Google Contacts

La pantalla Google Contacts le permite sincronizar contactos, clientes y proveedores de su cuenta de usuario de ActivaERP con su cuenta de usuario de Google Contacts. Mediante esta opción usted podrá:

  • Tener acceso a todos sus contactos, clientes y proveedores de ActivaERP desde cualquier equipo o dispositivo en el que tenga su sesión iniciada del usuario de Google Contacts con el que ha habilitado la sincronización.
  • Modificar o añadir información de los contactos, clientes y proveedores ya integrados directamente desde su cuenta de Google Contacts.
  • Crear un nuevo contacto en ActivaERP desde su cuenta de Google Contacts.

ÍNDICE DE CONTENIDOS


ENLACES DE INTERÉS


EJEMPLOS


Introducción: ¿qué es Google Contacts?

Google Contacts es una herramienta de Google que gestiona los contactos integrados en su cuenta de usuario de Google. Dentro del portal de su cuenta de usuario, usted puede entre otras muchas cosas:

  • Acceder a sus contactos
  • Crear contactos nuevos
  • Exportar sus contactos o importar contactos nuevos
  • Crear etiquetas para su mejor organización de la agenda

Además, puede acceder a esta información en cualquier dispositivo simplemente aceptando los permisos de Google. Para más información sobre cómo iniciar sesión con su cuenta de Google en diferentes dispositivos consulte la ayuda de Google ¿Cómo ver los Contactos de Google en tu computadora o dispositivo móvil?

Requisitos previos para la Integración de ActivaERP con Google Contacts

 

  • Tener instalada en su equipo la última versión de ActivaERP 19.57.1000.0
  • Disponer de una cuenta de usuario en Google

 

⚠IMPORTANTE: La integración solo es posible si se sincroniza un usuario de ActivaERP con un usuario de Google y una única empresa.

 

Acceso a Google Contacts

Para acceder a la Integración de ActivaERP con Google Contacts en primer lugar pulse la pestaña de Configuración (1) situada en la parte superior izquierda del menú principal y a continuación seleccione la opción Google Contacts (2):

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Una vez seleccionado, se abrirá la pantalla de Sincronización de Google Contacts:

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Integración paso a paso

Recuerde que la integración solo es posible seleccionando una empresa con un usuario de ActivaERP y una cuenta de usuario de Google Contacts. Esto supone que un usuario de ActivaERP solo podrá sincronizar una única empresa con una única cuenta de Google Contacts

Paso 1: Seleccione las entidades que desea sincronizar con Google Contacts marcando las casillas de verificación:

  • ☑​Contactos
  • ☑​Clientes
  • ☑​Proveedores

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Paso 2: Pulse el botón Sincronizar ahora:

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Paso 3: Aparecerá un mensaje de aviso de inicio del proceso de sincronización, indicándole que la pantalla se cerrará y que podrá seguir utilizando ActivaERP mientras dure el proceso. Pulse Aceptar para continuar:

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Paso 4: Se abrirá en su navegador web predeterminado la página de inicio de sesión de Google donde encontrará un enlace donde podrá leer la política de privacidad y las condiciones de servicio de ActivaERP. A continuación, seleccione su cuenta de usuario:

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Paso 5: Le aparecerá un mensaje de aviso en el que Google le pedirá que conceda permiso a ActivaERP para ver, modificar, descargar y eliminar permanentemente contactos. Pulse la opción Permitir:

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Paso 6: Google le pedirá que confirme la permisión de la concesión de permisos a ActivaERP ya requerida en el Paso 5. Pulse el botón Permitir:

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Paso 7: Para finalizar el proceso, se cargará una página en su navegador con el siguiente mensaje en inglés "Recibido el código de verificación. Ahora puede cerrar esta ventana". Cierre la pestaña o ventana para finalizar el proceso.

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Una vez finalizado el proceso, sus contactos aparecerán correctamente integrados dentro de su cuenta de Google Contacts con la etiqueta ActivaERP:

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⚠​En algunos dispositivos smartphones cabe la posibilidad de que los contactos se muestren en un Grupo en vez de una etiqueta.

