En la pantalla Pedidos encontrará todas las herramientas para gestionar los pedidos de sus clientes.
Pedido de cliente
Desde esta pantalla, usted podrá, entre otras muchísimas opciones:
- Duplicar pedidos creados anteriormente.
- Cambiar la serie de un pedido.
- Procesar pedidos a albaranes, ya sea de manera individual como seleccionando diversos pedidos.
- Gestionar el estado de los pedidos indicando si se han servido parcialmente o totalmente los productos del mismo.
- Exportar pedidos y enviar pedidos por e-mail.
- Generar pedidos a proveedor teniendo en cuenta los productos incluidos en el pedido de cliente.
- Adjuntar archivos adjuntos a un pedido.
ÍNDICE DE CONTENIDOS
- Acceso a Pedidos de clientes
- Menú principal
- Datos del cliente
- 1- Líneas
- Columna de producto
- Columna de totales
- Otras opciones
- Servir líneas de productos del pedido sin generar albarán ni movimientos de stock
- Importar líneas de productos desde un archivo Excel
- Añadir manualmente un encabezado de pedido
- Desplazar líneas de productos: subir línea y bajar línea
- Precios productos
- Ir al producto
- Ir al Presupuesto origen
- Ver el destino de las líneas
- Ir a albarán destino
- Generar prepedido
- 2- Económicos
- 3- Observaciones
- 4- Otros datos
- 5- Autorización
- 6- Envío
EJEMPLOS
- Enviar pedido de cliente por e-mail
- Añadir columnas Unidades Caja, Caja y Unidades para el cálculo automático de unidades de productos en cajas
- Añadir columna Producto o Servicio Regalo
Acceso a Pedidos de clientes
Para acceder a la pantalla Pedidos en primer lugar seleccione la pestaña Ventas (1), acto seguido, pulse el botón Pedidos (2):
Menú principal
El menú principal de esta pantalla consta de las siguientes opciones:
- Nuevo F12: para crear un nuevo pedido.
- Modificar F11: para modificar alguno de los datos de un pedido ya creado.
- Borrar registro Supr: para eliminar el pedido seleccionado.
- Buscar F2: para buscar dentro del registro de pedidos.
Más información: Búsqueda de registros. - Filtros: para aplicar filtros. Más información: Configuración de filtros.
- Refrescar F5: para actualizar el pedido activo.
- Listados: para consultar y generar listados. Más información: Listados.
- Adjuntar archivos: para adjuntar archivos. Más información: Sistema de Gestión Documental.
- Imprimir: para imprimir el pedido actual F8 o un conjunto de pedidos Ctrl + F8. Para imprimir un conjunto de pedidos, deberá rellenar previamente los siguientes parámetros de selección:
Una vez rellenados los parámetros necesarios, finalice el proceso pulsando el botón Imprimir:
La opción "Según configuración del cliente" aplicará la configuración especificada en el apartado Impresos y documentos de Enlace Serie-Clientes.
EJEMPLO: Enviar pedido por e-mail
PASO 1: Pulse el botón Imprimir o la tecla F8 de su teclado.
PASO 2: Seleccione la opción Enviar por correo electrónico y pulse el botón Imprimir y enviar o la tecla F8 de su teclado.
PASO 3: Haga doble clic sobre la línea del e-mail para modificar los parámetros. A través de esta pantalla podrá incluir el destinatario, las CC y CCO, el asunto y el cuerpo del mensaje del correo electrónico. Una vez completados los parámetros, cierre la pantalla. Pulse el botón Enviar o la tecla F12 de su teclado para proceder al envío.
- Cambiar serie pedido: cambia la serie del pedido actual por otra. Más información: Cambiar serie.
- Duplicar pedido: crea un nuevo pedido a partir del pedido abierto. Es una herramienta útil especialmente para aquellos pedidos en los que se ha ido sirviendo la mercancía parcialmente hasta su totalidad y, dado que no se permite el procesamiento de pedidos que se han servido totalmente, no se puede generar el albarán correspondiente. De esta forma, el pedido duplicado se muestra pendiente de ser servido, y por lo tanto, ahora sí podrá ser procesado mediante la opción Procesar pedido para generar el albarán correspondiente.
