Tal y como se explica en el apartado Nuevo ejercicio contable de nuestro manual, un ejercicio contable constituye el periodo de tiempo comprendido entre dos balances anuales sucesivos, caracterizado por una estructura cíclica: apertura de ejercicio, movimientos y cierre. Desde esta pantalla podrá acceder a los ejercicios contables creados y modificar algunos aspectos de los mismos como la relación entre las series y las secciones de los ejercicios contables, la fecha de inicio y fin del ejercicio, crear nuevas secciones o editar las cuentas predeterminadas de las mismas.
Ejercicios contables
ÍNDICE DE CONTENIDOS
Acceso a Ejercicios contables
Para acceder a la pantalla Ejercicios contables seleccione la pestaña Contabilidad (1) y luego pulse el botón Ejercicios contables (2):
A continuación, se abrirá la pantalla de Ejercicios contables:
Como puede observar, es una pantalla muy simple desde la cual podrá visualizar los ejercicios contables creados en ActivaERP. El menú principal le ofrece solamente dos opciones: modificar o borrar el ejercicio contable seleccionado.
Modificar un ejercicio contable
Para modificar un ejercicio contable selecciónelo en la lista y pulse el botón Modificar del menú principal. También puede abrir la pantalla de modificaciones haciendo dos clics sobre el mismo con su ratón, o pulsando con el botón derecho del ratón sobre el ejercicio contable a modificar y seleccionando la opción Modificar:
La pantalla se divide en dos partes. Una parte superior en la que se detallan los siguientes datos:
- Inicio y fin de ejercicio: indica la fecha de inicio y final del ejercicio.
- Ejercicio: indica el nombre del ejercicio. Por defecto será Ejercicio seguido del año correspondiente pero puede editarlo.
- Tipo empresa: el tipo de empresa contable al que pertenece el ejercicio. Puede escoger entre Contabilidad, EDS o Ambas.
- RECC: indica si al ejercicio se le aplica el Régimen Especial de Criterio de Caja. El criterio de caja consiste fundamentalmente en que no se requiere liquidar a la AEAT el IVA de las facturas pendientes de ser cobradas.
Y una parte inferior separada por pestañas en las que se detallan las siguientes informaciones:
Secciones
Esta pestaña le permite crear, modificar o borrar las secciones pertenecientes al ejercicio, así como establecer sus correspondientes relaciones con las series creadas en ActivaERP:
Las secciones se encuentran listadas en el apartado correspondiente, detallando lo siguiente:
- Sección: el código de la sección.
- Descripción: el nombre de la misma.
- Asiento: el siguiente número de asiento que se asignará en los asientos contables.
- Activa: indica si la sección está disponible para ser utilizada o no.
Crear una nueva sección
Seleccionando el botón Nueva del menú principal o pulsando el botón derecho del ratón sobre cualquiera de las secciones y seleccionando la opción Nueva sección, se abrirá la pantalla de edición de la sección en la que deberá rellenar los siguientes datos:
- Sección: el código de la sección.
- Descripción: el nombre de la misma.
- Asiento: el siguiente número de asiento que se asignará en los asientos contables. Este dato no es modificable.
- Estado: indica el estado de la sección (Abierta o cerrada). Este dato no es modificable.
- Fecha validación: indica que no se podrá crear ni modificar asientos anteriores o iguales a la fecha especificada. De esta forma, esta opción paraliza todos los movimientos contables registrados hasta la fecha indicada, impidiendo su edición en el normal transcurso de la empresa. Es decir, si se creara o modificara un asiento con fecha anterior a la fecha de validación, ActivaERP lo bloquearía a través de un mensaje de aviso:
Esta opción es muy útil ya que constituye una medida de seguridad que previene las gestiones contables extremamente importantes como las declaraciones de IVA ya presentadas o las exportaciones a otros sistemas de contabilidad de posibles cambios posteriores. - Activa: indica si la sección está disponible para ser utilizada o no.
- Seleccionada en consultas: indica si se desea que la sección sea seleccionada de manera predeterminada en algunas pantallas de consulta de ActivaERP como por ejemplo la pantalla de extractos contables.
- Nombre empresa personalizado: le permite añadir un nombre de empresa personalizado que será visible al incluir esta sección en los listados contables.
Cuentas predeterminadas
- Perd. Ganancias: indique la cuenta contable predeterminada de pérdidas y ganancias. Es un dato fundamental para el proceso de Traspaso de pérdidas y ganancias.
- Compras: indique la cuenta contable predeterminada de compras.
- Ventas: indique la cuenta contable predeterminada de ventas.
- Intrastat: indique la cuenta contable predeterminada de Intrastat.
- Suplidos: indique la cuenta contable predeterminada de Suplidos.
Recuerde que si desea indicar otras cuentas contables que no están en ActivaERP deberá darlas de alta en el apartado Plan Contable.
Finalmente, una vez haya creado todos los campos pulse el botón Cerrar para guardar los cambios. La nueva sección aparecerá en la pestaña principal de Secciones.
Modificar una sección
Seleccionando el botón Modificar del menú principal o pulsando el botón derecho del ratón sobre cualquiera la sección para luego seleccionar la opción Modificar, se abrirá la pantalla de edición de la sección en la que podrá modificar los campos correspondientes ya detallados en el anterior apartado Crear nueva sección:
Borrar una sección
Para borrar una sección seleccione la sección a borrar y a continuación pulse el botón Borrar del menú principal o haga clic con el botón derecho del ratón sobre la misma y seleccione la opción Borrar:
No podrá eliminar secciones que tengan asientos relacionados.
Relación serie - sección
Pulsando el botón Relación serie - sección del menú podrá relacionar la sección con las distintas Series creadas en ActivaERP.
Para ello, seleccione la sección a relacionar y luego pulse el botón Relación serie - sección. Se abrirá la siguiente pantalla:
En ella deberá especificar la sección del ejercicio correspondiente para cada serie de facturación creada en ActivaERP. Para ello solamente deberá pulsar el botón desplegable de cada línea y especificar la sección deseada. Una vez completados todos los apartados pulse el botón Cerrar o la tecla F12 de su teclado para guardar los cambios.
La correcta relación de las series con las secciones es uno de los aspectos fundamentales para la resolución de las incidencias contables comunes que se registran como "Sección no definida".
Notas
En la pestaña Notas podrá introducir notas que desee recordar a la hora de trabajar con el ejercicio contable indicado.
Observaciones
En la pestaña Observaciones podrá añadir cualquier tipo de observación relacionada con el ejercicio contable.
Eliminar un ejercicio contable
Para eliminar un ejercicio contable seleccione la línea del ejercicio y pulse el botón Borrar del menú principal:
A continuación, le aparecerá un mensaje de aviso que le pedirá que confirme que desea borrar de manera permanente el ejercicio contable seleccionado. Pulse el botón SÍ para finalizar el proceso.
Para más información sobre la creación de ejercicios contables consulte el apartado Nuevo ejercicio contable de nuestro manual.