 

Por último, una vez efectuada la integración de ActivaERP con Google Contacts, podrá volver a ejecutar la sincronización de los contactos, clientes y/o proveedores de manera manual volviendo a la pantalla Configuración > Google Contacts y pulsando la opción Sincronizar ahora:

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Proceso de sincronización en segundo plano

La sincronización de Google Contacts se lleva a cabo en un segundo plano de manera automática. Esto significa que puede continuar con el uso habitual de su ActivaERP mientras se realiza el proceso de sincronización. En el caso de que cierre ActivaERP antes de que se hayan sincronizado la totalidad de los registros seleccionados, ActivaERP volverá a intentarlo de manera automática cuatro horas después del intento inicial. En el caso de que quisiera reanudar el proceso antes del intervalo de tiempo de 4 horas, bastará con ejecutar la sincronización de manera manual para que ActivaERP retome la sincronización. Esta mejora es posible gracias al nuevo FrameWork integrado en la última actualización de ActivaERP 19.57.1000.0.

Vista previa de una ficha de cliente en ActivaERP y Google Contacts

Como puede observar en las siguientes imágenes, el Nombre Comercial aparecerá en el primer campo de contacto de la ficha de Google Contacts, incluyendo el nombre de un contacto en paréntesis si es el caso, y el Nombre Fiscal aparecerá justo en los detalles de contacto junto con el resto de datos: e-mail, teléfonos o el código de cliente de ActivaERP. Además, en el caso de la ubicación, haciendo clic sobre el hipervínculo de la ficha de contacto de Google Contacts, accederá automáticamente a su ubicación en Google Maps.

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Modificación de datos después de la sincronización

Desde ActivaERP

Una vez realizada la sincronización, solamente aparecerán actualizados en su cuenta de Google Contacts los cambios de nombre fiscal o comercial que se realicen desde ActivaERP. Esto significa que si modifica un campo que no sea nombre fiscal o comercial, por ejemplo un teléfono o un e-mail, esta modificación no se actualizará en la ficha del contacto de Google Contacts. En el caso de que requiera actualizar varios cambios en un registro, le recomendamos que elimine dicho contacto en su cuenta de Google Contacts para que cuando se sincronicen nuevamente de manera automática o manual los registros de ActivaERP a Google Contacts, este contacto vuelva a integrarse con todos los datos actualizados.

💡​Recuerde refrescar o volver a cargar la página para visualizar los cambios en Google Contacts.

 

Desde Google Contacts

Una vez sincronizados los datos, desde la ficha del contacto de Google Contacts podrá modificar los campos ya sincronizados (nombre fiscal, nombre comercial, teléfono, etc) pero por motivos de seguridad estos cambios no se verán reflejados en la ficha del registro del cliente, proveedor o contacto de ActivaERP. Sin embargo, sí se actualizarán nuevos datos que no estaban creados previamente como los referentes a e-mail, teléfonos, etc.

En las siguientes imágenes, el cliente Ana Trujillo no tiene ningún teléfono de contacto asociado a su registro una vez realizada la sincronización:

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Podemos modificarlo directamente desde la ficha de Google Contacts haciendo clic en el botón Editar para posteriormente Guardar las modificaciones.

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A continuacón, esta modificación aparecerá automáticamente reflejada en ActivaERP al cabo de unos minutos:

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Si desea hacer efectiva inmediatamente dicha modificación en ActivaERP, ejecute la sincronización de manera manual. En el caso de que tenga el registro del cliente modificado abierto a la hora de sincronizar los datos, ciérrelo y vuélvalo a abrir. Los cambios aparecerán automáticamente en el registro.

💡​Recuerde que puede modificar las fichas de contacto de Google Contacts desde cualquier dispositivo que tenga la sincronización de contactos de Google habilitada: smartphone, tablet, ordenador, etc.