- Documentación: abre un editor de texto en el que podrá anotar información relacionada con el pedido. Más información: Documentación en documentos.
- Generar OT: permite generar una o varias Órdenes de Trabajo para el pedido. Más información: Generar O.T. y Vincular O.T.
- Generar Orden de fabricación: permite generar una orden de fabricación a partir de este pedido.
- Generar Pedido a proveedor: permite generar uno o varios pedidos a proveedores con las necesidades del pedido de cliente. Más información: Generar Pedidos a proveedor y Pedidos a proveedores.
- Procesar pedido de cliente: permite procesar el pedido de cliente ya sea creando un albarán nuevo como añadiendo los datos a un albarán existente.Más información: Procesar pedido de cliente.
- Pedidos recientes: abre una ventana que muestra los pedidos recientes. Más información: Pedidos recientes y Procesar pedidos recientes.
- Anticipos: para acceder a la Gestión de anticipos del documento activo. Más información: Anticipos.
Datos del cliente
En la parte superior de la pantalla encontramos los siguientes datos del cliente:
- Cliente: código del cliente.
- Nombre fiscal: nombre fiscal del cliente.
- N.I.F.: número de identificación fiscal del cliente.
- Serie: serie a la que pertenece el pedido.
- Nº: número de pedido. Este campo se completa automáticamente al indicar el código de cliente.
- UDS: Unidad de servicio.
- %Dto: Descuento de cabecera. Se aplica a la totalidad del pedido.
- Fecha: fecha de creación del pedido.
- Situación: situación en la que se encuentra. Pendiente es cuando ninguno de los productos ha sido servido al cliente. Servido Parcial es cuando algunos de los productos han sido servidos al cliente. Por último, Servido Total hace referencia a cuando se han servido todos los productos del pedido al cliente.
- Almacén: el código de almacén por defecto para el pedido. Una vez creado el documento será en este almacén donde se verán registrados los movimientos de productos. Dichos movimientos pueden ser revisados en la pantalla Movimientos de productos. Por otro lado, utilice el Selector de columnas para añadir la columna Almacén a la hora de añadir productos y servicios y así poder modificar uno a uno el almacén desde el cual se desea hacer movimientos. Recuerde que la asociación de un almacén a un producto concreto prevalecerá frente a la información especificada en este campo. Más información: Almacén.
Recuerde que puede utilizar la Pantalla de Personalizaciones para añadir a este espacio datos útiles como la Fecha Servido (indica la fecha que fue servido el pedido) o Su pedido (indica el número de pedido que proporciona el cliente).
1- Líneas
A continuación, dentro de la pestaña Líneas, se encuentran las líneas en las que especificar los productos o servicios del pedido. En el campo del código, al crear un nuevo pedido o modificarlo, se habilitarán los botones de Búsqueda de registros F2 y el botón de Mostrar registro Ctrl + F2 (recuadro rojo en la imagen).
Además, todos los campos de la línea se rellenarán automáticamente con lo especificado en el registro del producto, pero son perfectamente editables (excepto la columna de Totales):
- Descripción: el nombre del producto o servicio.
- Cantidad: unidades del producto o servicio.
- Precio: el PVP del producto o servicio.
- Descuento de línea: descuento a aplicar en la línea, es decir, solamente en ese producto o servicio.
- Tipo de I.V.A.: el tipo de I.V.A. a aplicar.
Puede utilizar el Selector de Columnas para añadir columnas de datos muy útiles a la tabla de líneas de productos como las columnas Servida, para conocer las cantidades servidas del producto y Pendiente, para conocer las cantidades pendientes de servir del mismo.
Recuerde que para editar estos datos deberá pulsar previamente el botón Modificar o el botón Nuevo del menú principal.
Columna de producto
La columna de Producto se encuentra a la derecha de la pantalla y, seleccionando cada una de las líneas del producto, le ofrece información específica del mismo relacionada con la venta y el stock del mismo:
Venta
- P.V.P.: Precio de venta al público.
