de la misma:
Acercar
Sirve para aumentar un 10% la ampliación aplicada en el documento.
Fondo de página
Esta sección le permite hacer cambios en el fondo de la página tales como la inclusión de filigranas o marcas de agua así como el cambio de color del mismo.
Color de página
Esta opción ofrece múltiples opciones para cambiar el color del fondo del documento. Simplemente pulse el botón Color de página y seleccione el color que desee:
Filigrana
Esta herramienta le permite incluir en el documento una filigrana o marca de agua totalmente personalizable. Para ello, pulse el botón Filigrana. A continuación, se abrirá una pantalla en la que podrá personalizar todos los parámetros de la misma: texto, ángulo, fuente, color, tamaño, transparencia (el nivel de intensidad de la filigrana sobre el documento), la posición (si quiere que la filigrana se sitúe por encima o por debajo del texto del documento) o el rango de páginas en las que desea que la filigrana se inserte. Observe además que en el lado izquierdo de la pantalla de edición aparece una vista previa de los cambios. Una vez personalizados todos los parámetros pulse Aceptar.
EJEMPLO: Poner una marca de agua con el texto CONFIDENCIAL en mi documento paso a paso
Paso 1: Pulse el botón Filigrana para abrir la pantalla de edición.
Paso 2: Edite los campos:
- Texto: Confidencial
- Ángulo: Backward Diagonal
- Color: Rojo
- Fuente: Verdana
- Tamaño: 44
- Negrita: SÍ
- Cursiva: NO
- Transparencia: 40
- Posición: Detrás
- Rango de páginas: Todas
Paso 3: Pulse aceptar. La marca de agua se incorporará al documento.
A su vez, también puede optar por la inclusión de una imagen. Para ello, seleccione la pestaña Filigrana de Imagen dentro de la pantalla de edición y pulse el botón Navegar. Adjunte la imagen que desea incluir y modifique el resto de parámetros. Por último, pulse Aceptar para visualizar los cambios en el documento.
EJEMPLO: Incluir un logo en el fondo de la página de mi documento paso a paso
Paso 1: Pulse el botón Filigrana para abrir la pantalla de edición.
Paso 2: Seleccione la pestaña Filigrana de Imagen.
Paso 3: Pulse el botón Navegar y seleccione el logo de empresa que quiere incorporrar al fondo del documento.
Paso 4: Edite los campos:
- Modo: Ampliación
- Distribuir: NO
- Posición horizontal: Centro
- Posición Vertical: Centro
- Transparencia: 50
- Posición: Detrás
- Rango de páginas: Todas
Paso 3: Pulse Aceptar para finalizar. La imagen se incorporará en el documento.
Para acabar, si desea eliminar la filigrana simplemente vuelva a pulsar el botón Filigrana y pulse el botón Eliminar situado en la parte inferior izquierda de la pantalla de edición de parámetros:
Exportar
En esta sección se encuentran las opciones de exportación del documento, donde podrá seleccionar el formato al que quiere exportar así como la posibilidad de que dicho archivo se adjunte de manera automática en su gestor de correo electrónico.
Exportar como
Documento PDF
Si desea exportar como archivo PDF, seleccione la opción Documento PDF dentro del desplegable del botón Exportar como. A continuación, se abrirá una pantalla para que usted pueda editar las opciones de Exportación PDF:
- Rango de páginas: el documento se exportará en pdf en su totalidad salvo que usted especifique un rango de páginas concreto para su exportación en este mismo apartado.
- No embeber las fuentes
- Export editing fields to AcroForms: para habilitar la edición de los campos del documento para AcroForms (consulte la ayuda de Adobe para Trabajar con formularios)
- Convertir imágenes a Jpeg: esta opción se selecciona por defecto salvo que usted la deshabilite.
- Calidad de imagen: puede escoger entre más baja, baja, media, alta o más alta.
- PDF/A compatibility: para seleccionar la compatibilidad del formato pdf.
- Contraseña de Seguridad: para introducir una contraseña que deberá introducirse cada vez que se quiera abrir el documento.
- Firma digital: para incluir una firma digital.
- Aplicación: para incluir la aplicación del archivo.
- Autor: para incluir la referencia del autor.
- Palabras Clave: para incluir palabras clave relacionadas con el documento.
- Asunto: para incluir un asunto referente al documento.
- Título: para incluir un título.
Rellene los campos que retenga conveniente y pulse Aceptar para exportar el documento.
EJEMPLO: Exportar un documento PDF incluyendo una firma digital.
En primer lugar, pulse el botón Exportar Como y seleccione la opción Documento PDF.
- Pulse el botón de tres puntos situado en el lado derecho del apartado Firma digital.
- A continuación, se abrirá una segunda pantalla en la que escoger el Certificado digital de la firma que desea incluir en el documento. Selecciónela. Rellene los datos Razón, Ubicación e Información de Contacto si lo desea.
- Pulse Aceptar para cerrar la pantalla.
- Una vez tenga todos los apartados convenientemente completados pulse Aceptar.
Se incrustará una firma digital que solamente será visible con el programa habilitado para ello , como por ejemplo Adobe Acrobat Reader DC, pero dicha firma no estará integrada dentro del documento. De esta forma usted proteje el documento de posibles alteraciones y modificaciones, puesto que en tal caso la firma digital se perdería:
Existen otras opciones para incluir una firma digital de manera visible dentro del documento PDF. Para ello, consulte las aplicaciones sugeridas en el Portal Firma de la Agencia Tributaria. El programa recomendado para uso general es el denominado Autofirma.
