Series

Las series constituyen un conjunto de facturas de numeración correlativa que comparten características determinadas de tipos de IVA, IRPF, almacenes, etc.



De esta forma, las series se utilizan para configurar la organización de la empresa teniendo en cuenta múltiples perspectivas del negocio: la base legal, los recursos, la estructura, los procesos de gestión o la infraestructura del mismo. Probablemente, en la mayoría de empresas bastará con tener una única serie para presupuestos, facturación, etc. Sin embargo, para la organización de empresas más grandes será recomendable la creación de varias series para organizar, por ejemplo, las órdenes de trabajo (reparaciones, garantías, jardines, mantenimiento, etc), la facturación (nacional, exportaciones, intracomunitarias, autoconsumo, etc), para separar tiendas o para distinguir tipos de ventas (ventas directas, indirectas, web, etc).

Por todos estos motivos, este apartado es fundamental para la correcta gestión de la empresa. En esta sección, usted podrá entre otras opciones:

  • Crear un registro de serie totalmente personalizado.
  • Asociar impresoras y módulos de formatos de impresión personalizados a cada serie.
  • Consultar los contadores de documentos asociados a la serie.

ÍNDICE DE CONTENIDOS


EJEMPLOS


Acceso a Series

Para acceder al apartado de Series pulse la pestaña Tablas (1) y acto seguido pulse el botón Series (2):

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Crear una nueva Serie

Para crear una nueva serie pulse el botón Nuevo.

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A continuación, se le habilitará la edición de los siguientes campos:

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  • Código serie: El código que desea asociar a la serie.
  • Descripción: El nombre de la serie.
  • Almacén: El almacén al que asociar la serie. Todos los documentos tomarán por defecto el almacén que especifique en este campo.
  • Rectificativa: Si quiere que las facturas pertenecientes a esta serie puedan ser susceptibles de generar una rectificativa o no. Esta opción se mostrará deshabilitada por defecto cuando cree una nueva serie.
  • Alta cliente: Si quiere que esta serie aparezca asociada automáticamente a la hora de dar de alta un cliente. Esta opción se mostrará habilitada por defecto a la hora de crear una nueva serie.

1- Contadores

Los Contadores de la serie le muestran la numeración de los documentos asociados a dicha serie. A la hora de generar una nueva serie, la numeración por defecto comenzará por el número 1.

Se pueden editar los contadores pero le recomendamos que modifique los contadores con sumo cuidado para evitar posibles problemas de numeraciones de facturas incorrectas.

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2- Económicos

En el apartado Económicos se encuentran los datos relativos a la aplicación de impuestos (IRPF, IVA) así como la Regularización de series y clientes y los Criterios de facturación de la serie.

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Configuración I.V.A.

Esta sección hace referencia a la aplicación sobre los documentos asociados a esta serie de los distintos tipos de I.V.A. Complete los campos Aplicar I.V.A, I.V.A. incluido, Tipo I.V.A. y Tipo I.V.A. Tarea según sus necesidades. Para conocer cómo crear y configurar los tipos de I.V.A. consulte el apartado Tipos de I.V.A. dentro del menú Comunes.

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Configuración I.R.P.F

Este apartado hace referencia a la aplicación sobre los documentos asociados a esta serie del I.R.P.F (Aplicar I.R.P.F) así como el porcentaje del mismo (% I.R.P.F.).

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Criterios de facturación

El botón Criterios de facturación situado en la parte inferior derecha de la pantalla le permite editar la configuración de la información dispuesta en la facturación (agrupando por cliente, por almacén, por vendedor, etc), así como las opciones de facturación de la serie (generar factura, generar presupuestos, etc).

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  • Opciones de agrupación. Las posibilidades de agrupación para la generación de facturas de la serie. Si selecciona agrupar por cliente, ActivaERP reunirá todos los albaranes pendientes de facturar de un cliente en una única factura. En el caso contrario, generará una factura por cada albarán.
Si selecciona agrupar por almacén, domiciliación bancaria, vendedor, unidad de servicio, forma de pago, forma de envío o por pedido de cliente, ActivaERP generará una factura por cada una de estas opciones del cliente. Tenga en cuenta que en estos casos deberá seleccionar también la opción Agrupar por cliente. Por consiguiente, si por ejemplo desea visualizar todos los albaranes pendientes de facturar agrupados por unidad de servicio, deberá seleccionar las opciones Agrupar por cliente y Agrupar por unidad de servicio.

 

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EJEMPLO Opciones de agrupación de facturación por unidades de servicio

Imaginemos que el cliente Ana Trujillo tiene tres unidades de servicio: Casa Jardín, Casa Campo y Casa Ciudad. Existen dos albaranes para la Casa Ciudad, dos albaranes para la Casa Jardín y un albarán para la casa Campo:

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Por consiguiente, a la hora de efectuar la facturación en lote de albaranes, si se ha especificado en la serie A que se agrupe por unidad de servicio y Ana Trujillo forma parte de dicha serie de facturación, a la hora de generar las facturas se generarán tres: una para todos los albaranes de la unidad de servicio Casa Jardín, otra para todos los albaranes de Casa Campo y otra para todos los albaranes de Casa Ciudad.

  • Opciones de generación. Los distintos documentos que se pueden generar para esta serie: presupuestos de clientes, pedidos de clientes, tickets, facturas y pre-facturas. Seleccione aquellos que considere oportunos:

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3- Documentos

En este apartado podrá configurar todos los aspectos de formato e impresión relacionados con la generación de documentos de la serie, con una pestaña para los documentos relacionados con Clientes y otra para los documentos relacionados con Proveedores:

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Clientes

En la pestaña Clientes podemos configurar los Modelos de documentos relacionados con clientes, las Impresoras, las Copias a imprimir por defecto y la Configuración de impresión múltiple.

