ActivaERP: el sistema ERP de gestión para empresas en el cloud. Nuestro producto le ayudará a obtener una mejor visión de su negocio, aumentando la productividad de su empresa y permitiéndole centrarse en los aspectos más importantes del mismo. Con nuestra aplicación, podrá ofrecer una imagen profesional y rigurosa frente a sus clientes y proveedores. Además, gracias a su interfaz sencilla, será capaz de detectar y solventar más ágilmente los posibles errores de administración del día a día de su empresa.
Documentación ActivaERP
Compras
Desde las pantallas de Compras podrá gestionar todos los procesos relacionados con los proveedores como el registro de sus datos, los pedidos que realice con ellos o las correspondientes facturas:
Ventas
Todas las operaciones relacionadas con las Ventas de su negocio se encuentran englobadas en el apartado de Ventas: desde la generación de descuentos y precios especiales hasta la generación de facturas o presupuestos. Consulte los siguientes apartados para aprovechar al máximo las múltiples opciones que ofrece ActivaERP:
Almacén
En la pantalla Almacenes podrá configurar los registros de los distintos almacenes de la empresa. Esta información aparece en prácticamente la totalidad de las pantallas de gestión de su negocio en ActivaERP: desde los procesos de venta o compra hasta los inventarios, los productos, los movimientos de stocks, las órdenes de trabajo, etc. Se trata de una pantalla tan sencilla como necesaria.
Cartera
Desde el apartado Cartera podrá hacer frente a todos los procesos relacionados con el cobro y pago de los servicios de su negocio: gestión de las remesas bancarias, transferencias a proveedores, cobros masivos a clientes, etc:
Producción
En el apartado de Producción se engloban los procesos relacionados con la generación de escandallos y la gestión de órdenes de fabricación:
Contabilidad
Puede contratar el módulo de Contabilidad para integrarlo junto a la gestión de su empresa en ActivaERP. De esta forma, podrá sincronizar todo lo relativo al plan contable de la empresa, consultar los extractos de cuentas contables e incluso generar automáticamente ficheros oficiales para la AEAT, entre otras muchísimas opciones.
Consulte nuestras tarifas o contacte con nuestro equipo para más información.
AnyWhere
A través de la app Activa AnyWhere, disponible por el momento exclusivamente para dispositivos con sistema operativo Android, podrá seguir gestionando y supervisando el normal funcionamiento de su negocio. Pero esta opción no se limita solamente a una cuestión de control o gestión: Activa AnyWhere facilita y optimiza la movilidad de sus operarios:
Funcionalidades comunes
Desde este apartado tendrá acceso a todas aquellas funcionalidades de ActivaERP que se encuentran presentes en multitud de pantallas ideadas para sacar el máximo rendimiento a los procesos que realice. Encontrará funcionalidades como las opciones de vista previa, los detalles más concretos de los procesos de búsqueda ya sea de terceros, de pantallas de ActivaERP o de registros e incluso, la explicación paso a paso de procedimientos básicos como la instalación de ActivaERP en su equipo. Algunas de las funcionalidades detalladas se encuentran disponibles en el apartado Utilidades de ActivaERP:
Órdenes de trabajo
Las órdenes de trabajo constituyen documentos en los que detallar especificaciones de un servicio como obras, mantenimientos, instalaciones, reparaciones, etc. De este modo, la órden de trabajo registra, a modo de historial, los materiales, las maquinarias, los lugares y tiempos de trabajo, los servicios y los datos de los operarios implicados, todos ellos datos fundamentales para la ejecución del trabajo.
ActivaConnect
ActivaConnect le permite intercambiar documentos entre empresas que estén utilizando el mismo programa. De este modo, si su cliente o proveedor utiliza también ActivaERP, su pedido, albarán o factura podrá ser importado rápida y fácilmente.
Business Intelligence
Las pantallas enmarcadas dentro del apartado Business Intelligence se fundamentan en la idea de que todas las áreas de la empresa proporcionan datos que, siendo integrados y analizados correctamente,no solo le aportan una información valiosísima de la situación de su negocio, si no que también permiten la optimización y mejora del mismo. No en vano, los accesos a las pantallas clave de análisis de datos se encuentran disponibles en el apartado de Inicio de ActivaERP:
Comunes
En el apartado Comunes se encuentran los datos que son utilizados en la gran mayoría de procesos de ActivaERP como son las formas de pago, los puntos de venta del negocio o los tipos de I.V.A. a aplicar, entre muchos otros:
Calendario
La pantalla Calendario es extremamente útil para organizar la operativa diaria de su negocio: desde la planificación del uso de la maquinaria hasta la organización del día a día de sus operarios.
