Una factura es un documento mercantil que acredita un trabajo realizado o la entrega de un producto o servicio. Desde esta pantalla podrá gestionar las facturas de cliente.
Facturas
Es imprescindible crear un albarán antes de generar una factura. Además, las modificaciones que se quieran hacer sobre dicha factura deberán hacerse siempre a través del albarán relacionado.
Desde esta pantalla podrá, entre otras cosas:
- Acceder a listados relacionados con la facturación de su empresa
- Consultar, añadir o modificar vencimientos de facturas
- Especificar tipos de facturación
- Imprimir recibos
- Consultar facturas contables y albaranes vinculados a las facturas
- Importar facturas desde un archivo Excel
- Consultar órdenes de trabajo relacionadas con los albaranes vinculados a las facturas
ÍNDICE DE CONTENIDOS
- Acceso a Facturas
- Menú principal
- Datos del cliente
- 1- Líneas
- 2- Económicos
- 3- Observaciones
- 4- Otros datos
- 5- Envío
- 6- Factura-e
EJEMPLOS:
- CASOS PRÁCTICOS: Modificar un albarán o una factura de cliente ya contabilizada
- CASOS PRÁCTICOS: Venta por Unidades de Servicio
Acceso a Facturas
Puede acceder a la pantalla Facturas de dos formas:
Desde la pestaña Inicio (1) seleccionando el botón Facturas (2):
Desde la pestaña Ventas (1) seleccionando el botón Facturas (2):
Menú principal
En el menú principal de la pantalla se encuentran las siguientes opciones:
- Modificar: para editar una factura ya creada anteriormente. Tenga en cuenta que los campos Cliente, N.I.F., Serie y Número de factura NO permiten modificaciones.
- Borrar: para borrar una factura. ActivaERP únicamente permite borrar la última factura realizada. En el caso de que intente borrar una factura anterior, le aparecerá el siguiente mensaje de aviso:
- Búsqueda de registros: para buscar facturas.
Más información: Búsqueda de registros. - Filtrar: para aplicar filtros de búsqueda. Más información: Configuración de filtros.
- Refrescar: para actualizar el registro activo.
- Listados: acceso a los listados relacionados con la pantalla Facturas. Más información: Listados.
- Adjuntar archivos: para adjuntar archivos. Más información: Sistema de Gestión Documental.
- Imprimir: para imprimir la factura del registro (F8) o una selección de facturas (Ctrl + F8). Se ejecuta de la misma forma que en las pantallas Presupuestos y Pedidos de clientes. Más información: Impresión de facturas.
- Documentación: abre un editor de texto en el que podrá anotar información relacionada con la factura. Más información: Documentación en documentos.
- Vencimientos: abre un formulario detallando los vencimientos de la factura y permite su edición. Desde esta pantalla podrá crear, modificar y eliminar vencimientos de una factura. Además, podrá realizar el pago de los mismos marcando la casilla correspondiente:
Más información: Buscar vencimientos - Cobros a clientes - Órdenes de trabajo relacionadas: muestra las órdenes de trabajo relacionadas con la factura.
- Albaranes vinculados a la factura: muestra un listado de los albaranes asociados a la factura. Puede abrir cualquiera de los albaranes del listado haciendo doble clic con el ratón sobre la línea del que desee consultar o pulsando el botón derecho del ratón sobre la misma y seleccionando la opción Ver albarán:
ActivaERP también le permite vincular otros albaranes a la factura. Para ello, pulse la opción Añadir nuevo albarán situada en la parte superior de la pantalla:
A continuación, se abrirá el Buscador de registros donde podrá seleccionar el albarán que desea vincular:
Una vez seleccionado, le aparecerá un mensaje de aviso confirmándole que el albarán se ha vinculado correctamente:
Del mismo modo, para desvincular un albarán, bastará con seleccionarlo en el listado de albaranes vinculados y pulsar el botón derecho del ratón sobre el mismo para seleccionar la opción Quitar albarán de la factura:
Le aparecerá un mensaje de aviso confirmando que desea realizar esta operación. Pulse SÍ para finalizar el proceso:
- Factura contable: muestra la factura contable relacionada. Más información: Facturas contables.
- Importar facturas de clientes: le permite importar facturas desde un archivo Excel. Simplemente descargue el archivo Excel de ejemplo pulsando el botón Generar ejemplo y complételo con los datos de las facturas a importar. Acto seguido, adjúntelo en el espacio habilitado para ello:
- Facturas recientes: muestra un listado de las últimas facturas generadas. Más información: Facturas recientes y Documentos recientes.
- Anticipos: para acceder a la Gestión de anticipos del documento activo. Más información: Anticipos.