Documento HTML
Esta opción le permite exportar a un archivo HTML (lenguaje de marcado que se utiliza para el desarrollo de páginas web). Al seleccionar esta opción se le abrirá una pantalla de Opciones de Exportación HTML:
- Modo de exportación: escoja entre fichero simple, fichero único página por página o ficheros diferentes.
- Color borde página: escoja un color.
- Título: para modificar el título.
- Juego de caracteres: escoja entre varios juegos de caracteres.
- Quitar saltos de línea.
- Diseño de tabla.
- Embeber imágenes en HTML.
A continuación, pulse Aceptar para exportar el archivo.
Documento MHT
Esta opción le permite exportar el documento a formato MHT (archivo web). Una vez seleccionada, se le abrirá la pantalla de las Opciones de Exportación MHT. Como puede observar en la imagen, éstas son las mismas que para la opción Documento HTML, solamente cambiaría la opción Embeber imágenes en HTML por Export Watermarks.
Por último, pulse el botón Aceptar situado en la parte inferior para exportar el documento.
Documento RTF
La opción Documento RTF (formato que permite la creación de un archivo de texto ejecutable en cualquier programa de texto independientemente del sistema operativo. No permite agregar ni imágenes ni objetos) ofrece las siguientes Opciones de Exportación RTF:
- Modo exportación: escoja entre fichero único, página por página o fichero simple.
- Rango de páginas: si desea seleccionar un rango específico de páginas del documento.
- Exportar marcas de agua: deshabilite esta opción en caso de que no desee exportar las marcas de agua.
Por último, pulse el botón Aceptar situado en la parte inferior para exportar el documento.
Archivo DOCX
Para exportar un Documento de Microsoft Word 2007 o archivo DOCX pulse la opción Archivo DOCX. Las opciones de exportación son las siguientes:
- Modo de exportación: escoja entre archivo página por página o fichero simple.
- Rango de páginas: si desea seleccionar un rango específico de páginas del documento.
- Table layout: para editar la disposición de las tablas. Si se selecciona esta opción, se habilita la opción siguiente:
- Keep row height: para mantener la altura de las filas de la tabla.
- Export watermarks: para exportar marcas de agua.
Por último, pulse el botón Aceptar situado en la parte inferior para exportar el documento.
Documento XLS
Para exportar un Libro de Microsoft Excel o documento XLS pulse la opción Documento XLS. Las opciones de exportación son las siguientes:
- Modo de exportación: escoja entre fichero simple, fichero único página por página o ficheros diferentes. Según la opción que seleccione se le habilitará la opción siguiente:
- Rango de páginas: para definir un rango de páginas si es necesario.
- Nombre de hoja.
- Modo de exportación de texto: si el texto del documento se exporta como Valor o como Texto.
- Mostrar líneas de rejilla.
- Exportar hipervínculos.
- Modo de datos nativo.
Por último, pulse el botón Aceptar situado en la parte inferior para exportar el documento.
Documento XLSX
Esta opción le permite exportar un documento compatible con Microsoft Excel 2007 (xlsx). Cuando lo seleccione las opciones de exportación que se le ofrecen son las mismas que con el Documento XLS explicado anteriormente:
Por último, pulse el botón Aceptar situado en la parte inferior para exportar el documento.
Documento CSV
Si desea exportar un documento CSV (archivo de texto que almacena los datos en forma de columnas, separadas por coma y las filas se distinguen por saltos de línea) una vez seleccionada la opción complete las opciones de exportación siguientes:
- Codificación: escoja entre distintas opciones de codificación.
- Modo de exportación de texto: seleccione si prefiere que el texto se exporte como texto o como valor.
- Separador de texto: el separador de texto (suele ser punto y coma ";").
- Encomillar cadenas con separadores.
Por último, pulse el botón Aceptar situado en la parte inferior para exportar el documento.
Documento de texto
Para exportar un documento de texto simple pulse la opción Documento de texto. Las opciones de exportación son las mismas que las del Documento CSV:
Por último, pulse el botón Aceptar situado en la parte inferior para exportar el documento.
Documento de imagen bmp, emf, wmf, gif, jpeg, png o tiff
Para exportar un documento de imagen seleccione la opción Documento de imagen. A continuación, se le abrirá la pantalla Opciones de Exportación de Imágenes:
- Formato de imagen: puede escoger entre bmp, emf, wmf, gif, jpeg, png o tiff.
- Resolución: para modificar la resolución de la imagen.
- Modo de exportación: escoja entre fichero simple, fichero único página por página o ficheros diferentes. Según la opción que seleccione, se le habilitará la siguiente opción:
- Rango de páginas: en el caso de que desee seleccionar un rango de páginas del documento.
- Color borde de página: escoja el color del borde de página.
Por último, pulse el botón Aceptar situado en la parte inferior para exportar el documento.
E-mail como
Para adjuntar el archivo a exportar directamente en un correo electrónico seleccione el formato al que desee exportar el documento. Tenga en cuenta las Opciones de exportación disponibles para cada formato: PDF, MHT, RTF, DOCX, XLS, XLSX, CSV, Documento de Texto o Documento de Imagen (bmp, emf, wmf, gif, jpeg, png o tiff).
Una vez haya completado las opciones de exportación adecuadamente pulse la opción Aceptar. A continuación, se abrirá el programa de gestión de correo electrónico instalado en su equipo con el archivo adjunto en una pantalla de nuevo correo electrónico.
En el caso de que no tenga un programa de gestión de correo electrónico instalado en su equipo o sí lo tenga pero le falte algún tipo de configuración le aparecerá el siguiente aviso:
Por favor, revise la configuración de su programa de correo electrónico y vuelva a intentarlo.
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