Albaranes

Desde esta pantalla podrá administrar los albaranes de sus clientes. Un albarán es el documento que acredita un trabajo realizado o la entrega de un producto. En ActivaERP es imprescindible generar un albarán como paso previo para la generación de una factura. Del mismo modo, las posteriores modificaciones que se quieran realizar sobre dicha factura deberán hacerse siempre a través del albarán relacionado.



Acceso a Albaranes de clientes

Para acceder a la pantalla Albaranes, puede hacerlo de dos formas:

1. Seleccionando la pestaña Inicio (1) y a continuación, pulsando el botón Albaranes (2):

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2. Seleccionando la pestaña Ventas (1) y a continuación, pulsando el botón Albaranes (2):

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Menú principal

El menú principal de la pantalla Albaranes consta de las siguientes opciones:

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  1. Nuevo F12: para crear un nuevo albarán.
  2. Modificar F11: para modificar alguno de los datos de un albarán ya creado. Esta opción es el paso previo indispensable para la modificación de facturas. En el caso de intentar modificar un albarán ya facturado, le saldrá el siguiente mensaje de aviso:
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  3. Borrar registro Supr: para eliminar el albarán seleccionado.
  4. Buscar F2: para buscar dentro del registro de albaranes. 🔎​Más información: Búsqueda de registros.
  5. Filtros: para aplicar filtros. 🔎​Más información: Configuración de filtros.
  6. Refrescar F5: para actualizar el albarán activo.
  7. Listados: para consultar y generar listados relacionados con los albaranes. Pulsando el botón, tendrá acceso a los siguientes listados:
    - Consumos sobre albaranes
    - Plan de elaboración
    -Últimas ventas
    - General de albaranes de clientes
    🔎​Más información: Listados.
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  8. Adjuntar archivos: para adjuntar archivos. 🔎​Más información: Sistema de Gestión Documental.
  9. Imprimir: para imprimir el albarán actual F8 o una selección de albaranes Ctrl + F8. Se ejecuta de la misma forma que en las pantallas Presupuestos y Pedidos de clientes.
  10. Cambiar serie albarán: cambia la serie del albarán actual por otra. El cambio de la serie afectará a la configuración del I.V.A. Simplemente introduzca la nueva serie y pulse Aceptar. Es necesario que la nueva serie tenga las mismas condiciones que la anterior. En el caso contrario, al intentar pasar de una serie que aplica IVA a otra que no, ActivaERP le mostrará el siguiente mensaje de aviso:

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  11. Duplicar albarán: crea un nuevo albarán a partir del pedido abierto.
  12. Documentación: abre un editor de texto en el que podrá anotar información relacionada con el albarán. 🔎​Más información: ​Documentación en documentos.
  13. Facturar albarán: inicia el proceso de facturación del albarán.
  14. Packing list: abre una ventana que muestra el packing list del albarán actual. El packing list es una lista de los contenidos del paquete que completa la información mostrada en el albarán.
  15. Albaranes recientes: abre una ventana que muestra los albaranes recientes. 🔎​Más información: Albaranes recientes y Facturar albaranes recientes.

 

Datos del cliente

En la parte superior de la pantalla encontramos los siguientes datos del cliente:

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  • Cliente: código del cliente.
  • Nombre fiscal: nombre fiscal del cliente.
  • N.I.F.: número de identificación fiscal del cliente.
  • Serie: serie a la que pertenece el albarán.
  • : número de albarán. Este campo se completa automáticamente al indicar el código de cliente.
  • UDS: Unidad de servicio.
  • %Dto: Descuento de cabecera. Se aplica a la totalidad del albarán.
  • Fecha: fecha de creación del albarán.
  • Almacén: el código de almacén por defecto para el pedido.
  • Referencia: se utiliza para añadir cualquier información adicional referente al albarán, como por ejemplo el nombre y número de teléfono del operario que recoge el material entregado.
Recuerde que puede utilizar la Pantalla de Personalizaciones para añadir a este espacio datos útiles como la Fecha Servido (indica la fecha que fue servido el albarán).

 

1- Líneas

A continuación, dentro de la pestaña Líneas, se encuentran las líneas en las que especificar los productos o servicios del albarán. En el campo del código, al crear un nuevo pedido o modificarlo, se habilitarán los botones de Búsqueda de registros F2 y el botón de Mostrar registro Ctrl + F2 (recuadro rojo en la imagen).

