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VeriFactu

Veri*Factu es un sistema de facturación verificable creado por la Agencia Tributaria de España (AEAT) para mejorar la transparencia financiera, a través de la Ley Antifraude (Ley 11/2021) que tiene como objetivo combatir el fraude fiscal. 

ÍNDICE DE CONTENIDOS

Ley Antifraude 11/2021

La Ley Antifraude 11/2021*, introduce importantes cambios para empresas, especialmente en el ámbito del software de gestión y facturación, con el objetivo de luchar contra el fraude fiscal. Esta ley ya está en marcha, y no solamente afectará al ámbito informático, si no que también hay otros requisitos que las gestorías trasladarán a las empresas. 

En cuanto a la parte informática, esta ley afecta a programas informáticos de facturación, concretamente, a las facturas generadas. Es decir, no tiene ninguna aplicación sobre presupuestos, pedidos, albaranes o contabilidad. Las empresas de software como Binary estamos obligadas a desarrollar o actualizar nuestras soluciones para cumplir con esta normativa antes del 1 de julio de 2025.

Esta ley requiere el envío de toda la facturación de la empresa a la AEAT. Cualquier factura que se haga con cualquier programa informático de facturación (todas las series, todas las facturas, todas las empresas) será enviada automáticamente a la AEAT en tiempo real, sin ningún tipo de excepción. Lo que quiere la AEAT a través de esta ley es centrarse en las empresas de tecnología. Antes, se enfocaba en auditar a las empresas directamente, pero ahora va a centrarse en controlar a través de las empresas de software. De esta forma, si las empresas de software homologadas no cumplen con la ley, se verían expuestas a posibles sanciones de incluso 150.000 € por ejercicio y empresa. 

 

¿Qué se envía a la AEAT?

No se enviará la factura tal cual, si no el registro de facturación, que, una vez creada una factura, el programa informático creará automáticamente.

 

¿Qué es un registro de facturación?

Es una información inalterable que guarda todos los movimientos que se han hecho con la factura. Este registro de facturación incluirá una serie de datos, entre los cuales, destacan: NIF y Nombre Fiscal del Emisor; NIF y Nombre Fiscal Receptor; Serie; Número; Fecha Factura; Importe; Fecha registro facturación; SIF (Sistema Informático de Facturación) y Hash. No tiene nada que ver con los registros contables. 

 

¿Qué es el SIF (Sistema Informático de Facturación)? 

La mayoría de las empresas que utilizan Activa ERP no tendrán que realizar ningún cambio para cumplir con este requisito. Sin embargo, algunas gestionan dos NIFs dentro del mismo sistema. Es decir, en estos casos, dado que los clientes y productos suelen ser los mismos, operan en ActivaERP como una sola entidad, sin la necesidad de crear empresas independientes.

No obstante, dado que legalmente se trata de dos empresas distintas, la AEAT exige que la facturación de cada una se identifique mediante un SIF único. Para garantizar el cumplimiento de esta normativa, Activa ERP enviará los registros de forma secuencial, según lo establecido por la AEAT, asegurando la correcta definición de los SIFs para cada NIF.

 

¿Qué es el HASH? 

El HASH es un valor, una cadena de caracteres generada a partir de los datos de la factura (serie, NIF, etc), que asegura que no se haya modificado desde su emisión, con el objetivo de garantizar la integridad e inalterabilidad de las facturas enviadas. Es decir, si los datos cambian o se elimina un registro, el valor HASH también lo hará, alertando a la AEAT sobre posibles manipulaciones de la cadena. Así, el HASH ayuda a asegurar que las facturas sean inmutables y auténticas. Este proceso estará integrado informáticamente en Activa ERP.

 

 ¿Cuáles son los plazos de aplicación de la Ley Antifraude 11/2021? 

La Ley ya está ya aprobada y en vigor, por lo tanto, los plazos de adaptación marcados por la Administración son los siguientes:

  • 29 Julio 2025: Fabricantes de software (Binary) tienen que poner a disposición de los clientes la integración de VeriFactu. En el caso de Binary, estos cambios estarán ya disponibles a partir de abril del 2025 a través de una actualización.
  • 1 Enero 2026: Las empresas SL y SA tendrán que comenzar de manera obligatoria a enviar su facturación a la AEAT a través de este sistema.
  • 1 Julio 2026: Los autónomos y SC estarán obligados a enviar su facturación a la AEAT a través de este sistema.

