Los listados constituyen una herramienta muy útil a la hora de exportar información necesaria para su negocio. Se pueden realizar listados personalizados desde opciones del menú tales como Clientes, Proveedores, Albaranes, Facturas, Presupuestos, etc, mediante la herramienta Búsqueda de registros. Además, estos listados pueden editarse directamente desde ActivaERP mostrando únicamente los datos que usted necesite. Dada su importancia, desde la herramienta Listados encontrará todos los listados de su negocio en una única pantalla para posteriormente exportarlos a múltiples opciones de archivos.
Mediante la herramienta Listados usted podrá:
- Imprimir listados.
- Exportar listados a archivos PDF y otros formatos (histórico de facturación, inventarios, listados generales de productos, etiquetas de productos o listados generales de clientes entre otros).
- Editar la configuración de los listados (ocultar columnas, modificar configuración de la página, etc).
- Marcar listados como favoritos para acceder a ellos más rápidamente.
ÍNDICE DE CONTENIDOS
EJEMPLOS
ACCESOS RÁPIDOS A LISTADOS FRECUENTES
Acceder a Listados
Para acceder a los listados, sitúese en la pestaña Inicio (1) y posteriormente pulse el icono Listados (2). De esta forma, se le abrirá la pantalla Explorador de listados e informes.
Observe como los listados e informes están agrupados por categorías: Compras, CRM, Fiscal, Producción, Sistema, Stock, Tablas, Terceros, Tesorería y Ventas. Para acceder a los listados, deberá desplegar cada una de las categorías pulsando los iconos de + y - hasta llegar al listado correspondiente:
EJEMPLO: Listado de Inventario
Stock (1) > Inventario (2) > Listado de inventario (3)
Recuerde que puede expandir o contraer todas las categorías desplegables haciendo clic con el botón derecho del ratón sobre cualquiera de las mismas y seleccionando las opciones Expandir todo y Contraer todo:
Ejecutar o abrir un listado
Después de haber localizado el listado que desee abrir haga dos veces clic con el botón izquierdo del ratón sobre el mismo para ejecutarlo. También puede hacer clic con el botón derecho del ratón sobre el mismo y seleccionar la opción Ejecutar:
A continuación, le aparecerá la pantalla Ejecutar listado. En esta pantalla, deberá seleccionar los parámetros para la configuración del listado. Por razones obvias, los parámetros a seleccionar variarán en función del listado que quiera sacar. Recuerde que puede usar el símbolo de porcentaje (%) para seleccionar todas las opciones dentro de un parámetro.
A modo de ejemplo, observe los parámetros disponibles para ejecutar el Listado de inventario:
Cabe destacar el parámetro Series que aparece en listados como el Histórico de facturación. En este tipo de casos, cuando aparece el icono con dos casillas seleccionables indica que se pueden seleccionar varios registros simultáneamente en la pantalla de búsqueda manteniendo pulsada la tecla Ctrl :
Recuerde que debe mantener la tecla Ctrl pulsada para seleccionar diferentes registros:
En cuanto al apartado formato, según el listado en el que estemos nos ofrecerá distintas opciones. Por ejemplo, siguiendo con el listado Histórico de facturación, ActivaERP ofrece la opción de escoger entre 6 formatos diferentes:
De este modo, se mostrará la información de manera diferente en función del formato que seleccionemos:
Finalmente, una vez introducidos los parámetros deseados haga clic en el botón Vista previa para visualizar el listado.
Vista previa - F9
Habiendo introducido los parámetros necesarios para el listado pulse F9 o seleccione el botón Vista Previa para previsualizarlo:
Observe que en la cabecera del documento aparece la ruta del listado seleccionado. Por ejemplo, el siguiente listado Histórico de facturación se muestra con el formato Agrupado por meses y se encuentra dentro de Facturas, que a su vez se encuentra dentro de la categoría Ventas:
Además, la pantalla de Vista previa ofrece múltiples opciones de edición. A continuación, le explicamos cómo utilizar las más comunes:
- Documento: Guardar para guardar el listado con el formato original apto solamente para ActivaERP en su dispositivo.
- Imprimir: Imprimir para modificar ajustes de impresión e Impresión rápida para imprimir directamente.
- Configurar página: Escala, Márgenes, Orientación y Tamaño para modificar la maquetación del documento.
- Ampliación: Varias páginas para ver varias páginas a la vez, Alejar, Ampliación y Acercar para quitar o añadir zoom a la página.
- Exportar: Exportar como para exportar el documento en múltiples opciones de archivos: pdf, html, mht, rtf, docx, xls, xlsx, csv, documento de texto simple y documento de imagen (bmp, gif, jpeg, png, tiff, emf, wmf).
