Órdenes de trabajo

Las órdenes de trabajo constituyen documentos en los que detallar especificaciones de un servicio como obras, mantenimientos, instalaciones, reparaciones, etc. De este modo, la órden de trabajo registra, a modo de historial, los materiales, las maquinarias, los lugares y tiempos de trabajo, los servicios y los datos de los operarios implicados, todos ellos datos fundamentales para la ejecución del trabajo.

De este modo, las órdenes de trabajo le permiten una mejor organización del proyecto y un mejor control de los recursos de su empresa implicados en el mismo: planificando las fases y materiales implicados en las obras, definiendo las tareas entre los distintos operarios para mejorar el seguimiento y monitoreo de las mismas y, por consiguiente, construyendo un histórico de ejecución muy completo que prueba los servicios realizados.


ÍNDICE DE CONTENIDOS


EJEMPLOS


Acceso a Órdenes de Trabajo (O.T.)

Para acceder a la pantalla Órdenes de Trabajo seleccione la pestaña Ventas (1) y a continuación, pulse el botón Órdenes de trabajo (2):

null

Menú principal

El menú principal de la pantalla consta de las siguientes opciones:

null

  1. Nuevo (F12): para crear una nueva Órden de trabajo.
  2. Modificar (F11): para modificar el registro activo.
  3. Borrar (Supr): para eliminar el registro activo.
  4. Búsqueda de registro (F2): para buscar otras órdenes de trabajo ya creadas.🔎​Más información: Búsqueda de registros.
  5. Filtros: para aplicar filtros. 🔎​Más información: Configuración de filtros.
  6. Refresar (F5): para actualizar el registro activo.
  7. Listados: para acceder a listados relacionados con la pantalla. 🔎​Más información: Listados.
  8. Adjuntar archivos: para adjuntar archivos. 🔎​Más información: Sistema de Gestión Documental.
  9. Imprimir: para imprimir la órden de trabajo actual (F8) o una selección de órdenes de trabajo (Ctrl + F8).🔎​Más información:​ Menú principal del apartado Pedido de cliente.
  10. Cambiar serie: cambia la serie de la orden de trabajo actual por otra. 🔎​Más información:​ Menú principal del apartado Pedido de cliente.
  11. Duplicar O.T.: para duplicar la O.T. actual.
  12. Documentación: abre una ventana que permite editar la documentación de la órden de trabajo actual. 🔎​Más información:​ Documentación en documentos.
  13. Documentos relación: muestra los presupuestos y pedidos relacionados con la O.T. activa.
  14. Cambiar situación: cambia la situación de la O.T. activa de Cerrada a Abierta o viceversa, en función de la situación actual de la misma.
  15. Imputar material: abre la pantalla de imputación de material.🔎​Más información:​ Imputación de material.
  16. Imputar trabajo: abre la pantalla de imputación de trabajo.🔎​Más información:​ Imputación de trabajo.
  17. Generar albarán: genera un albarán de cliente a partir de la O.T. activa. Para generarlo la situación de la O.T. debe ser CERRADA.
  18. Albarán cliente generado: muestra el albarán de cliente generado a partir de la O.T. activa y también le permite vincular un albarán de cliente ya creado. Consulte cómo vincular y desvincular un albarán de cliente a la orden de trabajo.

 

Datos principales

A continuación se encuentran los datos principales de la Orden de trabajo:

null

  • Cliente: código del cliente al que va relacionada la O.T.. 🔎​Más información:​ Clientes.
  • Nombre fiscal: nombre fiscal del cliente.
  • NIF: número de identificación fiscal del cliente.
  • Serie: serie a la que pertenece la O.T.. 🔎​Más información:​ Series.
  • Número: número de registro de la O.T., deje el espacio en blanco para que ActivaERP asigne la siguiente numeración disponible automáticamente.
  • UDS: Unidad de servicio vinculada a la O.T.. 🔎​Más información:​ UDS.
  • %Dto: porcentaje de descuento de la O.T.
  • Fecha: fecha de creación de la O.T..
  • Almacén: código del almacén asignado por defecto a la O.T.. Una vez creado el documento será en este almacén donde se verán registrados los movimientos de productos. Dichos movimientos pueden ser revisados en la pantalla Movimientos de productos. Por otro lado, utilice el Selector de columnas para añadir la columna Almacén a la hora de imputar materiales y así poder modificar uno a uno el almacén desde el cual se desea hacer movimientos. Recuerde que la asociación de un almacén a un producto concreto prevalecerá frente a la información especificada en este campo. 🔎​Más información:​​ Almacén.
  • Ref: espacio en blanco que sirve para introducir información de referencia relativa a la O.T. como por ejemplo, el operario que recoge el material o el que se encarga del seguimiento de la obra.
  • Asunto: este campo se completa automáticamente con la información relacionada al documento asociado a la O.T. Es un campo totalmente editable.