Tablas
En este apartado se encuentran todos los ajustes de ActivaERP relacionados con las Ventas, Compras, CRM y Contabilidad.
Primeros pasos a verificar al inicio de una empresa
Una vez realizada la importación de los datos de su empresa en ActivaERP, deberá llevar a cabo las siguientes verificaciones.
Inbox
Con la versión de Activa ERP 20.63.1000 incorporamos por primera vez la Inteligencia Artificial a nuestro programa de gestión de empresas para ponerla al servicio de nuestros clientes. A través del apartado Inbox, usted podrá gestionar muy fácilmente todos sus documentos de gastos como tickets o facturas en cualquier formato, y Activa ERP se encargará de introducir todos los datos para que solamente tenga que revisar rápidamente la información introducida y, acto seguido, contabilizar la factura.
IMPORTANTE: Esta funcionalidad solamente está disponible para todos los usuarios que tengan el módulo de contabilidad habilitado. Si desea incluir esta funcionalidad dentro de su plan de servicios contratados, por favor, contacte con nuestro equipo.
ÍNDICE DE CONTENIDOS
Acceso a Inbox
En la pantalla de Inicio (1), seleccione Inbox (2):
En el caso de que hubiese recibido facturas pendientes de contabilizar, Activa ERP se lo indicará cambiando el icono de acceso de la siguiente forma:
Así, al acceder a la pantalla de Inbox, aparecerán los documentos pendientes de contabilizar de la siguiente forma:
Envío de documentos
Para enviar documentos a Inbox, deberá hacerlo a través de e-mail en la dirección de correo habilitada exclusivamente para su empresa que se encuentra en la parte inferior de la pantalla (1). Como puede comprobar, también se mostrará la dirección del remitente y el cuerpo del e-mail recibido (2)
Opciones del documento
Haga clic con el botón derecho del ratón sobre el documento para ver las distintas opciones disponibles:
Contabilizar
Para contabilizar un documento, haga clic con el botón derecho del ratón sobre el documento y a continuación, pulse Contabilizar:
Acto seguido, se abrirá la pantalla de Nueva Factura contable, con toda la información del documento completada automáticamente. De esta forma, solamente deberá comprobar que los datos son correctos y, una vez revisados, pulsar el botón Guardar para finalizar el proceso:
El documento se archivará automáticamente, desapareciendo de la Bandeja de entrada de la pantalla Inbox. Para volver a recuperarlo, acceda a la opción Ver archivados.
Además, Activa ERP le indicará que el documento ha sido contabilizado añadiendo el siguiente icono:
Para más información, consulte el apartado Facturas contables de nuestro manual.
Archivar
Para archivar un documento, haga clic con el botón derecho del ratón sobre el documento y a continuación, pulse Archivar:
Para volver a recuperarlo, acceda a la opción Ver archivados.
Por otro lado, también puede deshacer esta acción volviendo a hacer clic con el botón derecho del ratón sobre el documento archivado para a continuación, pulsar la opción Desarchivar:
Marcar como no leído
Para marcar como no leído un documento, haga clic con el botón derecho del ratón sobre el documento y a continuación, pulse Marcar como no leído:
Eliminar
Para eliminar un documento, haga clic con el botón derecho del ratón sobre el documento y a continuación, pulse Eliminar:
A continuación, Activa ERP le pedirá que confirme la acción. Pulse SÍ para eliminar definitivamente el documento.
Copiar
Para copiar una línea de documento, haga clic con el botón derecho del ratón sobre el documento y a continuación, pulse Copiar:
Vista preliminar
Para obtener una vista preliminar del listado de documentos, haga clic con el botón derecho del ratón sobre el documento y a continuación, pulse Vista Preliminar:
A continuación, se abrirá la pantalla de Vista Preliminar con el documento generado:
Para más información sobre esta funcionalidad, consulte el apartado Opciones de Vista Previa de nuestro manual.