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  • Descripción: el nombre del producto o servicio.
  • Cantidad: unidades del producto o servicio.
  • Precio: el precio del producto o servicio.
  • % Dto.: el porcentaje de descuento de línea. Sólo se aplicará a esta línea.
  • Tipo IVA: el tipo de I.V.A, se completará por defecto según las características del producto o servicio especificadas en su propio registro.
  • Total: el importe total.
Puede utilizar el Selector de Columnas para añadir columnas de datos muy útiles a la tabla de líneas de productos o servicios como las columnas Servida, para conocer las cantidades servidas del producto o Tarifa, para conocer y/o modificar la tarifa aplicada en el producto.
​También es muy recomendable el uso de la columna Control Stock para desmarcar manualmente dicha opción para cada línea de producto de la cual NO le interese que se genere un movimiento de stock en ActivaERP. Por consiguiente, dejando la línea marcada, se generará un movimiento de stock para dicho producto.

Recuerde que para editar estos datos deberá pulsar previamente el botón Modificar o el botón Nuevo del menú principal.

 

Columna producto

Consulte Columna producto de Pedidos de clientes.

Columna totales

Consulte Columna totales de Pedidos de clientes.

Otras opciones

 

Ir al producto

Consulte la opción Ir al producto de Pedidos de clientes.

 

Ir al Presupuesto origen

Consulte la opción Ir al Presupuesto origen de Pedidos de clientes.

 

Ver el origen de las líneas

A través de la opción Ver el origen de las líneas se le mostrarán los documentos desde los cuales ha sido generado el albarán para la línea seleccionada, ya sea desde un presupuesto como también desde un pedido. Por consiguiente, aquellos albaranes que se creen de cero a partir de botón Nuevo del menú principal no mostrarán esta opción.

Para ello, haga clic con el botón derecho del ratón sobre la línea a consultar y seleccione la opción Ver el origen de las líneas. Se abrirá una pantalla en la que se le mostrará el documento de origen.

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Importar líneas desde archivo Excel

Consulte el apartado Importar líneas desde archivo Excel en Pedidos de clientes.

 

Desplazar líneas de productos: subir línea y bajar línea

Consulte Desplazar líneas de productos: subir línea y bajar línea de Pedidos de clientes.

 

Configuración: Número de pedido de origen en encabezado y pie de página del albarán

Cuando el albarán se genera a partir de un pedido, la referencia del mismo se incluye en el encabezamiento de las líneas del albarán, así como el total del pedido se muestra en el pie de página:

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Para acceder a la configuración de esta información, debe pulsar el botón de Ajustes (1), seleccionar la opción Configuraciones (2), a continuación pulsar el botón Ventas (3), seleccionar la pestaña Facturación (4) y, por último, seleccionar la pestaña Pedidos (5):

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Aquí encontrará la opción Insertar encabezado y pie al generar un albarán desde pedido de cliente marcada por defecto. Desmárquela si no desea que se incluya esta información en sus albaranes.

Puede modificar aquello que aparece en el encabezado y el pie de página editando el espacio habilitado para ello.

La información que aparece entre estos símbolos { } hace referencia a los códigos de pedidos, fechas y totales. Tenga especial cuidado al modificarlos.

 

Una vez acabadas las modificaciones, pulse el botón Aceptar situado en la parte superior de la pantalla para guardar los cambios.

 

2- Económicos

En la pestaña Económicos se encuentran los siguientes datos:

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Datos económicos

  • Tarifa: la tarifa de precios de producto a aplicar. Por defecto, el orden de prioridad de las tarifas es el siguiente:
  1. Unidades de Servicio
  2. Enlace serie/cliente
  3. Ficha del producto

Es decir, si se especifica una Unidad de Servicio, la Tarifa por defecto especificada en este campo será la que esté señalada en la configuración de la misma, y así sucesivamente. Aún así, este campo es perfectamente editable y se puede modificar en el caso de que se quiera aplicar otra tarifa.

  • Comisionista y % Comisión: Introduzca el comisionista y el porcentaje de comisión. 🔎​Más información: Vendedores.
  • Forma pago: la forma de pago se aplicará por defecto siempre teniendo en cuenta la Prioridad de aplicación de Formas de pago. 🔎​Más información: Formas de pago.
  • Banco empresa: banco de empresa asociado al pedido. 🔎​Más información: Bancos de la empresa.
  • Tasas: Suma de las tasas aplicadas en los productos.

Datos bancarios del cliente

  • Entidad e I.B.A.N.: Entidad e I.B.A.N. de la cuenta bancaria del cliente.

 

Estos datos se completan automáticamente con los datos especificados en el registro del cliente. Para editarlos o completarlos, pulse el botón Modificar del menú principal.