En cuanto a Binary, a partir de abril de 2025 ya dispondremos de la actualización necesaria para implementar los nuevos requisitos en Activa ERP para que las empresas puedan activarlo cuando sea necesario. A pesar de que la obligatoriedad de la activación de este nuevo sistema para las empresas sea a partir del 1 de enero de 2026, el equipo de Binary recomienda la activación escalonada de las empresas desde el momento en el que el sistema esté en marcha.  

Todas las empresas y autónomos estarán obligadas a utilizar programas homologados, quedando terminante prohibidas la creación de facturas a través de Hojas de cálculo (Excel) ni Programas procesadores de textos (Word).

 

Las empresas que ya están integradas con el sistema SII (Suministro Inmediato de Información) no están obligadas a activar la nueva ley antifraude, aunque voluntariamente igualmente pueden integrarse. Desde Binary recomendamos que así lo hagan. 

 

 Ley de Facturación y Ley Antifraude 11/2021, ¿qué se permite?

¿Se puede modificar o eliminar una factura? Sí, se permite modificar las facturas siempre que así lo contemple la ley de facturación que especifíca si debe generarse una rectificativa o se permite la modificación directamente de la factura.

¿Se puede emitir facturas con una fecha posterior a la de hoy? No, la nueva Ley Antifraude NO permite emitir facturas con fecha posterior a la de hoy. Por tanto, Activa ERP no permitirá emitir facturas con fecha posterior a la vigente.

¿Y si la fecha es anterior al día de hoy? En este caso, SÍ permite su emisión. Activa ERP permitirá hacerlo siempre y cuando sea correlativa con los números de factura y fecha que tenga.

 

 Veri*Factu vs. No Veri*Factu

El sistema Veri*Factu está desarrollado para que se envíen los registros de facturación automáticamente, y es el sistema recomendado por la AEAT. Sin embargo, para aquellas empresas que no tengan conexión a internet, se permite el sistema No Veri*Factu. Aun así, ambos sistemas tienen que generar estos registros de facturación, almacenándolos de manera informática. La única diferencia es que con Veri*Factu se envían enseguida y con No Veri*Factu, en el caso de una inspección, se pediría que se facilitaran esos registros a la AEAT. 

Como Activa ERP está alojado en el Cloud Azure y, por tanto, dispone siempre de total conectividad, se utilizará siempre el sistema Veri*Factu para todas las empresas, dado que ofrecer las dos opciones no sería eficiente ni recomendable, teniendo en cuenta los requisitos establecidos por la Ley Antifraude.

 

 Obligatoriedad de incluir QR en las facturas para facilitar el seguimiento

Las facturas y facturas simplificadas deberán incluir un código QR que permita verificar la autenticidad de la factura de manera rápida por parte del cliente o de cualquier otra entidad de control. Este código contendrá información clave sobre la factura, lo que facilita su validación en tiempo real. De esta forma, este código redirigirá a una página web de la AEAT en la que se informará sobre su correcto envío a la Agencia. Si por el contrario, el código QR estuviese relacionado con una factura que no se ha enviado a la AEAT, la Agencia recibirá un aviso de que esta empresa no ha enviado dicha factura, hecho que podría conllevar una serie de requerimientos adicionales por parte de la AEAT.

Los códigos QR se tendrán que situar en la parte superior de la factura con unas especificaciones requeridas por la Ley Antifraude 11/2021, y serán configurados por el equipo de Binary tras el aviso de la empresa cliente al equipo técnico.

IMPORTANTE: Será indispensable tener un equipo de impresión adaptado a las necesidades de este nuevo formato.

 

Activación VeriFactu en Activa ERP

Para iniciar el proceso de activación del sistema Veri*Factu de publicación de registros de facturación a la Agencia Tributaria, pulse la opción Activar VeriFactu:

A continuación, se abrirá una pantalla de confirmación: 

Pulse el botón Activar VeriFactu para activar el proceso de sincronización.

