La pantalla Clientes almacena toda la información relacionada con el registro de los clientes: información de contacto, datos bancarios, alertas, descuentos, formas y días de pago, etc. Una vez haya consultado todo lo especificado en este apartado, no olvide consultar también los siguientes apartados relacionados.
Clientes
Desde esta pantalla, entre otras muchas opciones usted podrá:
- Crear nuevos clientes.
- Consultar su historial.
- Gestionar precios especiales para el cliente.
- Añadir notas, incidencias y alertas totalmente personalizables en relación con su cliente.
- Dar de baja a un cliente.
- Configurar formas de pago, cuentas contables y descuentos relacionadas con el cliente.
- Asignar vendedores y comisionistas al cliente.
ÍNDICE DE CONTENIDOS
- Acceso a Clientes
- Pantalla Clientes
- 1- Direcciones
- 2- Teléfonos
- 3- Internet
- 4- Económicos
- 5- Finanzas
- 6- Datos personales
- 7- Otros datos
- 8- Observaciones
- Otras opciones de la pantalla clientes
EJEMPLOS
- Tarifa Anywhere personalizada para un cliente
- Cómo crear un cliente contado
- Preguntas frecuentes dentro de ActivaERP
- VÍDEO: Cómo obtener el siguiente código de cliente disponible al crear un nuevo cliente
- VÍDEO: Cómo crear nuevos códigos de cliente a partir de un prefijo
Acceso a Clientes
Para acceder a la pantalla de Clientes simplemente pulse el botón Clientes (2) dentro de la pestaña Inicio (1) como se indica en la siguiente imagen:
También puede acceder desde la pestaña Terceros (1):
Pantalla Clientes
La pantalla Clientes consta de un menú superior con las siguientes opciones:
- Nuevo F12: para crear un nuevo cliente.
- Modificar F11: para modificar alguno de los campos de un cliente ya creado.
- Borrar registro Supr: para eliminar el cliente seleccionado.
IMPORTANTE: ActivaERP no permite el borrado de registros de clientes que tengan documentos relacionados:
- Buscar F2: para buscar dentro del registro de clientes.
Más información: Búsqueda de registros. - Filtros: para aplicar filtros de clientes. Más información: Configuración de filtros.
- Refrescar F5: para actualizar el registro activo.
- Listados: para consultar y generar listados. Más información: Listados.
- Adjuntar archivos: para adjuntar archivos. Más información: Sistema de Gestión Documental.
- Precios especiales: para consultar y configurar precios especiales. Además, haciendo clic sobre la flecha podrá escoger entre los Precios especiales por producto o los Precios especiales por familia. Más información: Precios Especiales.
- Historial de clientes: para acceder al historial del cliente seleccionado. Más información: Historial de clientes.
- Anticipos: para acceder a la Gestión de anticipos del registro del cliente activo. Más información: Anticipos.
La pantalla Clientes se divide en dos partes:
En la zona superior de la pantalla constan los datos principales del cliente:
- Código: El código del cliente. Al crear un cliente nuevo puede introducirlo de diversas formas:
- Añadiendo un código creado por usted mismo.
- Introduciendo el símbolo "+" seguido de la tecla intro de su teclado para introducir el siguiente código disponible:
- Mediante un prefijo seguido de "." y posteriormente pulsando la tecla intro para obtener el siguiente código con prefijo disponible. Es decir, si tiene un conjunto de clientes que tienen algo en común, por ejemplo la localidad, y usted ha querido diferenciarlos utilizando el prefijo LO seguido de la numeración, por ejemplo LO0001, poniendo LO seguido de un punto "." (LO.), ActivaERP asignará a este nuevo cliente el código LO0002:
- Nombre fiscal: El nombre fiscal del cliente.
- NIF: El número de identificación fiscal del cliente.
- Nombre comercial: El nombre comercial del cliente.
- Tipo de cliente: El tipo de cliente. Para crear nuevos tipos de clientes consulte el apartado Tipos de clientes.
- Zona Cliente: Zona del cliente. De la misma forma que ocurre con el campo Tipo de cliente, deberá crear previamente las zonas de clientes para poder seleccionarlas.