 

Facturación

  • No facturable: la opción de marcar un albarán como no facturable inhabilita la opción de generar una factura a partir de dicho albarán. Esto le otorga la seguridad de no facturar por error un albarán al cual le queda algo pendiente, ya que si en un descuido se pulsa el botón Generar factura, le aparecerá el siguiente mensaje de aviso:

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Beneficio

Pulsando el botón Beneficio dentro de la pestaña Económicos se abre una pantalla en la que se muestran los márgenes de beneficio teniendo en cuenta el Coste del producto, el Coste medio del producto o el Coste línea del documento.

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Para ello, simplemente seleccione la opción deseada en la parte inferior izquierda de la pantalla y pulse el botón Recalcular para refrescar los datos.

  • Total coste: suma total de los costes de los productos.
  • Art. sin coste: suma total de la venta de líneas sin código de producto y, por tanto, sin coste relacionado.
  • P.V.P.: suma total de la venta de todos los productos.
  • Margen: margen de beneficio de todas las líneas.
  • % Margen: porcentaje del margen de beneficio.

 

Desglose I.V.A.

Pulsando el botón Desglose I.V.A. en la pestaña Económicos se abre una pantalla en la que se muestran los distintos tipos de I.V.A. desglosados:

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3- Observaciones

En esta pestaña dispone de un espacio en blanco para anotar observaciones relacionadas con el albarán. Las Observaciones internas sólo se reflejarán en ActivaERP. Sin embargo, aquellas que anote en las pestañas Presupuesto, Pedido, Albarán o Factura, aparecerán reflejadas en el documento correspondiente.

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Recuerde que para editar estos datos deberá pulsar previamente el botón Modificar o el botón Nuevo del menú principal.

 

4- Otros datos

En esta pestaña se encuentran los siguientes datos:

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Otros datos del albarán

  • Tipo documento: el tipo de albarán (pedido de material, etc). Para crear más tipos de documento, pulse el botón con la flecha hacia la izquierda indicado en la imagen. A continuación, se abrirá una pantalla en la que podrá crear tantos tipos de documentos de ventas como desee pulsando la tecla INSERT de su teclado o directamente haciendo clic sobre el espacio habilitado para ello.
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  • Veces impreso: número de veces que ha sido impreso el documento.
  • Firmado: indica si ha sido firmado el documento. Haciendo clic sobre el hipervínculo Firmado podrá consultar la firma.

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Otros datos del cliente

Estos datos se completan automáticamente al asignar el cliente en la pantalla principal de Albarán.

  • Nombre Comercial: el nombre comercial del cliente.
  • Zona Cliente: la zona del mismo. Para crear más zonas de cliente, pulse el botón con una flecha en dirección hacia la izquierda y se abrirá una pequeña pantalla en la que podrá incluir tantas zonas como desee introduciéndolos en el espacio habilitado para ello.

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  • Contacto: persona de contacto.
  • Código estadístico: puede utilizarse para crear un registro de códigos de grupos a los que pertenecen los documentos, por ejemplo: materiales construcción interior, trabajos de exterior, etc.
  • Tipo de cliente: seleccione si lo desee el tipo de cliente asociado al albarán.

Información maquinaria

  • Máquina: introduzca el código de máquina que se utiliza para realizar el trabajo relativo al albarán.
Recuerde que para editar estos datos deberá pulsar previamente el botón Modificar o el botón Nuevo del menú principal.

 

5- Envío

En esta pestaña se encuentran los datos de envío y transporte del albarán, así como el peso y los portes del mismo:

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Estos datos se completan automáticamente basándose en la información especificada en el apartado Características de los productos introducidos en el albarán, así como los datos de Direcciones del cliente al que se le asigna el albarán .

Forma de envío y transportista

  • Forma envío: la forma de envío de la mercancía.
  • Transportista y número de bultos: el transportista asignado así como el número de bultos a transportar. 🔎​Más información: Transportistas.

Peso

  • Peso neto: peso neto total de la mercancía.
  • Peso bruto: peso bruto total de la mercancía.

Portes

  • Portes: indique si los portes son pagados o debidos.
  • Total portes: importe total de los portes de la mercancía.

 

Dirección y teléfonos

En la parte inferior derecha de la pantalla se encuentra el botón de direcciones y teléfonos, donde podrá consultar y modificar los datos relacionados con la dirección, teléfonos y correo electrónico del cliente. Estos datos, como ocurría anteriormente, se completan de manera automática al asignar el albarán al cliente deseado.

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Recuerde que para editar estos datos deberá pulsar previamente el botón Modificar o el botón Nuevo del menú principal.

 

Descuento automático de stock

En el momento en el que se incluyen los productos en un albarán queda automáticamente descontado el stock, excepto en el caso de que dicho albarán proceda de una orden de trabajo, en cuyo caso ya se habría descontado desde dicha orden.

 

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