Datos del cliente
En la parte superior de la pantalla se encuentran los datos relativos al cliente:
- Cliente y nombre fiscal: código y nombre fiscal del cliente.
- N.I.F.: Número de identificación fiscal del cliente.
- Serie: Serie a la que pertenece la factura.
- Número: el número de la factura.
- Fecha: la fecha de la misma.
- %Dto: porcentaje de descuento financiero. Este descuento se especifica en el apartado Económicos del registro del cliente y se aplica en el encabezado de la factura.
- Ref: Espacio para añadir información adicional relativa a la factura. Por ejemplo: el nombre y número de teléfono del operario que recoge el material encargado.
- Factura: indica el estado del cobro de la factura:
- Cobrada Total: el cobro se ha efectuado íntegramente.
- Pendiente de cobro: el cobro no se ha realizado.
- Cobrada Parcial: se ha efectuado el cobro de uno o varios vencimientos de la factura pero no de la totalidad de los mismos.
1- Líneas
La pestaña Líneas muestra las líneas de productos o servicios de la factura. Las líneas de la factura NO son modificables desde de la pantalla Facturas. Para ello, deberá SIEMPRE modificar en primer lugar el albarán vinculado a la misma.
Recuerde que puede utilizar el Selector de Columnas para añadir columnas de datos muy útiles a la tabla de líneas de productos.
- Descripción: el nombre del producto o servicio.
- Cantidad: unidades del producto o servicio.
- Precio: el precio del producto o servicio.
- % Dto.: el porcentaje de descuento de línea. Sólo se aplicará a esta línea.
- Tipo IVA: el tipo de I.V.A, se completará por defecto según las características del producto o servicio especificadas en su propio registro.
- Total: el importe total.
Para configurar el encabezado de las líneas de facturas procedentes de albaranes relacionados a una U.D.S., deberá seleccionar el botón de Ajustes (1), pulsar la opción Configuraciones (2), seleccionar la opción Ventas (3), seleccionar la pestaña Facturación (4) y por último, la pestaña Facturas (5):
A continuación, modifique los datos en el espacio correspondiente. Para desactivar esta opción, simplemente desmarque la casilla de Insertar encabezado de la U.D.S. al facturar:
La información que aparece entre estos símbolos { } hace referencia a los códigos de unidades de servicio. Tenga especial cuidado al modificarlos.
Columna producto
Consulte Columna producto de Pedidos de clientes.
Columna totales
Consulte Columna totales de Pedidos de clientes.
Generar prepedido
Haga clic con el botón derecho sobre la línea del producto para solicitar un prepedido de proveedor del mismo:
Se abrirá la pantalla de Generación de prepedido en la que, si lo desea, podrá indicar la cantidad de producto a prepedir y las observaciones correspondientes. Una vez detallado, pulse aceptar para finalizar el proceso.
Para más información consulte el apartado Prepedidos de nuestro manual.
2- Económicos
En la pestaña Económicos se encuentran los siguientes datos:
Datos económicos
- Tipo de facturación: existen tres tipos de facturación:
- Directa: la factura ha sido generada a partir de un albarán.
- Ticket: la factura ha sido generada a partir de un ticket y no permite modificaciones.
Si la factura ha sido generada a partir de un ticket a CLIENTE CONTADO, ActivaERP le permite modificar los datos fiscales del cliente:
Sin embargo, si la factura ha sido generada a partir de un ticket a un cliente registrado en ActivaERP, le mostrará el siguiente mensaje de aviso:
- Lotes: la factura ha sido generada a partir del sistema de facturación por lotes. - Validada: cuando esta casilla se muestra marcada, indica que la factura ha sido revisada por el personal competente. Una vez validada, no se permite ningún tipo de modificación. Este proceso se lleva a cabo desde la opción Facturación - Validación de facturas:
Más información: Validación de facturas. - Comisionista y % Comisión: Introduzca el comisionista y el porcentaje de comisión. Más información: Vendedores.
- Vendedor: introduzca el código del vendedor. Más información: Vendedores.
- Forma pago: la forma de pago se aplicará por defecto siempre teniendo en cuenta la Prioridad de aplicación de Formas de pago. Se puede modificar este campo siempre y cuando la factura se encuentre Pendiente de cobro. Más información: Formas de pago.
- Tasas: Suma de las tasas aplicadas en los productos.
Finanzas
- No contabilizar: active esta opción para evitar la contabilización de esta factura.
- Contabilizada: indica si la factura ha sido contabilizada. No es posible modificar esta opción manualmente.
Beneficio
Pulsando el botón Beneficio dentro de la pestaña Económicos se abre una pantalla en la que se muestran los márgenes de beneficio teniendo en cuenta el Coste del producto, el Coste medio del producto o el Coste línea del documento.