 

IMPORTANTE: Una vez iniciado el proceso de sincronización, no se podrá revertir. Desde ese momento, Activa ERP comenzará a enviar automáticamente a la AEAT todos los registros de facturación gestionados.

 

Configuración SIF (Sistema Informático de Facturación)

El Sistema Informático de Facturación (SIF) garantiza la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación, evitando manipulaciones fraudulentas.

Las empresas que tengan diferentes NIFs, deberán por tanto indicar la configuración SIF en cada una de las series. Para ello, deberán seleccionar la opción Configuración SIF:

 

Y a continuación, indicar el SIF correspondiente para cada una de las series en el apartado correspondiente:

 

La mayoría de las empresas de Activa ERP no tendrán que hacer ningún cambio para adaptarse a este requisito. Sin embargo, SÍ tendrán que hacerlo aquelllas empresas que gestionan dos NIFs en Activa ERP como una única empresa. Por favor, tenga en cuenta que una vez activado y configurado el SIF, NO se permite hacer cambios. Si tiene dudas, por favor, consulte con nuestro equipo para que podamos asistirle durante el proceso.

 

Registros de facturación

La pantalla de Registros de facturación le permite consultar el listado y estado de los registros enviados a la Agencia Tributaria a través del proceso de sincronización Veri*Factu. Por favor, tenga en cuenta que el sistema está configurado para que el envío de los registros a la AEAT se ejecute en un tiempo máximo de un minuto. 

Para ello, deberá seleccionar la opción Registros de facturación: 

  • Fecha envío: la fecha en la que se ha enviado el registro.
  • Serie: la serie a la que pertenece el registro.
  • Nº Factura: el número de factura del registro.
  • Nombre fiscal: Es el nombre fiscal del cliente.
  • Acción:Se distinguen entre:
    • Alta: El usuario ha creado una nueva factura.
    • Modificación: El jusuario ha modificado una factura existente.
    • Baja: El husuario ha borrado una factura existente.
  • Estado: Es el estado en el que se encuentra la tramitación. Se distinguen entre:
    • Correcto: El registro se ha registrado correctamente a través del sistema VeriFactu.
    • Aceptado con errores: El registro contiene errores, pero ha sido registrado igualmente en el sistema VeriFactu. NO es necesario realizar ninguna acción o modificación adicional.
    • Incorrecto: El registro NO se ha registrado correctamente y por lo tanto, se ha generado una incidencia que debe resolverse en la mayor brevedad posible. Para ello, consulte las incidencias pendientes de resolverse desde la pantalla de Incidencias VeriFactu.
  • Descripción del error: en este apartado encontrará información sobre el origen del error. Por favor, para más información, consulte el apartado VeriFactu: Errores frecuentes.

*La Ley Antifraude 11/2021 no tiene que ver con la Ley de Factura Electrónica (Ley Crea y Crece).

Incidencias VeriFactu

Para acceder a la pantalla de Incidencias VeriFactu, seleccione la opción VeriFactu y luego, Incidencias VeriFactu. Se abrirá la siguiente pantalla:

En esta pantalla se muestra el listado de incidencias generadas por la AEAT que requieren corrección. Para resolverlas, basta con modificar la factura correspondiente; al hacerlo, se generará un nuevo registro que se enviará automáticamente al sistema VeriFactu, quedando identificado como una modificación. Una vez completado el proceso, la incidencia original aparecerá en esta misma pantalla tachada y marcada como revisada, lo que permite llevar un control claro de los ajustes realizados.

Para consultar solamente las incidencias pendientes de resolver, filtre el listado por el Estado: Pendientes de revisar:

Aspectos importantes a tener en cuenta a la hora de resolver incidencias:

  • Cuando se envía una resolución de la incidencia y esta sigue dando error, el sistema genera una incidencia nueva con el error identificado.
  • Los usuarios con rol de Administrador de la empresa, recibirán un mensaje a través del apartado de avisos cada vez que existan incidencias pendientes de resolver.
  • Le recordamos que el sistema VeriFactu NO permite la generación de facturas para una fecha posterior a la vigente. 
  • Para más dudas, consulte el apartado VeriFactu: Errores Frecuentes. 

 

Más información en el apartado VeriFactu: Errores Frecuentes