La pantalla registro de caja muestra el historial cronológico de entrada y salida de dinero de las cajas de su negocio. Estas entradas y salidas se conocen como movimientos de caja y quedan registradas de manera automática a partir de las transacciones realizadas en la pantalla TPV, así como sus correspondientes cierres de caja. Por otro lado, también existen las operaciones de caja, cuya introducción en el registro de caja es manual y constituyen un movimiento de entrada o salida controlado y registrado por el operario de Caja. También se pueden registrar de manera manual operaciones como el cobro de una factura pendiente de un cliente (movimiento de entrada) o el pago a un proveedor (movimiento de salida). A continuación, le explicaremos detalladamente cómo se ven reflejados todos estos movimientos y los distintos procesos que puede realizar a través de esta pantalla.
ÍNDICE DE CONTENIDOS
Acceso a Registro de caja
Para acceder a la pantalla Registro de caja deberá seleccionar la pestaña Ventas (1) para luego, pulsar el botón Registro de caja (2):
Configuración de la pantalla
La pantalla Registros de caja consta de tres partes:
Buscar
En este apartado se encuentran las opciones de búsqueda de la pantalla:
- Caja: indique la caja a consultar.
Más información: Cajas. - Serie: indique, si es necesario, la serie a la que deben pertenecer los movimientos a buscar. Deje la opción <Todas> para consultar todos los movimientos, independientemente de la serie a la que pertenezcan. Más información: Series.
- Fecha: indique las fechas desde y hasta la cual quiere consultar los movimientos.
- Operación: indique, si es necesario, las operaciones de los movimientos que desee consultar.
- Operación caja: es un movimiento manual, independiente de los movimientos derivados de la pantalla TPV. Puede ser un movimiento de entrada o de salida.
- Cobros a clientes: es un movimiento manual asociado al cobro de un documento de venta pendiente de un cliente.
- Pagos a proveedores: es un movimiento manual asociado al pago de un documento de compra pendiente de un cliente.
- Traspaso cajas: registra un envío de dinero de una caja a otra de su negocio.
- Cliente o Proveedor: en el caso de que indique en el apartado Operación la opción "Cobros a clientes", se habilitará el espacio Cliente para especificar, si lo desea, un cliente concreto para el cual desea consultar dichas operaciones. Para la operación "Pagos a proveedores", se habilitará el espacio Proveedor para especificar, siempre si así lo desea, un proveedor concreto para el cual desea consultar los pagos realizados.
Por último, pulse el botón Buscar o la tecla F8 de su teclado para acceder a los resultados.
Resultados
Los resultados se muestran divididos en las siguientes columnas:
- Ent./Sal: indica si el movimiento es de entrada o salida. Además, los movimientos de salida se muestran en color rojo.
- Caja: indica la caja a la que pertenece el movimiento. Más información: Cajas.
- Fecha: indica fecha y hora en la que se realizó el movimiento.
- Operación: indica el tipo de operación realizado (ver apartado anterior).
- Nombre: indica el nombre comercial asociado al movimiento para los movimientos relacionados con clientes o proveedores.
- Importe: indica el importe del movimiento.
- Saldo: indica el saldo restante en la caja después de realizar dicho movimiento. Por ejemplo, si en la caja hay 100€ y el movimiento de entrada introducido es de 20€, en el apartado Saldo se reflejarán los 120€ que quedan en la caja después de dicho movimiento.
Además, recuerde que puede añadir fórmulas de columna y sumatorios, así como incorporar otras columnas de datos como NDoc, Series o Forma de pago mediante el Selector de columnas, como también filtrar los datos desde las mismas columnas a través del icono de embudo:
Opciones de pantalla
Además de la búsqueda y la gestión de resultados, la pantalla Registro de caja ofrece las siguientes opciones en su menú superior:
Nuevo registro de caja
Pulsando el botón Nuevo se abre la pantalla de Nuevo registro:
Esta pantalla permite crear nuevos registros de caja, introduciendo los siguientes datos:
- Operación: indique la operación a registrar.
- Ent./Sal.: indique si es un movimiento de entrada o salida.
- Caja: indique la caja para la cual se registra el movimiento. Más información: Cajas.
- Fecha: indique la fecha y la hora del mismo.
En función de la operación del registro a crear, la pantalla se adaptará incorporando nuevos formularios de datos necesarios para su creación:
Datos de registro
- Documento: indique el número o la referencia del documento asociado al movimiento.
- Forma de pago: indique la forma de pago del mismo. Más información: Formas de pago
- Vencimiento: indique la fecha de vencimiento de dicho movimiento.
- Importe: indique el importe del movimiento.
- Observaciones: espacio habilitado para anotar informaciones relacionadas con el movimiento.
Una vez rellenados todos los campos, pulse el botón Aceptar o la tecla F12 de su teclado para añadir el registro:
- Listado Impresión: listado predeterminado en el que quedará registrado el movimiento. Más información: Listados
1- Datos registro
- Documento: indique el número o la referencia del documento asociado al movimiento.
- Forma de pago: indique la forma de pago del mismo. Más información: Formas de pago
- Vencimiento: indique la fecha de vencimiento de dicho movimiento.
- Importe: indique el importe del movimiento.
- Observaciones: espacio habilitado para anotar informaciones relacionadas con el movimiento.