 

Crear un nuevo contacto desde su cuenta de Google Contacts

Desde Google Contacts puede crear un nuevo contacto que aparecerá automáticamente en la pantalla Contactos de ActivaERP. A continuación, le explicamos el proceso paso a paso:

1. Pulse la opción Crear contacto en Google Contacts.

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2. A continuación, rellene los campos y pulse Guardar. Es fundamental que el nuevo contacto se cree dentro de la etiqueta ActivaERP para que se sincronice con ActivaERP. Para ello, pulse sobre el campo Sin etiqueta y seleccione la etiqueta ActivaERP:

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3. El nuevo contacto aparecerá en la pantalla Contactos de ActivaERP:

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Si no aparece, cierre la pantalla Contactos y ejecute la sincronización de manera manual. Encontrará el nuevo contacto al abrir nuevamente la pantalla Contactos.

💡Tenga en cuenta que si un usuario (A) de una empresa crea un Nuevo Contacto desde Google Contacts, para que el nuevo contacto aparezca en la sesión de otro usuario (B) de la misma empresa, el usuario (A) deberá iniciar sesión con su cuenta en ActivaERP para que los cambios aparezcan en las otras sesiones de usuarios (B, C, D, etc) de la empresa.

 

Auditoría: análisis de modificaciones e incidencias

Como ocurre con otros procesos dentro de ActivaERP, la mayoría de las acciones realizadas en el proceso de integración de Google Contacts y ActivaERP quedan reflejadas en la pantalla Auditoría. De este modo, cualquier incidencia durante el proceso se detallará en esta pantalla. A continuación le mostramos cómo se muestran algunas acciones del proceso en la pantalla Auditoría:

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Observe cómo se detalla el número de registros sincronizados diferenciándolos entre clientes, proveedores o contactos así como la sincronización de los cambios de clientes. Por ejemplo, en la imagen, el 05/03/2020 se modificaron 3 clientes a las 12:04 y acto seguido, se sincronizaron dichos cambios.

Finalizar la sincronización

Para dejar de sincronizar los contactos, clientes y/o proveedores de la empresa integrada con su cuenta de usuario de ActivaERP con su cuenta de usuario de Google Contacts, siga estos pasos:

1. Pulse la pestaña de Configuración (1) situada en la parte superior izquierda del menú principal y a continuación seleccione la opción Google Contacts (2):

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2. Pulse el botón Dejar de sincronizar situado en la parte inferior izquierda de la pantalla:
 
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La sincronización se detendrá de manera inmediata.
 

Eliminar Contactos de ActivaERP de la cuenta de Google Contacts:

Para eliminar los contactos integrados en su cuenta de Google Contacts, sitúese sobre la etiqueta ActivaERP y pulse el icono de eliminar:

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A contuación, le aparecerá una nueva pantalla en la que se le pide que indique si desea conservar los contactos y eliminar solamente la etiqueta o si desea eliminar todos los contactos pertenecientes a la etiqueta así como la misma. Seleccione la opción Eliminar todos los contactos y esta etiqueta y pulse la opción Eliminar para eliminarlos de manera definitva.

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Retirar los permisos de acceso de Google Contacts a ActivaERP

Finalmente, si desea retirar los permisos de acceso de Google Contacts a ActivaERP (recuerde que concede estos permisos la primera vez que configura la integración de Contacts) siga las siguientes instrucciones:

1. Pulse sobre el icono de su cuenta y seleccione la opción Gestionar cuenta de Google.

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También puede entrar en su cuenta de Google haciendo clic aquí.

2. A continuación, seleccione la opción Seguridad.

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3. Busque el panel "Aplicaciones de terceros con acceso a la cuenta" y pulse la opción Gestionar acceso a terceros.

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También puede entrar en el apartado de permisos de su cuenta de Google haciendo clic aquí.

4. Por último, retire el acceso a ActivaERP pulsando sobre la aplicación y seleccionando la opción Retirar el acceso.

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Su cuenta de Google dejará de estar vinculada a su usuario de ActivaERP de manera definitiva.

 

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