Presupuestos

Esta pantalla está destinada a la gestión de presupuestos a clientes, cuyo objetivo principal es el cálculo anticipado de una obra, un servicio o la compra de un conjunto de productos con unas condiciones determinadas (descuentos, cantidades, fechas de entrega, etc). A través del presupuesto, se crea un plan de gastos que quedará pendiente de aceptación por parte del cliente.

ÍNDICE DE CONTENIDOS

• Acceso a Presupuestos
• Menú principal
• Datos del cliente
• 1- Líneas
  • Columna de producto
  • Columna de Totales
  • Otras opciones
    • Ir al producto
    • Ir a pedido destino
    • Ir a albarán destino
    • Generar prepedido
    • Importar líneas desde archivo Excel
    • Desplazar líneas de productos: subir línea y bajar línea
    • Precios productos: incrementar y restablecer precios originales
    • Insertar encabezado en el presupuesto
  • Configuración: Indicar encabezado y pie de página al generar un albarán desde un presupuesto de cliente
• 2- Económicos
  • Beneficio
  • Desglose I.V.A.
• 3- Observaciones
• 4- Otros datos
• 5- Autorización
• 6- Envío
  • Dirección y teléfonos

EJEMPLOS

• Cómo guardar un presupuesto en PDF
• Añadir columnas Unidades Caja, Caja y Unidades para el cálculo automático de unidades de productos en cajas
• Añadir columna Producto o Servicio Regalo

Acceso a Presupuestos

Se puede acceder a la pantalla Presupuestos de dos formas:

1. Seleccionando la pestaña Ventas (1) y a continuación, pulsando el botón Presupuestos (2):

2. Seleccionando la pestaña Inicio (1) y a continuación, pulsando el botón Presupuestos (2):

Menú principal

1. Nuevo F12: para crear un nuevo presupuesto.
2. Modificar F11: para modificar alguno de los datos de un presupuesto ya creado.
3. Borrar registro Supr: para eliminar el presupuesto seleccionado.
4. Buscar F2: para buscar dentro del registro de presupuestos. ​Más información: Búsqueda de registros.
5. Filtros: para aplicar filtros. ​Más información: Configuración de filtros.
6. Refrescar F5: para actualizar el presupuesto activo.
7. Listados: para consultar y generar listados. ​Más información: Listados.
8. Adjuntar archivos: para adjuntar archivos. ​Más información: Sistema de Gestión Documental.
9. Imprimir: para imprimir el presupuesto actual F8 o un conjunto de presupuestos Ctrl + F8. Para imprimir un conjunto de presupuestos, deberá rellenar previamente los siguientes parámetros de selección:
   
   Una vez rellenados los parámetros necesarios, finalice el proceso pulsando el botón Imprimir:
   
   La opción "Según configuración del cliente" aplicará la configuración especificada en el apartado Impresos y documentos de Enlace Serie-Clientes.
   
   EJEMPLO: Guardar Presupuesto en PDF en solo dos pasos.
    
10. Cambiar serie presupuesto: cambia la serie del presupuesto actual por otra. ​Más información: Cambiar serie.
11. Duplicar presupuesto: crea un nuevo presupuesto a partir del presupuesto abierto. Es una acción muy útil para crear "presupuestos plantilla" con los servicios o productos más comunes de su negocio. De esta manera, solamente deberá modificar los datos del cliente. Por ejemplo: si para la realización de una obra simple necesita un número determinado de productos, bastará con especificar los datos de un cliente contado en la parte de datos de cliente e incluir en las líneas todos los productos y servicios necesarios para su realización y guardarlo. Cuando lo necesite para ofrecérselo a un cliente, podrá duplicarlo y sustituir los datos del cliente contado por los del nuevo cliente.
12. Documentación: abre un editor de texto en el que podrá anotar información relacionada con el presupuesto. ​Más información: ​Documentación en documentos.
    
13. Generar OT: permite generar una o varias Órdenes de Trabajo para el presupuesto. ​Más información: Generar O.T. y Vincular O.T.
14. Generar Pedido: procesa el presupuesto abierto para generar un pedido de cliente. Le aparecerá un mensaje de aviso en el que deberá confirmar que desea generar un pedido a partir del presupuesto. ​Más información: Generar pedido.
15. Generar albarán: crea un albarán de cliente a partir del presupuesto seleccionado. Le aparecerá un mensaje de aviso en el que deberá confirmar que desea generar un albarán a partir del presupuesto. ​​Más información: Generar albarán.
16. Anticipos: para acceder a la Gestión de anticipos del documento activo. ​Más información: Anticipos.