2- Cobros
Seleccione el cliente al que está asociado el movimiento introduciendo el código del mismo o bien seleccionándolo a través de botón de Búsqueda de registros:
En el caso de que dicho cliente tenga vencimientos pendientes, ActivaERP abrirá la pantalla Añadir vencimientos desde la cual podrá ir seleccionando los vencimientos relacionados con el movimiento:
Una vez seleccionados, pulse Aceptar. Los vencimientos quedarán registrados en el apartado señalado en la imagen:
Además, en el caso de que fuera necesario, podrá añadir más vencimientos pulsando el botón Añadir, que le volverá a dirigir a la pantalla de Añadir vencimientos.
Finalmente, pulse Aceptar o la tecla F12 de su teclado para finalizar el proceso.
Una vez introducidos, desde la pantalla de Registro de cliente podrá consultar el documento asociado al cobro pulsando el botón derecho del ratón sobre la línea y seleccionando la opción Cobros:
Además, seleccionando Cambiar forma pago, se abrirá una pequeña pantalla desde la cual podrá modificar rápidamente la forma de pago del registro:
Como podrá ver, la disposición de la pantalla para la operación Pagos a proveedores es prácticamente igual a la de los Cobros a clientes:
1- Datos registro
- Documento: indique el número o la referencia del documento asociado al movimiento.
- Forma de pago: indique la forma de pago del mismo. Más información: Formas de pago
- Vencimiento: indique la fecha de vencimiento de dicho movimiento.
- Importe: indique el importe del movimiento.
- Observaciones: espacio habilitado para anotar informaciones relacionadas con el movimiento.
2- Cobros
Seleccione el proveedor al que está asociado el movimiento introduciendo el código del mismo o bien seleccionándolo a través de botón de Búsqueda de registros:
En el caso de que dicho proveedor tenga vencimientos pendientes, ActivaERP abrirá la pantalla Añadir vencimientos desde la cual podrá ir seleccionando los vencimientos relacionados con el movimiento:
Una vez seleccionados, pulse Aceptar. Los vencimientos quedarán registrados en el apartado señalado en la imagen:
Además, en el caso de que fuera necesario, podrá añadir más vencimientos pulsando el botón Añadir, que le volverá a dirigir a la pantalla de Añadir vencimientos.
Finalmente, pulse Aceptar o la tecla F12 de su teclado para finalizar el proceso.
Una vez introducidos todos los datos, desde la pantalla de Registros de caja podrá acceder a los pagos asociados al registro pulsando el botón derecho del ratón sobre el registro:
Modificar
A través de la opción Modificar, ya sea desde el menú principal como haciendo clic con el botón derecho del ratón sobre la línea del registro, accederá a la pantalla de Nuevo registro, donde podrá modificar solamente aquellos datos habilitados en blanco:
Eliminar
Con la opción Eliminar, ya sea desde el menú principal como haciendo clic con el botón derecho del ratón sobre la línea del registro, podrá eliminar el registro de la pantalla Registros de caja.
Al seleccionarlo, ActivaERP le mostrará el siguiente mensaje de confirmación. Pulse SÍ para eliminar definitivamente el registro.
Traspaso
La opción Traspaso abre una sencilla pantalla para la generación de traspaso de dinero entre cajas. De este modo, si desea pasar una cantidad de, por ejemplo, 200€ de una caja a otra, deberá hacer lo siguiente:
Detalles
- Fecha: indique la fecha y la hora del traspaso.
- Importe: indique la cantidad, en este caso, 200€.
Cajas
- Origen: indique la caja desde la cual va a traspasar el dinero.
- Destino: indique la caja en la cual quiere introducir el dinero.
Finalmente, pulse el botón Aceptar o la tecla F12 de su teclado. El registro quedará reflejado de la siguiente forma:
Imprimir
Pulsando esta opción accede a los principales listados relacionados con el registro de los movimientos de caja. Simplemente deberá seleccionar el listado que desee imprimir.
Sin embargo, para imprimir o exportar el listado de resultados de la pantalla de Registro de caja, bastará con seleccionar cualquiera de las líneas de registro y pulsar el botón derecho del ratón sobre las mismas:
Podrá acceder a las opciones de impresión desde la opción Vista preliminar o exportar los datos con la opción Exportar datos.
Realizar cierre
Esta opción le da acceso a la pantalla de Cierre de caja: proceso contable que comprueba, al final de la jornada, que el efectivo y los comprobantes de otras formas de pago del día coinciden con lo registrado en el sistema en relación a las transacciones de venta del día de hoy.
- Caja: indica la caja para la cual se realiza el cierre.
- Fecha: indica la fecha y hora en la que se registra el cierre de caja.
- Saldo anterior: indica el saldo que había en la caja tras el último cierre de caja realizado.
- Entradas: indica el total de la suma de importes de registros de Entradas.
- Salidas: indica la suma total de importes de registros de Salidas, es decir, el saldo saliente de la caja.
- Saldo caja: indica el saldo actual que hay en la caja. Para su cálculo, ActivaERP resta las Salidas (927,98€) a las Entradas (9.673,61€).
- Salida caja: cantidad que deberá salir de caja para que quede el saldo predeterminado del punto de venta.
- Descuadre: indica el descuadre negativo o positivo de caja en función de lo especificado en los campos anteriores.
- Saldo final: Saldo final después de haber retirado la cantidad Salida en caja. Este importe aparecerá de manera automática según lo configurado en el punto de venta.
- Listado impresión: para indicar en qué listado desea añadir el registro del cierre de caja.
Una vez completados todos los campos, pulse el botón Realizar cierre para dar por finalizado el proceso.
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