Configuración de emails

La configuración de emails le permite añadir y configurar cuentas de correo electrónico para la gestión de envío automático de emails de documentos de venta y compra dentro de ActivaERP. Mediante esta herramienta usted podrá, entre otras muchas opciones:

  • Enviar emails con archivos adjuntos (facturas, albaranes, presupuestos...) de manera automática a sus clientes
  • Recibir copia de todos los emails enviados a una cuenta de correo electrónico configurada por usted

ÍNDICE DE CONTENIDOS


EJEMPLOS


ENLACES EXTERNOS DE INTERÉS


Configuración de emails

La configuración de emails permite introducir una cuenta de correo desde la cual enviar emails de documentos de venta y compra automáticos dentro de la aplicación ActivaERP: facturas, albaranes, presupuestos...

A continuación, le explicaremos cómo configurarlo:

Configurar un nuevo email

Para acceder a la pantalla de configuración, siga nuestras instrucciones:

1. Pulse el icono de Configuración situado arriba a la izquierda de la pantalla de Inicio.

2. A continuación, seleccione la opción Configuraciones.

3. Por último, entre en la pestaña Email.

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A continuación, pulse el botón Nuevo email situado debajo del listado de emails. Se le abrirá una ventana titulada Configuración de email:

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Para configurar el email, tendrá que introducir los siguientes parámetros:

  • Email remitente: el email desde el cual quiere enviar los correos.
  • Servidor SMTP, Puerto, SSL: estos datos son referentes a su cuenta de correo y deberá consultarlos accediendo al mismo o consultando con su proveedor de correo electrónico.
  • Usuario: el usuario de su cuenta de correo.
  • Contraseña: la contraseña de su cuenta de correo.

A continuación, le facilitamos las ayudas de Gmail y Outlook para la consulta de estos parámetros de configuración:

Es posible que Gmail le pida que configure una contraseña de aplicación para asociar su correo a ActivaERP. En este caso, le recomendamos que utilice la opción de verificación en dos pasos.

Además, tenga en cuenta que si cambia alguno de estos parámetros en su correo electrónico deberá actualizarlos en ActivaERP siguiendo el mismo proceso:

EJEMPLO: Configurar un nuevo email

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Copia envío documentos: poner en copia los documentos enviados

A continuación, observe el recuadro situado a la derecha del bloque Configuración de emails titulado Copia envío documentos:

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Recibir copia en el email remitente al enviar cualquier documento

La opción Recibir copia en el email remitente al enviar cualquier documento está seleccionada por defecto. Mediante esta opción, cada vez que envíe un email a alguno de sus clientes, automáticamente recibirá una copia del email enviado en su correo electrónico. Esto certifica que el email ha sido enviado correctamente. Algunos usuarios prefieren eliminar esta opción puesto que envían numerosas cantidades de emails al día y no quieren ver la bandeja de entrada de su correo electrónico llena de emails de copia. Por este motivo u otros, podrá desactivar la opción volviendo a hacer clic sobre el check de activación:

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Recibir copia en el email del usuario activo al enviar cualquier documento

En este caso, la opción Recibir copia en el email usuario activo al enviar cualquier documento está DESACTIVADA por defecto. Activando esta opción, cada vez que envíe un email a alguno de sus clientes, se enviará automáticamente un email a la cuenta de correo asociada a su usuario de ActivaERP. El usuario con el que se ha iniciado la sesión se encuentra abajo a la derecha, como se muestra en la siguiente imagen:

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Establecer un email predeterminado

Si ha configurado diferentes emails se le aplicará un email predeterminado por defecto. Si desea cambiarlo, haga clic con el botón derecho del ratón sobre el email que desea establecer como predeterminado y elija la opción Establecer como predeterminado... El email que seleccione como predeterminado se quedará en negrita:

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Plantillas predeterminadas para el envío de emails en los documentos

ActivaERP permite la configuración de los distintos parámetros de texto visibles a la hora de enviar documentos mediante correo electrónico o email. Dicha edición está disponible tanto para los documentos de compra como para los de ventas. Para acceder, deberá pulsar el botón de Ajustes (1) situado en la parte superior izquierda de la pantalla. Acto seguido, pulse el botón Configuraciones (2) para abrir la pantalla Opciones de configuración:

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Compras

Una vez dentro de la pantalla Opciones de configuración, seleccione el botón Compras (1) y a continuación, la pestaña Email (2):

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Aquí podrá editar las distintas fórmulas Pedido, Albarán y Factura de proveedor. Simplemente, seleccione aquella línea que desea modificar y pulse el botón Editar. Se abrirá una pequeña pantalla con un editor simple de texto:

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Modifique el texto a su gusto y cierre la pantalla. Los cambios se guardarán automáticamente.

Ventas

Del mismo modo que en las opciones de Compras, una vez dentro de la pantalla Opciones de configuración, seleccione el botón Ventas (1) y a continuación, la pestaña Email (2):

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Aquí podrá editar las distintas fórmulas Presupuesto, Pedido, Albarán y Factura de cliente. Simplemente, seleccione aquella línea que desea modificar y pulse el botón Editar. Se abrirá una pequeña pantalla con un editor simple de texto:

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Modifique el texto a su gusto y cierre la pantalla. Los cambios se guardarán automáticamente.

Eliminar email

Por último, para eliminar un email configurado haga clic con el botón derecho del ratón sobre el email que desea eliminar y pulse la opción Borrar líneas.

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