Para ello, simplemente seleccione la opción deseada en la parte inferior izquierda de la pantalla y pulse el botón Recalcular para refrescar los datos.
- Total coste: suma total de los costes de los productos.
- Art. sin coste: suma total de la venta de líneas sin código de producto y, por tanto, sin coste relacionado.
- P.V.P.: suma total de la venta de todos los productos.
- Margen: margen de beneficio de todas las líneas.
- % Margen: porcentaje del margen de beneficio.
Generar rectificativa
Consulte el apartado Generar rectificativa.
Imprimir recibos
La opción Imprimir recibos le permite imprimir los recibos relacionados con la factura. De esta forma, se abre la pantalla Imprimir recibos con los recibos asociados a la misma:
Marque las casillas correspondientes y pulse el botón Imprimir o la tecla de su teclado F5 para ejecutar la impresión. Para modificar la búsqueda o imprimir masivamente recibos pertenecientes a otras facturas, modifique los parámetros de búsqueda y repita el proceso.
También puede acceder a la impresión de recibos desde la pestaña Cartera (1) seleccionando el botón Imprimir recibos (2):
Más información: Imprimir recibos.
Desglose I.V.A.
Pulsando el botón Desglose I.V.A. en la pestaña Económicos se abre una pantalla en la que se muestran los distintos tipos de I.V.A. desglosados:
3- Observaciones
En esta pestaña dispone de un espacio en blanco para anotar observaciones relacionadas con la factura. Las Observaciones internas sólo se reflejarán en ActivaERP. Sin embargo, aquellas que anote en las pestañas Presupuesto, Pedido, Albarán o Factura, aparecerán reflejadas en el documento correspondiente.
4- Otros datos
En esta pestaña se encuentran los siguientes datos:
Otros datos de la factura
- Veces impresa: número de veces que ha sido impreso el documento.
- Firmada: indica si ha sido firmado el documento. Haciendo clic sobre el hipervínculo Firmada podrá consultar la firma. Tenga en cuenta que para la firma de documentos es necesario disponer de una tableta digitalizadora Wacom STU-430 Signature set. Consulte el apartado Configuración firma digital con tabletas Wacom para más información.
Otros datos del cliente
Estos datos se completan automáticamente al asignar el cliente en la pantalla principal de Factura.
- Nombre Comercial: el nombre comercial del cliente.
- Zona Cliente: la zona del mismo. Para crear más zonas de cliente, pulse el botón con una flecha en dirección hacia la izquierda y se abrirá una pequeña pantalla en la que podrá incluir tantas zonas como desee introduciéndolos en el espacio habilitado para ello.
- Contacto: persona de contacto.
- Código estadístico: el código estadístico es un registro de valoraciones creadas por el usuario para conocer mejor los aspectos de los documentos. Por ejemplo, puede crear códigos estadísticos para indicar la captación del cliente o el grado de fidelidad del mismo (Cliente Preferencial / Nuevo / Exigente), para añadir más información relacionada con los cambios de estado del documento (Demasiado caro, Mejor servicio, Mejor atención al cliente) como también para indicar grupos de servicios o productos y así conocer cuales son los servicios que tienen más éxito en su negocio.
- Tipo de cliente: seleccione si lo desee el tipo de cliente asociado a la factura. Más información: Tipos de clientes.
Información maquinaria
- Máquina: introduzca el código de máquina que se utiliza para realizar el trabajo relativo a la factura.
5- Envío
En esta pestaña se encuentran los datos de envío y transporte de la factura, así como el peso y los portes de la misma:
Estos datos se completan automáticamente basándose en la información especificada en el apartado Características de los productos introducidos en la factura, así como los datos de Direcciones del cliente al que se le asigna la misma.
Forma de envío y transportista
- Forma envío: la forma de envío de la mercancía. Más información: Formas de envío.
- Transportista y número de bultos: el transportista asignado así como el número de bultos a transportar. Más información: Transportistas.
Peso
- Peso neto: peso neto total de la mercancía.
- Peso bruto: peso bruto total de la mercancía.
Portes
- Portes: indique si los portes son pagados o debidos.
- Total portes: importe total de los portes de la mercancía.
Dirección y teléfonos
En la parte inferior derecha de la pantalla se encuentra el botón de direcciones y teléfonos, donde podrá consultar y modificar los datos relacionados con la dirección, teléfonos y correo electrónico del cliente. Estos datos, como ocurría anteriormente, se completan de manera automática al asignar la factura al cliente deseado.
6- Factura-e
Consulte el apartado Factura electrónica (FACe).
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