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  • Modelos: escoja pulsando el botón desplegable situado en la parte derecha del campo el modelo más conveniente para cada tipo de documento: Orden trabajo, Albarán cliente, Ticket, Recibo, etc.
  • Impresoras: A continuación, le explicamos  cómo configurar una impresora paso a paso:
    PASO 1: Pulse el botón Modificar del menú principal para habilitar la edición:
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    PASO 2: Pulse el botón con tres puntos situado en la parte derecha del campo:
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    PASO 3
    : A continuación, se abrirá una pequeña pantalla en la que deberá indicar la impresora que desee utilizar para la impresión de dicho documento. Una vez haya indicado la impresora en el recuadro correspondiente, pulse Aceptar para cerrar la pantalla. Finalmente, pulse Guardar para guardar los cambios:
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En el caso de contar con varias impresoras en la empresa, ActivaERP es capaz de reconocer un nombre común en impresoras que se han configurado con distintos nombres en los diversos equipos del negocio. Es decir, si en el equipo "1" la impresora "B" ha sido configurada con el nombre CANON MFC1245, y en el equipo "2" la impresora "B" se ha configurado con el nombre CANON COLOR, bastará con indicar en el campo Impresoras la palabra "CANON" para que ActivaERP la reconozca. Sin embargo, en el caso de que en el mismo negocio exista una red con diferentes marcas y modelos de impresora, será conveniente renombrarlas en cada equipo para que tengan un nombre en común y, de este modo, facilitar que ActivaERP pueda encontrarlas.

 

  • Número de Copias: escriba las copias que se imprimirán automáticamente cada vez que se imprima el documento.
  • Configuración de impresión múltiple: para acceder pulse el botón con tres puntos situado en la parte central derecha de la pantalla. A continuación, se abrirá una pantalla para la configuración de impresión múltiple para el tipo de documento que haya seleccionado. En la siguiente imagen se ha seleccionado el Presupuesto Cliente de la Serie A:

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A continuación le aparecerá un listado de impresoras disponibles. Escoja las impresoras que considere oportunas y guarde la configuración.

Proveedores

La pestaña Proveedores ofrece las mismas opciones (modelos, impresoras y copias) para los documentos relacionados con los proveedores. Configure estos campos según sus preferencias pulsando los botones situados a la derecha de cada campo:

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Cabecera y pie de página

Haciendo clic sobre el botón Cabecera y pie de página se abrirá la pantalla de configuración para estos dos elementos que se incluirán directamente en la factura generada perteneciente a esta serie:

  • Cabecera: existe la posibilidad de rellenar 10 campos de información para la cabecera del documento pero solamente se visualizan los 6 primeros en el documento final. En el caso de que necesitara que se vieran más campos contacte con nosotros.
    • Cabecera 1 de página: introduzca el NOMBRE DE SU EMPRESA.
    • Cabecera 2 de página: introduzca el NIF DE SU EMPRESA.
    • Cabecera 3 de página: introduzca la DIRECCIÓN DE FACTURACIÓN DE SU EMPRESA.
    • Cabecera 4 de página: introduzca el NOMBRE DE CONTACTO DE SU EMPRESA.
    • Cabecera 5 de página: introduzca el NÚMERO DE TELÉFONO DE SU EMPRESA.
    • Cabecera 6 de página: introduzca el CORREO ELECTRÓNICO DE SU EMPRESA.

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  • Pie de página: existe la posibilidad de rellenar 10 campos del documento pero solamente se muestra el primer pie de página en el documento final. Si necesita que se habiliten más campos contacte con nosotros.
    • Pie 1 de página: introduzca MÁS INFORMACIÓN RELACIONADA CON SU EMPRESA.

 

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Llegados a este punto y habiendo completado todos los parámetros descritos anteriormente pulse Guardar para que se guarde de manera definitiva el registro de la nueva Serie.

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Regularizar series y clientes

En el caso de tener varias series funcionando o en el caso de haber creado una nueva serie y querer asignarla a todos sus clientes existentes, puede hacer cambios y regularizar la asociación de series y clientes pulsando sobre el botón Regularizar series y clientes situado en la parte inferior derecha de la pestaña Económicos. A continuación, se le abrirá una pequeña pantalla con tres opciones:

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  • Insertar la serie actual a todos los clientes: mediante esta opción asigna la serie seleccionada a la totalidad de los clientes creados en su ActivaERP en el momento de su aplicación.
  • Insertar la serie actual a todos los clientes con los parámetros de la serie: asocia la serie seleccionada a todos los clientes con los parámetros de la serie que elija en el desplegable habilitado para ello:

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  • Insertar todas las series a todos los clientes: para que se asocien todas las series creadas en ActivaERP a todos los clientes creados en ActivaERP en el momento de su aplicación.
Recuerde que cualquiera de estas regularizaciones se aplicará a los clientes y series ya creados en el momento de su aplicación. De este modo, todos los cambios que realice después de la regularización (altas de clientes, nuevas series, etc) seguirán rigiéndose en función de los parámetros estabelecidos previamente en el registro de las series.

 

Modificar una serie

Para modificar una serie pulse el botón Modificar situado en la parte superior de la pantalla. Se habilitarán todos los campos para su edición. Una vez haya realizado todas las modificaciones pulse el botón Guardar antes de cerrar.

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Eliminar una serie

Para eliminar una serie pulse el botón Eliminar situado en la parte superior de la pantalla. Le aparecerá un mensaje de aviso para que comprobar si realmente desea eliminar esta serie. Pulse para eliminarla definitivamente.

No es recomendable eliminar una serie ya que altera los documentos previamente generados y asociados a la misma.

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