- Cliente contado: Marque esta opción si desea que el registro reciba el tratamiento de cliente contado. Un cliente contado es un cliente esporádico, aquel que no requiere datos de facturación a la hora de ser atendido y por lo tanto, no precisa que sus datos sean guardados. De esta forma, este registro con descripción CLIENTE CONTADO (ver siguiente imagen) funciona como un registro genérico a utilizar en los casos en los que la transacción de compra-venta se resuelve inmediatamente y, generalmente, con un cliente no registrado en ActivaERP. Por consiguiente, cuando incluya el registro CLIENTE CONTADO en un documento, ActivaERP le permitirá editar los datos del cliente manualmente y le consultará a la hora de generar un pedido si desea crear un nuevo registro de cliente utilizando los datos introducidos. Más información: Generar pedido a cliente contado. Tenga en cuenta que para la creación del registro de cliente contado no se requiere que se especifiquen los datos de facturación. Solamente deberá completar el código y el nombre fiscal:
Recuerde que puede personalizar esta pantalla añadiendo o eliminando campos mediante la herramienta Personalización de Pantallas. En este caso, le recomendamos que añada el campo Grupo de cliente, tal y como figura en la imagen de ejemplo.
Tarifa AnyWhere personalizada para un cliente
Por último,también podrá personalizar la tarifa asignada a un cliente en AnyWhere dentro de su registro de cliente a través de la opción de Personalización de pantallas. De este modo, cuando se creen documentos desde AnyWhere para este cliente, se le asignará automáticamente la tarifa indicada en este campo:
Para más información consulte el apartado AnyWhere de nuestro manual.
A continuación, le explicaremos las distintas pestañas de la zona inferior de la pantalla Clientes:
1- Direcciones
En esta pestaña podrá introducir todas las informaciones referentes a las direcciones del cliente.
Tal y como ocurre con el campo Tipo de cliente, deberá crear los correspondientes códigos para el código postal, la población, la provincia y el país. En este caso, una vez creados estos campos, se enlazarán automáticamente las coincidencias, de modo que al insertar el código postal, automáticamente se autocompletarán los siguientes campos. A continuación le explicamos cómo mediante un ejemplo:
Código postal 07701, perteneciente a la población Mahón, en la provincia Baleares del país España:
Dirección de envío y notificación
El botón Dirección de envío y notificación situado en la parte inferior derecha de la pestaña de direcciones le permite introducir datos referentes al envío de mercancía así como las correspondientes notificaciones:
En la pestaña de Envíos, puede introducir los datos de la dirección de entrega de la mercancía así como asignarle un transportista para su transporte. Además, puede especificar si se trata de envíos parciales en la casilla habilitada para ello (señalada en la imagen). También dispone de las pestañas Teléfonos e Internet donde podrá especificar teléfonos de contacto y número de fax así como correos electrónicos.
Por otro lado, en la pestaña Notificaciones puede añadir observaciones relativas al envío.
2- Teléfonos
En esta pestaña podrá introducir los diversos teléfonos de contacto del cliente.
3- Internet
En esta pantalla puede incluir todos los datos referentes a direcciones de correo electrónico, la inclusión del cliente en el mailing de su empresa y los datos de facturación web:
4- Económicos
En esta pantalla se encuentran los campos relativos a forma y días de pago, descuentos, vendedores, ratios y riesgo de cliente:
- Forma de pago: Especifique el tipo de Forma de pago para este cliente. Tenga en cuenta la Prioridad de aplicación de Formas de Pago.
- Días de pago: Puede especificar el primer, segundo y tercer día de pago.
- Vendedores
- Comisionista: especifique un vendedor. Puede configurarlos en la pantalla Vendedores.
- Cobrador: especifique un cobrador. Puede configurarlos en la pantalla Vendedores.
- Modo portes: especifique si desea que los portes sean pagados o debidos.
- Descuentos
- % Dto. de línea: descuento que se aplicará en las líneas de todos los documentos. Amarillo en la imagen.
- % Dto. encabezado: se aplicará en todos los encabezados de los documentos, exceptuando las facturas. Verde en la imagen.
- % Dto. financiero: se aplicará en el encabezado de las facturas. Rosa en la imagen.
- Ratios cliente:
- Riesgo cliente: Importe de riesgo permitido para este cliente. Se calcula sumando las facturas pendientes de cobro y los albaranes pendientes de facturar. Al superar el importe de riesgo, se mostrará un aviso al crear un nuevo albarán.
- Saldo cliente: Suma de las facturas pendientes de cobro y los albaranes pendientes de facturar.
Datos bancarios
Pulsando este botón se abre otra pantalla con los campos referentes a la generación de remesas bancarias: banco empresa, entidad bancaria e IBAN y el Mandato. Además, en la pestaña Tarjeta crédito puede especificar los datos de la tarjeta de crédito asociada. Tenga en cuenta que los datos especificados al respecto en el apartado Enlace-Cliente prevalecerán a la hora de su aplicación frente a los especificados en este apartado.