- P.V.P. + I.V.A.: Precio de venta al público más Impuesto sobre el Valor Añadido.
Última venta cliente
- Albarán: fecha del último albarán en el que el cliente compró dicho producto. Pulsando sobre la fecha se abrirá el albarán correspondiente.
- Precio: precio al que se le vendió en dicho albarán.
Stock
- Stock: el stock físico del producto.
- Stock disponible: el stock físico del producto más las unidades pendientes de recibir menos las unidades pendientes de servir.
- Pend. recibir: stock pendiente de recibir.
- Pend. servir: stock pendiente de servir.
- Un. reservadas: unidades reservadas del producto.
Puede utilizar el Selector de Columnas para añadir otros datos como la imagen del producto o el stock de almacenes.
Columna de totales
La columna de Totales se encuentra debajo de la de Producto, y especifica los siguientes datos:
Bruto
- Bruto: total bruto del pedido.
- Portes: total precio portes del pedido.
- Dto.: total descuento de encabezado.
Totales
- Base I.: suma de los importes sin I.V.A.
- I.V.A.: total I.V.A.
- I.R.P.F.: total I.R.P.F.
- Rec. Eq: Total recargo de equivalencia.
- Total: precio total del pedido.
Los campos I.R.P.F. y Rec. Eq. son aspectos relacionados con la aplicación de impuestos en relación a la serie y el cliente, totalmente configurables en el apartado Enlace Serie-Cliente del registro del cliente, concretamente en la pestaña Económicos.
EJEMPLO: Añadir columnas Unidades Caja, Caja y Unidades para el cálculo automático de unidades de productos en cajas
Puede añadir a través del Selector de columnas las columnas Unidades Caja, Caja y Unidades para que, a la hora de introducir productos dispensados en cajas, ActivaERP le haga el cálculo automático de cajas y unidades sueltas a disponer en base a las unidades que indique en la columna Cantidad:
PASO 1: Pulse con el botón derecho del ratón sobre cualquiera de las columnas y seleccione la opción Selector de columnas:
PASO 2: Arraste Unidades Caja, Caja y Unidades a la pantalla. Coloque las columnas en el siguiente orden para una mejor visualización:
Unidades Caja - Caja - Unidades - Cantidad
PASO 3: Observe como al indicar la cantidad del producto en la columna de Cantidades se van actualizando las otras columnas automáticamente:
Más información sobre la configuración de productos con unidades en cajas: Características de los productos.
EJEMPLO: Añadir columna Producto o Servicio Regalo
Igual que ocurre con las columnas del ejemplo anterior, también puede añadir mediante el Selector de columnas la columna Regalo. En esta columna, podrá especificar las unidades del producto que desee regalar a su cliente. Una vez indicada la cantidad, aparecerá el detalle de las unidades regaladas en la siguiente línea:
Otras opciones
Servir líneas de productos del pedido sin generar albarán ni movimientos de stock
Utilice el botón Procesar el pedido de cliente tanto para servir parcialmente como totalmente un pedido y generar un albarán. Sin embargo, para servir totalmente un pedido o algunas líneas de un pedido sin generar un albarán ni movimientos de stock, siga las siguientes indicaciones:
Sitúese en el pedido y pulse el botón Modificar para habilitar la edición. A continuación, pulse el botón derecho del ratón sobre la línea de producto que desee servir. Sitúe el cursor del ratón sobre la opción Marcar como servida total y aparecerán las opciones Esta línea o Todas las líneas.
Con Esta línea, marcará como servida total la línea seleccionada, cambiando la situación del pedido a Servido Parcial y subrayando la línea servida de color verde:
Sin embargo, al seleccionar Todas las líneas, el pedido se sirve totalmente y por lo tanto, su situación pasará a ser la de Servido Total. Las líneas servidas aparecerán todas subrayadas de color verde:
Esta opción le permite servir líneas de productos o servicios sin producir ningún movimiento de producto ni cambios en el stock.