EJEMPLO: Guardar Presupuesto en PDF en solo dos pasos
PASO 1: Pulse el botón Imprimir o la tecla F8 de su teclado.
PASO 2: Seleccione la opción Generar PDF y pulse el botón Guardar o la tecla F8 de su teclado.
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Datos del cliente

En la parte superior de la pantalla se encuentran los datos principales del cliente:

• Cliente, Nombre fiscal y N.I.F.: Código de cliente, nombre fiscal del mismo y su número de identificación fiscal.
• Serie: Serie a la que pertenece el presupuesto.
• Número: Número de presupuesto. Pulsando la tecla intro de su teclado, se asignará el próximo número de presupuesto disponible.
• UDS: Unidad de Servicio asignada.
• %Dto.: Descuento de cabecera. Se aplica a la totalidad del presupuesto.
• Fecha: la fecha del presupuesto.
• Tipo: Escoja entre Presupuesto o Factura Proforma. La Factura Proforma es un modelo que carece de validez fiscal y contable y sirve para presentar los detalles que serán incluidos posteriormente en la factura definitiva. Es utilizada comunmente para informar a los clientes de una futura factura definitiva o para informar del valor final que se deberá pagar en situaciones en las que el acuerdo comercial se produce entre dos países y los productos del mismo deben pasar por aduanas. También es utilizada como justificante o compromiso de inversión a realizar para la solicitud de subvenciones o financiaciones externas ya que, aunque no tenga validez fiscal, sí acredita la existencia de una actividad.
• Situación: la situación del presupuesto. Puede ser: Pendiente, Aceptado o Rechazado. Esta información es muy útil para la elaboración de estadísticas y listados.
• Almacén: El almacén principal del cual provienen los productos detallados en el presupuesto. Es muy importante que esta información esté correctamente completada para que no se provoquen errores de stock, especialmente para empresas con varios almacenes.​ Una vez creado el documento será en este almacén donde se verán registrados los movimientos de productos. Dichos movimientos pueden ser revisados en la pantalla Movimientos de productos. Por otro lado, utilice el Selector de columnas para añadir la columna Almacén a la hora de añadir productos y servicios y así poder modificar uno a uno el almacén desde el cual se desea hacer movimientos. Recuerde que la asociación de un almacén a un producto concreto prevalecerá frente a la información especificada en este campo. ​Más información: Almacén.
  

1- Líneas

A continuación, dentro de la pestaña Líneas, se encuentran las líneas en las que especificar los productos o servicios del presupuesto. En el campo del código, al crear un nuevo presupuesto o modificarlo, se habilitarán los botones de Búsqueda de registros F2 y el botón de Mostrar registro Ctrl + F2 (recuadro rojo en la imagen).

Además, todos los campos de la línea se rellenarán automáticamente con lo especificado en el registro del producto o servicio, pero son perfectamente editables (excepto la columna de Totales):

• Descripción: el nombre del producto o servicio.
• Precio: el PVP del producto o servicio.
• Cantidad: unidades del producto o servicio.
• Descuento de línea: descuento a aplicar en la línea, es decir, solamente en ese producto o servicio.
• Tipo de I.V.A.: el tipo de I.V.A. a aplicar.
• Opcional: marcando esta opción la línea se convierte en un campo meramente informativo. De este modo, usted informa al cliente de la posibilidad de incluir a su pedido este producto o servicio. Suelen ser productos relacionados con el resto de productos ya especificados, se señala el precio y los posibles descuentos a aplicar, pero no se suma a la totalidad del precio del presupuesto. Por ejemplo, un cliente le pide un presupuesto de muebles básicos para una habitación (mesita, estructura de cama, sillas, armarios, etc) y usted quiere añadir un conjunto de alfombras y cortinas que creen que pueden interesarle, pero que no le ha solicitado previamente a la hora de pedirle el presupuesto.

A su vez, también puede incluir en el presupuesto productos o servicios que no estén registrados en ActivaERP escribiéndolos directamente en la columna de Descripción del mismo.

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Columna de producto

La columna de Producto se encuentra a la derecha de la pantalla y, seleccionando cada una de las líneas del producto, le ofrece información específica del mismo relacionada con la venta y el stock del mismo:

Venta

• P.V.P.: Precio de venta al público.
• P.V.P. + I.V.A.: Precio de venta al público más Impuesto sobre el Valor Añadido.

Última venta cliente

• Albarán: fecha del último albarán en el que el cliente compró dicho producto. Pulsando sobre la fecha se abrirá el albarán correspondiente.
• Precio: precio al que se le vendió en dicho albarán.

Stock

• Stock: el stock físico del producto.
• Stock disponible: el stock físico del producto más las unidades pendientes de recibir menos las unidades pendientes de servir.
• Pend. recibir: stock pendiente de recibir.
• Pend. servir: stock pendiente de servir.
• Un. reservadas: unidades reservadas del producto.

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Columna de Totales

La columna de Totales se encuentra debajo de la de Producto, y especifica los siguientes datos:

Bruto

• Bruto: total bruto del presupuesto.
• Portes: total precio portes del presupuesto.
• Dto.: total descuento de encabezado.

Totales

• Base I.: suma de los importes sin I.V.A.
• I.V.A.: total I.V.A.
• I.R.P.F.: total I.R.P.F.
• Rec. Eq: Total recargo de equivalencia.
• Total: suma de la base imponible y el total I.V.A.

Otras opciones

Ir al producto

Consulte el apartado Ir al producto de Pedido de cliente.

Ir a pedido destino

Una vez se genera un pedido a partir de un presupuesto, podrá consultar el pedido destino del mismo haciendo clic con el botón derecho del ratón sobre cualquiera de las líneas del presupuesto y seleccionando la opción Ir a pedido destino, tal y como se indica en la siguiente imagen:

Ir a albarán destino

Consulte el apartado Ir a albarán destino de Pedido de cliente.

Generar prepedido

Haga clic con el botón derecho sobre la línea del producto para solicitar un prepedido de proveedor del mismo:

Se abrirá la pantalla de Generación de prepedido en la que, si lo desea, podrá indicar la cantidad de producto a prepedir y las observaciones correspondientes. Una vez detallado, pulse aceptar para finalizar el proceso.

Importar líneas de productos desde un archivo Excel

Consulte el apartado Importar líneas de productos desde un archivo Excel de Pedido de cliente.

Insertar encabezado

Consulte el apartado Añadir manualmente un encabezado de Pedido de cliente.

Desplazar líneas de productos: subir línea y bajar línea

Consulte el apartado Desplazar líneas de productos: subir línea y bajar línea de Pedido de cliente.

2- Económicos

En la pestaña Económicos se encuentran los siguientes datos:

Datos económicos

• Tarifa: la tarifa de precios de producto a aplicar. Por defecto, el orden de prioridad de las tarifas es el siguiente:

1. Unidades de Servicio
2. Enlace serie/cliente
3. Ficha del producto

Es decir, si se especifica una Unidad de Servicio, la Tarifa por defecto especificada en este campo será la que esté señalada en la configuración de la misma, y así sucesivamente. Aún así, este campo es perfectamente editable y se puede modificar en el caso de que se quiera aplicar otra tarifa.

• Comisionista y % Comisión: Introduzca el comisionista y el porcentaje de comisión. ​Más información: Vendedores.
• Forma pago: la forma de pago se aplicará por defecto siempre teniendo en cuenta la Prioridad de aplicación de Formas de pago. ​Más información: Formas de pago.
• Banco empresa: banco de empresa asociado al presupuesto. ​Más información: Bancos de la empresa.
• Tasas: Suma de las tasas aplicadas en los productos.

Datos bancarios del cliente

• Entidad e I.B.A.N.: Entidad e I.B.A.N. de la cuenta bancaria del cliente.

Además, dentro de la pestaña Económicos, se encuentran las siguientes opciones:

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Beneficio

Pulsando el botón Beneficio se abre una pantalla en la que se muestran los márgenes de beneficio teniendo en cuenta el Coste del producto, el Coste medio del producto o el Coste línea del documento.

Para ello, simplemente seleccione la opción deseada en la parte inferior izquierda de la pantalla y pulse el botón Recalcular para refrescar los datos.

• Total coste: suma total de los costes de los productos.
• Art. sin coste: suma total de la venta de líneas sin código de producto y, por tanto, sin coste relacionado.
• P.V.P.: suma total de la venta de todos los productos.
• Margen: margen de beneficio de todas las líneas.
• % Margen: porcentaje del margen de beneficio.

Desglose I.V.A.

Pulsando el botón Desglose I.V.A. se abre una pantalla en la que se muestran los distintos tipos de I.V.A. desglosados:

3- Observaciones

En esta pestaña dispone de un espacio en blanco para anotar observaciones relacionadas con el presupuesto. Las Observaciones internas sólo se reflejarán en ActivaERP. Sin embargo, aquellas que anote en las pestañas Presupuesto, Pedido, Albarán o Factura, aparecerán reflejadas en el documento correspondiente.

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4- Otros datos

En esta pestaña se encuentran los siguientes datos:

Situación del presupuesto

El cambio de situación de un presupuesto le ayuda a llevar un control sobre el mismo, pudiendo crear todos los motivos que necesite y añadiendo la fecha correspondiente a la última actualización del mismo.

• Fecha: la fecha en la que se produce el cambio de situación.
• Motivo: el motivo por el cual se cambia de situación. Para crear nuevos motivos, pulse el botón con una flecha en dirección hacia la izquierda y se abrirá una pequeña pantalla en la que podrá incluir tantos motivos como desee introduciéndolos en el espacio habilitado para ello.

• Procesado: se marcará automáticamente una vez se procese el documento.
• Veces impreso: número de veces en las que se ha impreso el documento.

Otros datos del cliente

Estos datos se completan automáticamente al asignar el cliente en la pantalla principal de Presupuestos.

• Nombre Comercial: el nombre comercial del cliente.
• Zona Cliente: la zona del mismo. Para crear más zonas de cliente, pulse el botón con una flecha en dirección hacia la izquierda y se abrirá una pequeña pantalla en la que podrá incluir tantas zonas como desee introduciéndolos en el espacio habilitado para ello.

• Contacto: persona de contacto.
• Código estadístico: el código estadístico es un registro de valoraciones creadas por el usuario para conocer mejor los aspectos de los documentos. Por ejemplo, puede crear códigos estadísticos para indicar la captación del cliente o el grado de fidelidad del mismo (Cliente Preferencial / Nuevo / Exigente), para añadir más información relacionada con los cambios de estado del documento (Demasiado caro, Mejor servicio, Mejor atención al cliente) como también para indicar grupos de servicios o productos y así conocer cuales son los servicios que tienen más éxito en su negocio.

5- Autorización

Esta pestaña tiene relación con los diferentes permisos que tienen los usuarios de ActivaERP en su negocio. De este modo, un usuario puede generar un presupuesto pero depende de otro usuario con más permisos dentro de la empresa para que lo autorice. En esta pestaña, el usuario con los permisos correspondientes podrá autorizar el presupuesto marcando el campo Autorizado e introducir a su vez la fecha de autorización. Además, podrá introducir la persona que autoriza el presupuesto en el campo Persona autorizada y la firma de autorización del mismo. Dicha firma de autorización también coincide con el código que le entrega el cliente a la hora de presentar el presupuesto.

6- Envío

En esta pestaña se encuentran los datos de envío y transporte del presupuesto, así como el peso y los portes del mismo:

Forma de envío y transportista

• Forma envío: la forma de envío de la mercancía. ​Más información: Formas de envío.
• Transportista: el transportista asignado. ​Más información: Transportistas.

Puede crear nuevas formas de envío y transportistas pulsando el botón con flecha en dirección a la izquierda de cada uno de los campos, introduciéndolos directamente en el campo habilitado para ello.

Peso

• Peso neto: peso neto total del presupuesto.
• Peso bruto: peso bruto total del presupuesto.

Portes

• Portes: indique si los portes son pagados o debidos.
• Total portes: importe total de los portes del presupuesto.

Direcciones y teléfonos

En la parte inferior derecha de la pantalla se encuentra el botón de direcciones y teléfonos, donde podrá consultar y modificar los datos relacionados con la dirección, teléfonos y correo electrónico del cliente. Estos datos, como ocurría anteriormente, se completan de manera automática al asignar el presupuesto al cliente deseado.

Consulte también...

• Clientes
• U.D.S.
• Vendedores