Alertas
Pulsando el botón Alertas accederá a la pantalla en la que podrá indicar alertas para las siguientes situaciones:
- Bloquear: marcando esta opción ActivaERP no permitirá el uso de este cliente al crear un nuevo documento.
- Alerta Presupuesto: mostrará el mensaje de alerta en el presupuesto que se realice para el cliente.
- Alerta Pedido: mostrará el mensaje de alerta en el pedido.
- Alerta Orden Trabajo: mostrará el mensaje de alerta en la orden de trabajo.
- Alerta Albarán: mostrará el mensaje de alerta en el albarán.
- Alerta Factura/Ticket: mostrará el mensaje de alerta en la factura o ticket.
Para editar el mensaje de alerta haga clic sobre el espacio en blanco en la sección Mensaje para empezar a escribir.
Finalmente, una vez editadas las alertas deseadas cierre la pantalla de configuración de alertas y pulse Guardar en la pantalla principal para guardar los cambios.
Enlace serie-cliente
Consulte el apartado Enlace Serie-Cliente.
5- Finanzas
Dentro de esta pestaña se encuentran todos los campos referentes a las finanzas y la contabilidad. Pulsando el símbolo de la lupa (señalado en la imagen) o pulsando las teclas de su teclado Ctrl + F2 accederá al extracto contable de la cuenta seleccionada.
Cuentas contables
- Cuenta: cuenta contable del cliente. Se crea de manera automática al crear el cliente.
- Cuenta anticipos: cuenta contable de anticipos asociada al cliente. Más información: Anticipos.
- Cuenta contrapartida: código de contrapartida en las ventas. Si la serie de las ventas tuviera contrapartida asignada, su aplicación prevalecerá sobre la asignada en este campo.
- Cuenta contrapartida gastos: código de la cuenta contable de contrapartida en los gastos.
- Cuenta contrapartida cobros: código de la cuenta contable de contrapartida en los cobros.
Tipo de factura contable
- Ventas: tipo de factura que se aplicará en las facturas contables de este cliente. Si se deja en blanco se asignará la de la serie predeterminada. Los tipos de factura contable se encuentran accediendo a la pestaña Tablas (1) y a continuación, pulsando el botón Tipos de facturas contables (2).
Para más información consulte el apartado Plan Contable.
6- Datos personales
En esta pestaña podrá introducir todo lo referente a los datos personales del cliente: idioma, fecha de cumpleaños, número de pasaporte del cliente y lugar de nacimiento:
7- Otros datos
En esta pestaña tiene más campos en los que poder añadir información de contacto del cliente:
Baja cliente
Puede indicar la baja del mismo especificando la fecha de petición de la baja y las correspondientes motivaciones. El cliente dado de baja ya no aparecerá en las búsquedas dentro de ActivaERP.
Pedidos
Doc Procesar Pedido: En este apartado puede elegir entre tres opciones que tienen que ver con el procesamiento de un pedido de este cliente:
a) Ejecutar asistente: si desea que se ejecute el Asistente de procesamiento de pedidos. Es la opción que se efectúa por defecto.
b) Albarán: si desea que se genere de manera automática un albarán de cliente.
c) Factura: si desea que se genere de manera automática una factura de cliente. En este caso, obviamente, también se generará de manera automática el correspondiente albarán de cliente.
8- Observaciones
Por último, en esta pantalla podrá añadir:
- Observaciones internas: solamente se verán en ActivaERP.
- Observaciones albarán: aparecen en el albarán.
- Observaciones factura: aparecen en las facturas.
Además, se añadirá un símbolo de exclamación en la pestaña 8- Observaciones para indicar la existencia de observaciones (señalado en la imagen).
Otras opciones de la pantalla clientes
En la parte inferior de la pantalla Clientes se encuentran los botones U.D.S., Incidencias, Notas, Citas y Archivos. Estos botones son accesos directos a otras pantallas de ActivaERP, siempre en relación con el cliente del que tenga abierto el registro. En el caso de que el cliente tuviera algún proceso dentro de las pantallas de estos accesos, dichos procesos se verán especificados entre paréntesis (como ocurre con U.D.S. y Citas en la siguiente imagen).
Preguntas frecuentes de ActivaERP
Para más información, consulte las preguntas frecuentes de ActivaERP. Si no las visualiza automáticamente, habilítelas pulsando la pestaña Vista (1) y a continuación, seleccionando el botón Panel de ayuda (2):
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