Importar líneas de productos desde un archivo Excel
Para importar líneas de productos desde un archivo Excel en un pedido ya creado, en primer lugar deberá pulsar el botón Modificar para habilitar la edición. A continuación, pulse el botón derecho del ratón sobre una línea de producto y seleccione la opción Importar líneas archivo Excel.
Se abrirá una pequeña pantalla en la que deberá introducir la ruta del archivo que desea importar.
Para una correcta importación, la primera línea deberá contener estos datos en el mismo orden y con la misma ausencia de acentos:
- Columna 1: Codigo
- Columna 2: Descripcion
- Columna 3: Cantidad
- Columna 4:Precio
- Columna 5: Dto
- Columna 6: Dto 2
- Columna 7: Almacen
De esta manera, la Columna 1 hará referencia a los códigos de los productos, la Columna 2 a las descripciones de los mismos, la Columna 3 a las cantidades a incluir en el pedido, la Columna 4 a los precios de los productos, las Columnas 5 y 6 a los correspondientes porcentajes de descuentos y por último, la Columna 7, a los códigos de los almacenes en los que se encuentran los productos.
Los productos incluidos en este Excel deberán haber sido creados previamente en ActivaERP.
Una vez especificado el archivo Excel, pulse el botón Importar. En el caso de que hubiera errores en la importación, se abrirá la pantalla Líneas con errores no importadas indicando el motivo del error:
Sin embargo, si está intentando importar productos no existentes en ActivaERP y quiere crearlos, podrá hacerlo directamente a partir de la línea de error, pulsando el botón derecho del ratón sobre el mismo y seleccionando la opción Crear nuevo producto. De esta forma, ActivaERP añadirá el nuevo producto automáticamente con la información facilitada en la importación:
Los productos importados correctamente se incluirán automáticamente en el pedido.
Por otro lado, también puede arrastrar directamente el archivo al pedido. Para ello deberá únicamente pulsar previamente el botón Modificar:
Añadir manualmente un encabezado de pedido
En un pedido nuevo
Si está creando un nuevo pedido simplemente introduzca el encabezado o título en el campo Descripción de la línea de producto, dejando el resto de campos en blanco. Pulse Guardar para confirmar los cambios.
En un pedido ya creado
En primer lugar, pulse el botón Modificar para habilitar la edición. A continuación, sitúese sobre la línea de producto a la que quiere incluir un encabezado y pulse el botón derecho del ratón sobre la misma. Seleccione la opción Insertar línea. Ahora, introduzca el encabezado en el campo Descripción de la línea en blanco, dejando el resto de campos en blanco. Pulse Guardar para confirmar los cambios.
Desplazar líneas de productos: Subir línea y Bajar línea
Para desplazar una línea de producto ya sea hacia arriba o hacia abajo, en primer lugar seleccione el botón Modificar para habilitar los cambios. A continuación, pulse el botón derecho del ratón sobre la misma y seleccione las opciones Subir línea o Bajar línea según corresponda.
Se accede a esta opción pulsando el botón Modificar del menú principal y haciendo clic con el botón derecho del ratón sobre las líneas. Le permite hacer las siguientes modificaciones masivas de los productos presentes en el documento:
Sube los precios de todos los productos de manera conjunta introduciendo un porcentaje de incremento a aplicar. Deberá indicar el porcentaje de incremento en el espacio correspondiente y a continuación, pulsar el botón Aceptar. Los precios se incrementarán automáticamente.
Tenga en cuenta que si ha cometido un error, como por ejemplo, indicar un incremento del 5% en vez del 10%, para corregirlo deberá o bien tener en cuenta el incremento previo, es decir, volver a incrementar un 5% los precios (lo que sumado al incremento previo haría un total del 10%) o bien restablecer los precios originales y volver a incrementar los precios con el porcentaje correcto.
Todas las variaciones de precios a través de esta opción quedarán reflejadas en la pestaña de Observaciones internas del documento:
Restablecer precios originales
Vuelve a restablecer los precios del documento teniendo en cuenta lo dispuesto en el registro de producto de los mismos.
