Productos

La pantalla Productos almacena toda la información relacionada con el registro de los productos: stocks, almacenes, distintas tarifas de precios, información de descuentos y promociones, proveedores, códigos de barras y referencias asociados, etc.


Desde esta pantalla, entre otras muchas opciones usted podrá:

  • Añadir imágenes y elementos de archivos vinculados al producto.
  • Importar productos de manera masiva mediante un archivo Excel.
  • Visualizar el producto en los distintos documentos generados que contengan el mismo en ActivaERP.
  • Añadir notas e incidencias totalmente personalizables para que avisen a uno o más operarios según sus preferencias.
  • Especificar información de precios, tarifas y descuentos.
  • Incluir distintos proveedores relacionados con el producto y sus respectivas condiciones de precio y descuentos.
  • Consultar y modificar el stock del producto en los distintos almacenes así como la fecha de los últimos movimientos de compra y venta, pedidos e inventarios.
  • Asociar códigos de barras y referencias al producto.
  • Crear Kits de productos.
  • Editar las características del producto tales como las dimensiones y peso del mismo, los formatos y la procedencia del mismo: compra o producción propia.

ÍNDICE DE CONTENIDOS


EJEMPLOS


Acceso a Productos

Para acceder a la pantalla Productos puedo hacerlo de dos formas: seleccionando la pestaña Almacén y luego el botón Productos:

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o directamente desde la pestaña Inicio pulsando el botón Productos:

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A continuación, se abrirá la pantalla de Productos con el último producto creado en ActivaERP.

Pantalla Productos

La pantalla Productos consta de un menú superior con las siguientes opciones:

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  1. Nuevo F12: para crear un nuevo producto.
  2. Modificar F11: para modificar un producto ya creado.
  3. Borrar registro Supr: para eliminar el producto seleccionado.
  4. Buscar F2: para buscar dentro de los registros de productos. 🔎​Más información: Búsqueda de registros.
  5. Filtros: para aplicar filtros de productos. 🔎​Más información: Configuración de filtros.
  6. Refrescar F5: para actualizar el registro activo.
  7. Listados: para mostrar los listados relacionados con los productos. 🔎​Más información: Listados.
  8. Adjuntar archivos: para adjuntar archivos. 🔎​Más información: Sistema de Gestión Documental.
  9. Duplicar: para duplicar el producto actual. Especialmente útil cuando se necesita crear un nuevo producto que cuenta con la mayoría de características que otro ya creado previamente.
  10. Movimientos: abre el formulario de movimientos para el producto seleccionado.
  11. Precios especiales: abre la pantalla de Precios Especiales para el producto. 🔎​Más información: Precios Especiales.
  12. Importación y actualización de productos: para importar productos desde un archivo Excel. 🔎​Más información: Importar productos desde un archivo Excel.
  13. Producto en Documentos: abre una ventana que permite visualizar los documentos en los que se ha insertado el producto en concreto. 🔎​Más información: Buscar productos en documentos.
  14. Lotes: permite gestionar los lotes de productos existentes o la creación de nuevos.

Pantalla de Productos

En la zona inferior al menú de la pantalla Productos encontramos los datos genéricos del registro del producto:

  • Código y descripción del producto.
  • Familia y descripción de la familia a la que está asociado el producto.
  • Proveedor y Nombre fiscal del proveedor principal.

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En los campos Familia y Proveedor, pulse el botón de tres puntos (amarillo en la imagen) para buscar el proveedor o la familia a introducir y el botón de la flecha (verde en la imagen) para visualizar el registro de la Familia o el Proveedor asociado.

💡​​Recuerde que puede personalizar esta pantalla añadiendo o eliminando campos mediante la herramienta Personalización de Pantallas.

 

El resto de campos del registro del producto se dividen en las siguientes pestañas:

1- Precios

Engloba la información relacionada con los costes, precios y descuentos del producto.

Los campos de este apartado que aparezcan marcados por defecto estarán relacionados con la configuración de los precios determinada en el registro de la Familia asociada al producto.