Exportar datos
Para exportar el listado de documentos en formatos pdf, Excel, texto, XML, HTML o MHT, haga clic con el botón derecho del ratón sobre el documento y a continuación, pulse la opción Exportar datos, acto seguido seleccione la opción deseada:
Refrescar
Pulse el icono de Refrescar para actualizar los datos:
Configuración
Pulse el icono de Configuración para acceder a las siguientes opciones:
Reglas
En este apartado podrá configurar por un lado, el Tipo de Factura predeterminado a la hora de contabilizar documentos y por el otro, crear reglas personalizadas para su aplicación en los documentos de Inbox:
Tipo Factura predeterminado al contabilizar documentos
Seleccione en este apartado el tipo de factura que quiere que se indique por defecto en las nuevas facturas contables creadas a partir de la contabilización automática de la pantalla Inbox:
Reglas
En este apartado, podrá personalizar reglas que se aplicarán de manera automática a la hora de gestionar los documentos en la pantalla Inbox. Para crear una nueva regla, pulse el botón Nueva:
A continuación, se abrirá la pantalla de creación de Reglas. Para crear una nueva regla, en primer lugar, deberá indicar el título de la misma y si quiere que esté activa, marcando la opción Activa:
En segundo lugar, deberá indicar las condiciones. Para ello, deberá poner el cursor sobre la primera línea de condiciones para acceder a las siguientes opciones:
1. Tipo de regla: aquí deberá indicar la regla principal que afectará a todas las condiciones vinculadas a la misma:
1.1. Y: Cuando las condiciones añadidas a la regla son necesarias para que se ejecute la acción definida. Por ejemplo: Que el e-mail de origen sea un e-mail determinado:
1.2. O: Cuando la regla incluya más de una condición necesaria para que se ejecute la acción definida. Por ejemplo: Que el e-mail de origen sea un e-mail determinado u otro:
1.3. Y NO: Cuando la regla incluya más de una condición necesaria para que se ejecute la acción definida y queremos definir una condición en negativo necesaria para que se ejecute la acción definida. Por ejemplo: Que el e-mail de origen sea un e-mail determinado y que el asunto en el e-mail no contenga la información "NO CONTABILIZAR":
1.4. O NO: Cuando la regla incluya más de una condición necesaria para que se ejecute la acción definida y queremos definir una condición en negativa que podría darse para que se ejecute la acción. Por ejemplo: Que el e-mail de origen no sea un e-mail determinado o que el asunto del e-mail no contenga la información "NO CONTABILIZAR":
2. Agregar una condición: para agregar una nueva condición sitúe el cursor del ratón cerca del tipo de regla o pulse la tecla Insert o sumar:
A continuación, se añadirá la estructura de la condición para que usted pueda configurarla:
Para ello, pulse sobre la casilla para establecer su preferencia:
3. Añadir un nuevo grupo a la regla: para reglas más complejas, deberá añadir distintos grupos de condiciones. Para ello, sitúe el cursor cerca del tipo de Regla y pulse la opción de 3 puntos para seleccionar la opción Agregar grupo:
A continuación, se añadirá una nueva línea abajo:
3. Acciones a realizar: una vez configuradas las condiciones, deberá configurar una acción para las mismas. Para ello, pulse Nueva en el apartado inferior:
A continuación, se abrirá la pantalla donde deberá indicar la acción asociada a la Regla:
Una vez establecida, la acción se mostrará en el apartado de acciones. Tenga en cuenta que puede establecer varias acciones para una misma regla, siempre y cuando éstas sean compatibles entre ellas:
Pulse Aceptar para terminar la configuración. La nueva regla aparecerá en el listado de reglas. Finalmente, recuerde que haciendo clic con el botón derecho del ratón sobre la línea podrá Desactivar, Modificar o Eliminar la regla:
Contabilización automática
En el apartado de Contabilización automática podrá configurar todo lo relacionado con las configuraciones automáticas de contabilización:
1. Contabilizar automáticamente los documentos pendientes de Inbox al abrir la aplicación: al dejar marcada esta opción, Activa ERP al iniciar sesión contabilizará automáticamente los documentos que se encuentren pendientes de ser contabilizados.
2. Usuarios:
2.1. Podrán contabilizar todos los usuarios Administradores / Usuarios avanzados: marcando esta opción, se habilitan los permisos para contabilizar documentos en el Inbox para todos los Administradores y Usuarios avanzados de su empresa.
2.2. Contabilizar automáticamente solo los siguientes usuarios: para indicar manualmente los permisos para que ciertos usuarios de su empresa puedan contabilizar documentos en el Inbox.
3. Exclusiones: en este apartado podrá indicar las cuentas de proveedor o acreedor de las cuales NO desea que sus documentos sean contabilizados por Activa ERP de manera automática:
