Una factura electrónica es un justificante de la entrega de bienes o la prestación de unos servicios que se expide y recibe en formato electrónico. A partir de enero de 2017 se impuso de manera obligatoria la presentación en formato Factura-e para todas las Administraciones Públicas adheridas a FACe.
En este apartado usted podrá:
- Generar una Factura Electrónica siguiendo los parámetros establecidos para Factura-e.
- Descargar una copia de la misma.
- Indicar en ActivaERP cuando la factura ha sido remitida a FACe.
Tenga en cuenta que no podrá generar Facturas Electrónicas sin tener en su dispositivo el certificado digital correspondiente habilitado para generar Facturas-e.
ÍNDICE DE CONTENIDOS
- Acceder a Factura electrónica
- Configuración para añadir la información del Registro Mercantil en la Factura electrónica
ENLACES DE INTERÉS
- BLOG: ¿Factura electrónica? Keep calm and use ActivaERP
- FACe: Directorio de organismos adheridos a FACe
- FACe: Remitir factura al organismo adherido a FACe paso a paso
- FACe: Consultar facturas remitidas a las administraciones públicas adheridas
Acceder a Factura electrónica
Para acceder al apartado Factura electrónica, tendrá que seleccionar el icono Facturas (2) dentro de la pestaña de Inicio (1) y abrir la factura que quiere generar como Factura-e. Una vez abierta, en la parte inferior del registro se encuentran 6 pestañas: seleccione la pestaña 6- Factura-e (3). A continuación, pulse el botón Factura-e (4) para que se abra una nueva ventana con las siguientes opciones: Generar nueva Factura-e, Descargar copia y Presentar la Factura-e.
Generar nueva Factura-e
En primer lugar, para generar la Factura-e seleccione la primera opción Generar nueva Factura-e.
Acto seguido, se abrirá una nueva pantalla en la que deberá indicar los siguientes campos: Oficina contable, Órgano gestor y Unidad tramitadora. Si no los conoce, puede consultarlos en el Directorio de Organismos de Administraciones Públicas Adheridas a FACe.
En segundo lugar, cuando haya introducido los datos, pulse el botón Generar y automáticamente se le solicitará que seleccione el certificado digital de su equipo para poder firmar la Factura-e.
Factura-e rectificativa
Sin embargo, a la hora de realizar la Factura electrónica (FACe) de una factura rectificativa, las Administraciones Públicas adheridas a FACe requieren de una información adicional para su presentación. Por consiguiente, ActivaERP le pedirá a través del siguiente formulario los datos adicionales necesarios para la generación de la Factura electrónica. Acto seguido, pulsando el botón Generar, ActivaERP le solicitará que seleccione el certificado digital de su equipo para poder firmar la Factura-e:
Finalmente, ActivaERP le mostrará un mensaje informando de que la Factura-e ha sido generada con éxito. Es imprescindible que se guarde la Factura-e para poder ser presentada en un futuro en el posible caso de que se solicite una copia por parte de la Administración, ya que la firma de la factura también tiene en cuenta el día y la hora. De todas formas, ActivaERP guarda automáticamente una copia que puede ser descargada en cualquier momento:
Descargar copia
Una vez generada la Factura-e se activará automáticamente la opción Descargar copia.
Pulse la opción y acto seguido escoja la carpeta de su dispositivo en la que quiere guardar el archivo. Este proceso no influye en la Factura-e generada y puede repetirse tantas veces como se requiera.
Presentar la Factura-e
Por último, una vez haya presentado la Factura-e en el Organismo de la Administración correspondiente, podrá seleccionar la opción Presentar la Factura-e para que quede reflejado en ActivaERP.
A continuación, se abrirá una pantalla en la que deberá seleccionar la opción Establecer como <Presentada>:
Acto seguido, se le abrirá una nueva ventana en la que tendrá que indicar el día y la hora en la que se presentó la Factura-e al Organismo correspondiente así como el número de registro facilitado por la misma. Una vez introducidos los datos pulse la opción Establecer como <Presentada>:
Establecer Factura-e como No presentada
En el caso de que quiera revertir esta acción y volver a establecer la Factura-e como No presentada, deberá volver a la pantalla principal de gestión de Factura-e y volver a pulsar la opción Presentar la Factura-e.
A continuación, se le abrirá otra pantalla en la que podrá volver a establecer la Factura-e como no presentada pulsando el botón "Establecer como <No Presentada>" (el botón estará activo siempre y cuando la Factura-e haya sido presentada):
Finalmente, recuerde que una vez se ha generado y presentado la Factura-e de un cliente ya no es posible ni su modificación ni su eliminación de ActivaERP.
Configuración para añadir la información del Registro Mercantil en la Factura electrónica
Siga estos pasos para añadir la información del Registro Mercantil en su Factura electrónica:
Acceda al apartado de Ajustes de ActivaERP (1) y seleccione la opción Configuraciones (2):
A continuación, se abrirá la pantalla de Opciones de configuración, donde deberá seleccionar el apartado Ventas (1), acto seguido, la pestaña de Facturación (2) y, dentro de ésta, la pestaña Facturas (3):
Ahora, deberá marcar en el apartado Facturación electrónica la casilla de verificación de la opción Exportar el Registro Mercantil para añadir los datos del mismo:
Por último, no olvide guardar los cambios pulsando el botón Aceptar en la parte superior izquierda de la pantalla antes de finalizar el proceso.
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