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  • Precio tarifa: hace referencia al precio al que vende el producto el proveedor.
  • % Dto. 1: el descuento que aplica el proveedor al producto cuando usted lo encarga.
  • %. Dto. 2:
  • Precio coste: el precio resultante del precio de tarifa menos el descuento del proveedor.
  • % Beneficio: el margen de beneficio que se quiere obtener del producto a la hora de ponerlo a la venta en el negocio.
  • PVP: precio de venta al público.
  • Tipo IVA: el tipo de IVA a aplicar en el producto. 🔎​Más información:Tipos de IVA.
  • PVP IVA: precio de venta al público con el IVA aplicado.
  • Último coste: el último coste del producto.
  • Coste medio: el coste medio del producto.
  • Coste máximo: el coste máximo del producto.
  • Coste mínimo: el coste mínimo del producto.

EJEMPLO: ¿Cómo calcular el margen de beneficio?

El margen de beneficio es la cantidad que se quiere ganar con la venta de un producto o de un servicio. Para ello, se deberá decidir un porcentaje de beneficio, es decir, un margen que tenga en cuenta el valor añadido a un servicio proporcionado por usted o, en el caso de un producto, que considere el precio de su trabajo a la hora de ofrecerlo. Tenga en cuenta que en este cálculo no se tiene en cuenta el IVA, que deberá añadirse después de haber calculado dicho margen. Una vez haya decidido qué margen aplicar, la fórmula más adecuada para calcular el margen de beneficio consiste en dividir el coste del producto o servicio entre 1 menos el resultado de dividir el porcentaje que se quiera aplicar entre 100:

x/1-(porcentaje que quiere aplicar/100)

Ejemplo teniendo en cuenta 25% margen de beneficio:

x/1-(25/100=0,25)= x/0,75

x = precio de coste del producto o servicio

De esta forma, si el coste de una unidad de producto son 15 euros y se le quiere añadir un 25% de margen de beneficio, el precio será el siguiente:

Precio de venta= 15/0,75 = 20

También se puede calcular multiplicando el coste por 100 para luego dividir el resultado de restar de 100 el porcentaje que se desea aplicar:

Precio de venta= x*100/(100-25) = 15*100/75=20

Recuerde que el margen siempre es el beneficio sobre el precio de venta y el coste es la base sobre la que este precio se calcula. Nunca calcule el margen final sobre el coste inicial. 

Más tarifas

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El botón Más tarifas (1) situado en la parte derecha de la pantalla abre la pantalla Tarifas (2) con una tabla de precios con hasta 9 combinaciones distintas. Recuerde que para editar estos campos primero, en la pantalla de registro del producto, deberá pulsar el botón Modificar (3) y posteriormente el botón Más tarifas (1).

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En definitiva, dentro de la pantalla Tarifas puede modificar cualquiera de los campos habilitados para ello (precios de tarifa y coste, porcentajes de beneficios, precios de venta al público, precios con IVA incluido y descuentos de ventas) y ActivaERP se encarga de recalcular automáticamente los datos de los otros campos relacionados (precio de coste, gastos, etc), ya sea pulsando la tecla F5, cerrando y guardando el registro del producto o pulsando el botón Recalcular precios.

💡​​Recuerde que puede personalizar esta pantalla añadiendo o eliminando campos mediante la herramienta Personalización de Pantallas.

 

Precios promoción

El botón Precios Promoción (1) abre la pantalla de Precios promoción (2) en la que se pueden introducir descuentos y precios de promoción del producto. Además, se puede especificar la fecha de inicio y finalización de la promoción. El precio del producto se cambiará automáticamente al introducirlo en un albarán. Por ejemplo, en la imagen, el Producto Ejemplo tiene un descuento promoción del 15% que estará activo desde el 01 al 29 de febrero del 2020.

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  • Precio recomendado: precio de venta recomendado del producto.
  • %Dto. promoción: porcentaje de descuento de promoción.
  • Precio promoción: el precio en promoción del producto.
  • Precio promoción con IVA: el precio en promoción del producto incluyendo el IVA.
  • Desde y Hasta: la fecha de comienzo y finalización de la promoción.

Recuerde que para editar estos campos primero, en la pantalla de registro del producto, deberá pulsar el botón Modificar (3) y posteriormente el botón Precios Promoción (1).