Si usted ha modificado manualmente alguno de los precios directamente desde el documento, estas modificaciones se perderán y deberá realizarlas de nuevo.
Una vez terminada la edición del pedido, haciendo clic con el botón derecho del ratón sobre la línea del producto podrá acceder al registro del mismo seleccionando la opción Ir al producto.
Si el pedido ha sido creado a partir de un Presupuesto, haciendo clic con el botón derecho del ratón sobre cualquiera de las líneas de producto podrá acceder al Presupuesto seleccionando la opción Ir al Presupuesto origen:
Para aquellos pedidos cuyas líneas de productos hayan sido procesadas por separado, generando de esta forma diversos albaranes, podrá consultar una relación de los albaranes generados agrupando las líneas de productos con sus respectivos números de documentos. Para ello, haga clic con el botón derecho del ratón sobre cualquiera de las líneas y pulse la opción Ver el destino de las líneas.Se abrirá la pantalla Destino de líneas del pedido:
Ir a Albarán destino (de esta línea)
A su vez, haciendo clic con el botón derecho del ratón sobre cualquiera de las líneas y seleccionando la opción Ir a Albarán destino (de esta línea) podrá acceder al albarán de la misma. Tenga en cuenta que para que exista un albarán, la línea debe haber sido procesada total o parcialmente a través del botón Procesar pedido de cliente.
Por otro lado, haciendo clic con el botón derecho del ratón sobre la primera línea del pedido, la opción Ir a Albarán destino le ofrecerá todos los albaranes disponibles:
Generar prepedido
Haga clic con el botón derecho sobre la línea del producto para solicitar un prepedido de proveedor del mismo:
Se abrirá la pantalla de Generación de prepedido en la que, si lo desea, podrá indicar la cantidad de producto a prepedir y las observaciones correspondientes. Una vez detallado, pulse aceptar para finalizar el proceso.
Para más información consulte el apartado Prepedidos de nuestro manual.
2- Económicos
En la pestaña Económicos se encuentran los siguientes datos:
Datos económicos
- Tarifa: la tarifa de precios de producto a aplicar. Por defecto, el orden de prioridad de las tarifas es el siguiente:
Es decir, si se especifica una Unidad de Servicio, la Tarifa por defecto especificada en este campo será la que esté señalada en la configuración de la misma, y así sucesivamente. Aún así, este campo es perfectamente editable y se puede modificar en el caso de que se quiera aplicar otra tarifa.
- Comisionista y % Comisión: Introduzca el comisionista y el porcentaje de comisión. Más información: Vendedores.
- Forma pago: la forma de pago se aplicará por defecto siempre teniendo en cuenta la Prioridad de aplicación de Formas de pago. Más información: Formas de pago.
- Banco empresa: banco de empresa asociado al pedido. Más información: Bancos de la empresa.
- Tasas: Suma de las tasas aplicadas en los productos.
Datos bancarios del cliente
- Entidad e I.B.A.N.: Entidad e I.B.A.N. de la cuenta bancaria del cliente.
Estos datos se completan automáticamente con los datos especificados en el registro del cliente. Para editarlos o completarlos, pulse el botón Modificar del menú principal.
Beneficio
Pulsando el botón Beneficio dentro de la pestaña Económicos se abre una pantalla en la que se muestran los márgenes de beneficio teniendo en cuenta el Coste del producto, el Coste medio del producto o el Coste línea del documento.
Para ello, simplemente seleccione la opción deseada en la parte inferior izquierda de la pantalla y pulse el botón Recalcular para refrescar los datos.
- Total coste: suma total de los costes de los productos.
- Art. sin coste: suma total de la venta de líneas sin código de producto y, por tanto, sin coste relacionado.
- P.V.P.: suma total de la venta de todos los productos.
- Margen: margen de beneficio de todas las líneas.
- % Margen: porcentaje del margen de beneficio.
Recuerde que para editar estos datos deberá pulsar previamente el botón Modificar del menú principal.
Desglose I.V.A.
Pulsando el botón Desglose I.V.A. en la pestaña Económicos se abre una pantalla en la que se muestran los distintos tipos de I.V.A. desglosados:
3- Observaciones
En esta pestaña dispone de un espacio en blanco para anotar observaciones relacionadas con el pedido. Las Observaciones internas sólo se reflejarán en ActivaERP. Sin embargo, aquellas que anote en las pestañas Presupuesto, Pedido, Albarán o Factura, aparecerán reflejadas en el documento correspondiente.
Recuerde que para editar estos datos deberá pulsar previamente el botón Modificar del menú principal.
4- Otros datos
En esta pestaña se encuentran los siguientes datos:
Otros datos del pedido
- Tipo documento: el tipo de pedido (pedido de material, etc). Para crear más tipos de documento consulte el apartado Tipos de documentos.
- Veces impreso: número de veces que ha sido impreso el documento.
- Firmado: indica si ha sido firmado el documento. Haciendo clic sobre el hipervínculo Firmado podrá consultar la firma. Tenga en cuenta que para la firma de documentos es necesario disponer de una tableta digitalizadora Wacom STU-430 Signature set.
Otros datos del cliente
Estos datos se completan automáticamente al asignar el cliente en la pantalla principal de Pedidos.
- Nombre Comercial: el nombre comercial del cliente.
- Zona Cliente: la zona del mismo. Para crear más zonas de cliente, pulse el botón con una flecha en dirección hacia la izquierda y se abrirá una pequeña pantalla en la que podrá incluir tantas zonas como desee introduciéndolos en el espacio habilitado para ello.
- Contacto: persona de contacto.
- Código estadístico: el código estadístico es un registro de valoraciones creadas por el usuario para conocer mejor los aspectos de los documentos. Por ejemplo, puede crear códigos estadísticos para indicar la captación del cliente o el grado de fidelidad del mismo (Cliente Preferencial / Nuevo / Exigente), para añadir más información relacionada con los cambios de estado del documento (Demasiado caro, Mejor servicio, Mejor atención al cliente) como también para indicar grupos de servicios o productos y así conocer cuales son los servicios que tienen más éxito en su negocio.
Recuerde que para editar estos datos deberá pulsar previamente el botón Modificar del menú principal.
5- Autorización
Esta pestaña tiene relación con los diferentes permisos que tienen los usuarios de ActivaERP en su negocio. De este modo, un usuario puede generar un pedido pero depende de otro usuario con más permisos dentro de la empresa para que lo autorice. En esta pestaña, el usuario con los permisos correspondientes podrá autorizar el pedido marcando el campo Autorizado e introducir a su vez la fecha de autorización. Además, podrá introducir la persona que autoriza el pedido en el campo Persona autorizada y la firma de autorización del mismo.
Recuerde que para editar estos datos deberá pulsar previamente el botón Modificar del menú principal.
6- Envío
En esta pestaña se encuentran los datos de envío y transporte del pedido, así como el peso y los portes del mismo:
Estos datos se completan automáticamente basándose en la información especificada en el apartado Características de los productos introducidos en el pedido, así como los datos de Direcciones del cliente al que se le asigna el pedido.
Forma de envío y transportista
- Forma envío: la forma de envío del pedido. Más información: Formas de envío.
- Transportista: el transportista asignado. Más información: Transportistas.
Puede crear nuevas formas de envío y transportistas pulsando el botón con flecha en dirección a la izquierda de cada uno de los campos, introduciéndolos directamente en el campo habilitado para ello.
Peso
- Peso neto: peso neto total del pedido.
- Peso bruto: peso bruto total del pedido.
Portes
- Portes: indique si los portes son pagados o debidos.
- Total portes: importe total de los portes del pedido.
Dirección y teléfonos
En la parte inferior derecha de la pantalla se encuentra el botón de direcciones y teléfonos, donde podrá consultar y modificar los datos relacionados con la dirección, teléfonos y correo electrónico del cliente. Estos datos, como ocurría anteriormente, se completan de manera automática al asignar el pedido al cliente deseado.