Guardar
Para guardar un listado en su formato original apto solamente para ActivaERP(.prnx) desde la pantalla Vista Previa seleccione la opción Guardar. Acto seguido se abrirá una ventana en la que deberá seleccionar la carpeta de su dispositivo en la que quiere guardar el archivo. Tenga en cuenta que este formato solo puede ser utilizado en ActivaERP. Si por el contrario quiere guardar el listado editable para otros programas informáticos consulte el apartado siguiente: Exportar archivo.
Exportar archivo
Para exportar el listado a un archivo con un formato escogido por usted, dentro de la pantalla Vista Previa debe seleccionar la opción Exportar como situada arriba a la derecha de la pantalla como le mostramos a continuación:
Tal y como aparece en el ejemplo, las opciones de formato son: pdf, html, mht, rtf, docx, xls, xlsx, cvs y documento de texto. Seleccione la que más se adecúe a sus necesidades. Recuerde que todos los formatos de los archivos a los que puede exportar ActivaERP son editables pero tendrá que asegurarse de tener el programa adecuado para ello. Los formatos más comunes son la Hoja de cálculo de Microsoft Excel y el Procesador de textos de Microsoft Word. Si no dispone de estos programas, también podrá utilizar otros programas compatibles como por ejemplo LibreOffice.
Hojear: Ejecutar un listado para modificarlo y después exportarlo a Microsoft Excel y otros formatos
Volviendo a la pantalla Ejecutar listado pulse el botón Hojear situado abajo a la izquierda para ver la tabla de contenidos del listado seleccionado y poder modificarlo eliminando columnas o agrupando la información por alguna columna de información (ubicación del cliente, descripción del producto, código de serie, etc).
A continuación, le mostramos un ejemplo de tabla de contenidos del listado de productos de almacenes:
Para saber cómo desplazar, quitar, añadir una columna o arrastrar columnas para agrupar por dicha columna consulte el apartado Búsqueda de registros.
Para exportar la tabla una vez modificada haga clic con el botón derecho sobre cualquiera de los registros y seleccione la opción Exportar. Los formatos disponibles para su exportación son: PDF, Excel, Texto, MHT, HTML, entre otros:
Imprimir - F8
Para imprimir el listado dispone de dos opciones dentro de la pantalla Ejecutar listado:
- Impresión rápida: seleccione el botón Imprimir o pulse F8. El listado se imprimirá directamente sin consultarle ningún tipo de ajuste de impresión.
- Imprimir con previsualización: seleccione el botón Vista Previa o pulse F9 y a continuación escoja entre la opción Imprimir (Cntrl+P) para abrir los ajustes de impresión antes de imprimir el archivo o Impresión rápida para que el listado se imprima directamente:
Duplicar listado
Duplicar un listado para su posterior configuración es muy sencillo. Desde el menú desplegable de listados seleccione el listado que quiere duplicar con el botón derecho del ratón y escoja la opción Duplicar. A continuación, le aparecerá un menú en el que introducir el título del nuevo listado. Pulse el botón Aceptar para guardarlo.
Esta opción está ideada para posteriormente modificar los parámetros de configuración del listado duplicado y así crear uno nuevo para modificarlo: cambiar el tipo de letra, destacar algún campo de datos concreto, quitar alguna columna innecesaria, etc. Le recomendamos que no intente configurar usted mismo el listado duplicado si no tiene conocimientos de lenguaje SQL.
Por último, para borrar un listado duplicado seleccione el listado que desea eliminar haciendo clic con el botón derecho del ratón y escoja la opción Borrar. Recuerde que solo se pueden borrar listados duplicados o creados por usted.
Marcar listado como favorito
Marcar un listado como favorito es una buena opción para atajar su acceso especialmente si se utiliza con frecuencia. Para ello, simplemente seleccione el listado que desea con el botón derecho del ratón y pulse la opción Marcar como favorito. Observe como el icono del listado cambia a una estrella. Para quitarlo de Favoritos, bastará con volver a repetir el proceso y seleccionar la opción Desmarcar como Favorito.
Finalmente, encontrará todos sus listados favoritos pulsando el botón de flecha inferior del icono de Listados:
ACCESOS FÁCILES
Recuerde que para acceder a esta pantalla deberá pulsar el botón Listados del menú la pestaña de Inicio:
Listado de Histórico de facturación
Recuerde que para acceder a esta pantalla deberá pulsar el botón Listados del menú la pestaña de Inicio.
Listado de Inventario
Recuerde que para acceder a esta pantalla deberá pulsar el botón Listados del menú la pestaña de Inicio.
Listado general de productos
Recuerde que para acceder a esta pantalla deberá pulsar el botón Listados del menú la pestaña de Inicio.
Listado de Etiquetas de productos
Recuerde que para acceder a esta pantalla deberá pulsar el botón Listados del menú la pestaña de Inicio.
Listado general de Clientes
Recuerde que para acceder a esta pantalla deberá pulsar el botón Listados del menú la pestaña de Inicio.
Consulte también...
- Sistema de Gestión Documental (DMS)
- Búsqueda de registros
- Control de las columnas
- Exportar datos
- Buscador F3