Recalcular precios

El botón Recalcular precios sirve para recalcular los precios del producto según la configuración vigente. Aparece desactivado salvo que se esté modificando el registro del producto. De este modo, al actualizar alguno de los campos relacionados con precios, pulsando el botón Recalcular precios, o la tecla F5, ActivaERP automáticamente actualizará todos los precios relacionados entre sí. Este botón también aparece en la pantalla Tarifas.

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Proveedores

Además del proveedor asociado en la configuración inicial del producto puede añadir otros proveedores de dicho producto con sus correspondientes precios y descuentos pulsando el botón Proveedores situado en la zona derecha de la pantalla. De este modo, se abrirá la pantalla Proveedores alternativos (2) en la que podrá añadir todos los registros de proveedores asociados a este producto. Recuerde que para editar estos campos primero, en la pantalla de registro del producto, deberá pulsar el botón Modificar (3) y posteriormente el botón Proveedores (1).

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EJEMPLO: Añadir un proveedor alternativo

Paso 1: Pulse el botón Modificar (1) y a continuación el botón Proveedores (2):

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Paso 2: Pulse el botón Nueva (1). Se abrirá la pantalla Producto: Nuevo proveedor alternativo (2). Complete los datos y luego pulse Aceptar (3):

  • Proveedor: seleccione el proveedor asociado pulsando el botón de tres puntos.
  • Referencia y descripción: la referencia (puede ser alfanumérica) y la descripción que le da el proveedor a su producto (no tiene por qué coincidir con la descripción que le haya dado usted).
  • Precio: el precio del producto.
  • Dto. 1: el posible descuento aplicado.
  • Dto. 2: el posible segundo descuento aplicado.
  • Observaciones: para anotar observaciones relacionadas con el proveedor.

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Paso 3: Observe cómo el proveedor aparece en la lista, así como también en el registro del producto aparece el número 1 entre paréntesis (1) que indica la existencia de un proveedor alternativo asociado al mismo.

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2- Descuentos

La pestaña Descuentos muestra los descuentos asociados al producto: descuentos de tarifa y descuento de caja. Este último es un campo informativo que no se aplica en ningún proceso de ActivaERP.​

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💡​​Recuerde que puede personalizar esta pantalla añadiendo o eliminando campos mediante la herramienta Personalización de Pantallas.

 

3- Características

Dentro de la pestaña Características se muestran los campos relacionados con aspectos del producto tales como las dimensiones, el peso, los formatos, la procedencia, etc. A continuación, los detallamos uno a uno:

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💡​Recuerde que para modificar estos campos debe pulsar previamente el botón Modificar situado en la parte superior del menú de la pantalla.

 

  • Procedencia: indica si el producto es comprado (Compra) o de producción propia (Producción). En el segundo caso, deberá relacionar un Escandallo.
  • Obsoleto: Al marcar esta opción se indica que se dispone de stock y que se desea continuar vendiendo el producto hasta agotar existencias y además, que no se desea realizar más pedidos al proveedor para reponer stock una vez se agote el producto.
  • Vigente: Los productos que no están vigentes no aparecen en las pantallas de búsqueda tanto en los documentos de venta como en los de compra.
  • Hasta: Al marcar esta opción se indica que el producto es obsoleto y por lo tanto no puede ser vendido ni comprado a partir de la fecha determinada. Aún así, sigue apareciendo en las búsquedas de los documentos de venta.
  • Factor Conversión: Factor de conversión que se aplica al producto entre el formato de compra y de venta del producto. Por ejemplo, se pueden comprar kilos de pintura y venderlo por litros.
  • Factor Producción: factor de conversión que se aplica al producto entre el formato de producción y de venta del producto. Por ejemplo: pueden producirse kilos de pintura y venderse por litros.
  • Es pesaje: Indica si es un producto de pesaje. Al venderse en la pantalla de TPV, ActivaERP esperará el pesaje obtenido desde la balanza.
  • Tiene lotes: indica si el producto tiene lotes relacionados.
  • Tipo Paquete: indica el tipo de paquete o embalaje que se utiliza para servir el producto. Selecciónelo haciendo clic en el botón desplegable:

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Para modificar los tipos de paquetes existentes o añadir uno nuevo, pulse el botón de la flechita (ver la siguiente imagen). A continuación, se abrirá la pantalla de Tipos de paquetes. Si desea modificar un paquete ya existente haga doble clic con el botón izquierdo del ratón sobre el mismo y se le habilitará la edición. Para crear un paquete nuevo, haga doble clic en el espacio habilitado para ello (subrayado en amarillo en la imagen) o pulse INSERT. Pulse Aceptar para guardar y cerrar el registro.

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Formatos

  • Compra: para indicar el formato de compra del producto.
  • Venta: para indicar el formato de venta del producto.
Pueden añadirse distintos tipos de formatos para la compra y la venta siguiendo el mismo proceso que el explicado anteriormente para los tipos de paquetes.

 

Composición

Espacio habilitado para indicar información acerca de la composición del producto.

Dimensiones y peso

  • No tener en cuenta las dimensiones: indique si no desea que se tengan en cuenta las dimensiones indicadas en los campos posteriores para el cálculo de precios del producto.
  • Dimensiones: escoja entre Unidad, Caja, Metro cuadrado o Metro cúbico y los campos de alto, ancho y largo en el caso de que haya seleccionado las opciones metro cuadrado o metro cúbico.
  • Unidades por caja: las unidades del producto por cada caja en el caso de que se haya seleccionado la opción Caja en el campo Dimensiones.
  • Peso: el peso de la Caja.

Alertas

Pulsando el botón Alertas situado en la parte inferior derecha de la pantalla puede gestionar las Alertas del producto:

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A continuación, se abrirá la pantalla Configurar alertas en la que podrá configurar varias alertas:

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💡​Recuerde que para modificar estos campos debe pulsar previamente el botón Modificar situado en la parte superior del menú de la pantalla.

 

  • Bloquear: marcando esta opción ActivaERP no permitirá utilizar el producto al crear un nuevo documento.

Ventas

  • Alerta Presupuesto: mostrará el mensaje de alerta en el presupuesto en el que se introduzca el pedido.
  • Alerta Pedido: mostrará el mensaje de alerta en el pedido.
  • Alerta Orden Trabajo: mostrará el mensaje de alerta en la orden de trabajo.
  • Alerta Albarán: mostrará el mensaje de alerta en el albarán.
  • Alerta Factura/Ticket: mostrará el mensaje de alerta en la factura o ticket.

Compras

  • Alerta Pedido proveedor: mostrará el mensaje de alerta en el pedido de proveedor.
  • Alerta Albarán proveedor: mostrará el mensaje de alerta en el albarán de proveedor.

Para editar el mensaje de alerta haga clic sobre el espacio en blanco en la sección Mensaje para empezar a escribir.

Finalmente, una vez editadas las alertas deseadas cierre la pantalla de configuración de alertas y pulse Guardar en la pantalla principal para guardar los cambios.

Kits

Consulte el apartado específico para configurar Kits haciendo clic aquí.

4- Información de stock

La pestaña información de stock engloba los campos relacionados con el stock del producto. A continuación le explicamos los distintos campos:

💡​Recuerde que para modificar estos campos debe pulsar previamente el botón Modificar situado en la parte superior del menú de la pantalla.

 

Control stock e inventario

  • Controlar stock: indique si quiere que se lleve control del stock del producto. Al desmarcarlo, ActivaERP no va a generar movimientos de stock.
  • Inventariable: indique si el producto es inventariable. Si se desmarca, el producto no aparecerá en los listados ni en las pantallas para realizar inventario.🔎​ Más información: Inventario.

Total stock

  • Stock: el stock físico del producto. En caso de disponer de más de un almacén, en este campo se mostrará la suma total del stock de todos ellos.
  • Stock disponible: el stock físico más las unidades pendientes de recibir menos las unidades pendientes de servir.

Unidades pendientes

  • De recibir: Unidades que se encuentran en pedidos de proveedor.
  • De servir: Unidades que se encuentran en pedidos de clientes.

Fecha movimientos

  • Última venta: fecha de la última venta del producto.
  • Última compra: fecha de la última compra del producto.

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5- Almacenes

La pestaña Almacenes muestra la información referente al stock del producto en cada uno de los almacenes configurados en ActivaERP: stock disponible, stock máximo, stock mínimo, última compra, última venta, último inventario, último pedido y ubicación. Los almacenes con stock en negativo se mostrarán en rojo a modo de aviso. Además, para obtener más información acerca de un almacén concreto, pulse el botón Ver situado en la parte inferior derecha de la pantalla:

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A continuación, se abre la pantalla Productos: Almacén con las siguientes pestañas:

Stock

Además de la información mostrada previamente en la pantalla anterior en esta pestaña se muestran las unidades pendientes de recibir así como las de servir. Además, también se muestra la información del stock, para poder añadir el stock mínimo o stock máximo que debe tener el producto. Estos dos campos son de gran utilidad por si se quieren realizar pedidos a proveedor a partir del stock mínimo o el stock máximo:

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Compras

En esta pestaña se muestra la información referente a la compra del producto:

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Ventas

En esta pestaña se muestra la información referente a las ventas del producto:

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No disponible

Marque la opción No disponible situada en la parte superior de la pantalla Productos: almacén para indicar que no se permita vender ni comprar el producto para el almacén indicado. El campo Ubicación permite indicar la ubicación del producto en el almacén seleccionado. Esta ubicación se puede visualizar en el panel lateral de los documentos de venta y compra para así saber dónde ir a buscarlo al venderlo o donde colocarlo al recibirlo.

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Ubicación

Permite indicar la ubicación del producto dentro del almacén seleccionado. 

Recuerde que para modificar estos campos debe pulsar previamente el botón Modificar situado en la parte superior del menú de la pantalla. Además, al pulsar el botón Modificar, se habilitará el botón Editar situado en la parte inferior derecha de la pantalla:

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6- Códigos y referencias

En la pestaña Códigos y referencias puede indicar los distintos códigos de barras del producto así como las referencias del proveedor y el código del fabricante:

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💡​Recuerde que para modificar estos campos debe pulsar previamente el botón Modificar situado en la parte superior del menú de la pantalla.

 

Otras opciones de la pantalla Productos

Existe la posibilidad de incorporar otras opciones dentro de la pantalla productos como la incorporación de imágenes al producto, la creación de incidencias y avisos relacionados con el producto, la posibilidad de vincular elementos de archivos así como configurar aspectos relacionados con su visualización en la web y la configuración de idiomas de la misma. Todas estas opciones se encuentran en la parte inferior de la pantalla de Productos. Como ocurre con los otros campos, para modificar las opciones de estas funciones deberá primero pulsar el botón Modificar situado en la parte superior de la pantalla.

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Imágenes

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El botón Imágenes muestra las imágenes asociadas al producto en una nueva pantalla:

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💡​Recuerde que para modificar estos campos debe pulsar previamente el botón Modificar situado en la parte superior del menú de la pantalla.

 

Para añadir una nueva imagen pulse el botón Nueva (1), se le abrirá una nueva pantalla en la que deberá seleccionar el botón Abrir (2) para seleccionar la imagen deseada en su dispositivo.

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Una vez se haya cargado la imagen, pulse Aceptar para que se adjunte al producto de manera correcta.

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La imagen aparecerá en la pantalla Producto: Imágenes. Cuando la cierre, aparecerá en el botón Imágenes un número 1 entre paréntesis indicando que el producto tiene una imagen asociada.

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Incidencias

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Mediante el botón Incidencias puede añadir incidencias asociadas al producto. Al pulsar el botón Incidencias se abre la pantalla Producto: incidencias. Para añadir una incidencia pulse el botón Nueva situado en la parte superior y a continuación se abrirá la pantalla Producto: Nueva incidencia.

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💡​Recuerde que para modificar estos campos debe pulsar previamente el botón Modificar situado en la parte superior del menú de la pantalla.

 

En la pantalla Nueva incidencia deberá rellenar los siguientes campos:

  • Fecha de la incidencia
  • Tipo de incidencia: las predeterminadas son administrativa, contable, producción o venta, pero se pueden crear más tipos de incidencias.
  • Código Incidencia: introduzca el código de incidencia.
  • Revisada: marque esta opción si ha sido revisada la incidencia y a continuación indique la fecha de revisión.
  • Operario autorizado: el operario que certifica la incidencia como revisada.
  • Descripción: notas sobre la incidencia.

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Una vez rellenados los datos pulse Aceptar. La incidencia se mostrará en el listado de la pantalla Incidencias. Haga dos clics sobre la misma o pulse el botón Modificar para visualizarla y modificarla.

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Por último, para eliminar una incidencia, haga clic con el botón derecho del ratón sobre la incidencia y pulse la opción Borrar líneas.

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Podrá acceder a la pantalla Incidencias pendientes de revisar (3) seleccionando la pestaña Terceros (1) y a continuación, pulsando el botón Indicencias sin Revisar (2).

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Notas

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Las notas son muy útiles para añadir mensajes personalizados seleccionando operarios concretos relacionados con este producto. Para añadir una nota el procedimiento es prácticamente igual que el de Incidencias. En primer lugar pulse el botón Notas. Se abrirá la pantalla Producto: notas.

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A continuación, pulse el botón Nueva. Se abrirá la pantalla Producto: Nueva nota en la que deberá especificar los siguientes campos:

💡​Recuerde que para modificar estos campos debe pulsar previamente el botón Modificar situado en la parte superior del menú de la pantalla.

 

  • Fecha Anotación
  • Avisar: marque esta opción si desea que salga un aviso en la sesión del operario que indique cuando trabaje con este producto.
  • Fecha de aviso
  • Avisar a operario: indique el operario al que desea avisar.
  • Revisado: esta opción no es editable. Indica si el opario ya ha visualizado y revisado la nota.
  • Tipo nota: escoja entre las distintas opciones Datos especiales, Información adicional, Información confidencial, ITV, Recibo.
  • Descripción: indique el texto de la nota.

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Podrá consultar las Notas pendientes de revisar seleccionando la pestaña Terceros (1) y a continuación, pulsando el botón Notas sin revisar (2).

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Archivos

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El botón Archivos sirve para vincular elementos de archivo al producto. Para ello, una vez pulsado el botón Archivos se abrirá la pantalla Producto: archivos vinculados. Pulse el botón Nuevo situado en la parte superior de la pantalla.

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Se abrirá la pantalla Producto: Nuevo registro de archivo. Rellene los siguientes campos:

💡​Recuerde que para modificar estos campos debe pulsar previamente el botón Modificar situado en la parte superior del menú de la pantalla.

 

  • Tipo vínculo: escoja entre archivo o carpeta.
  • Tipo registro: escoja entre entrada o salida.
  • Código registro: indique el código del regsitro.
  • Ruta: indique la ruta de acceso al archivo o carpeta.
  • Archivo: indique el nombre del archivo o carpeta.
  • Descripción del registro: indique una descripción del registro.

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Por último pulse Aceptar para guardar el archivo que se mostrará en el listado de la pantalla Producto: archivos vinculados.

Web

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El botón Web configura aspectos relacionados con la publicación del producto en la página web asociada así como los precios y las observaciones pertinentes. Pulsando el botón Web se abre la pantalla Productos: información web con los siguientes campos:

💡​Recuerde que para modificar estos campos debe pulsar previamente el botón Modificar situado en la parte superior del menú de la pantalla.

 

  • Publicar Web: active esta opción si desea publicar el producto en la web.
  • Precio Web: indique el precio en la web.
  • Precio Web promoción: indique el precio de promoción visible en la web.
  • Observaciones

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Idiomas

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El botón Idiomas muestra los idiomas disponibles relacionados con el producto. Para seleccionarlos una vez pulsado el botón Idiomas se abrirá la pantalla Producto: Idiomas con el listado de idiomas disponibles. Se seleccionarán todos los idiomas disponibles una vez cierre la pantalla.

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💡​Recuerde que para modificar estos campos debe pulsar previamente el botón Modificar situado en la parte superior del menú de la pantalla

 

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