 

Recuerde que para modificar estos datos debe pulsar el botón Modificar del menú principal.

 

1- O.T.

La pestaña O.T. concentra los siguientes datos:

null

  • Creada por: indica el usuario que ha creado la O.T.
  • Operario para: este campo está destinado a aquellos clientes que disponen del servicio Anywhere. El operario al que se le asigne la O.T. recibirá una notificación en el móvil para que se ocupe de la misma.
  • Estado y Motivo: indica el Estado de la O.T. y, a su vez, también puede especificar el motivo de dicho estado. 🔎​Más información:​​ Cómo crear Estados de O.T.
  • Categoría y prioridad: espacio destinado a indicar la categoría y la prioridad de la O.T. La prioridad indicada servirá para que el Operario encargado de la misma conozca mejor las prioridades de su trabajo, especialmente si se encuentra con varias O.T. asignadas. 🔎​Más información:​​ Cómo crear Categorías de O.T.
  • Descripción O.T.: en este campo dispone de un espacio en blanco en el que indicar los distintos detalles y aspectos de la O.T.

 

Recuerde que para modificar estos datos debe pulsar el botón Modificar del menú principal.

 

Cómo asignar una maquinaria a una Orden de trabajo

Para asignar una Maquinaria a la O.T., deberá añadir el campo utilizando el Personalizador de pantallas:

Paso 1: Pulse el botón derecho del ratón sobre la pantalla y seleccione Mostrar Pantalla de Personalizaciones:

Paso 2: Se abrirá la pantalla de personalizaciones. A continuación, seleccione la opción Maquinaria y arrástrela, manteniendo pulsado el botón izquierdo del ratón, hacia el lugar de la pantalla de Órdenes de trabajo en el que desea añadirlo y suéltelo:

El campo quedará fijado en la pantalla:

Finalmente, pulse el botón Modificar para editar el campo y añadir la Maquinaria que desee asignar a la Orden de trabajo. 🔎​Más información:​​ Maquinaria.

 

Cómo crear Estados de O.T.

Puede crear más estados de Órdenes de trabajo seleccionando la pestaña Tablas (1), a continuación pulsando el botón Ventas (2) y, por último, seleccionando la opción Estados O.T. (3):

null

A continuación, se abrirá una pantalla en la que podrá ir añadiendo más estados de O.T. insertándolas directamente en el espacio habilitado para ello. Por último, marcando la opción Cierra O.T. se indica que la O.T. se cerrará automáticamente cuando la O.T. cambie a ese estado, como por ejemplo ocurre con el estado FINALIZADA.

null

Cómo crear Categorías de O.T.

Puede crear más categorías de Órdenes de trabajo seleccionando la pestaña Tablas (1), a continuación pulsando el botón Ventas (2) y, por último, seleccionando la opción Tipos de categorías O.T. (3):

null

A continuación, se abrirá una pantalla en la que podrá ir añadiendo más categorías de O.T. insertándolas directamente en el espacio habilitado para ello.

null

 

Cómo vincular un albarán de cliente a una Orden de Trabajo activa paso a paso

PASO 1: pulse el botón Albarán cliente generado del menú principal y seleccione la opción Vincular albarán:

null

PASO 2: Acto seguido, se abrirá la pantalla Búsqueda de registros con todos los albaranes susceptibles de ser vinculados. Seleccione el albarán deseado y pulse el botón Seleccionar o la tecla F12 de su teclado:

null

PASO 3: A continuación, aparecerá un mensaje de aviso que le indica que el albarán ha sido vinculado con éxito:

null

Cómo desvincular un albarán de cliente a una Orden de Trabajo activa paso a paso

PASO 1: pulse el botón Albarán cliente generado del menú principal y seleccione la opción Desvincular albarán:

null

PASO 2: Acto seguido, se abrirá la pantalla que le muestra todos los albaranes vinculados a la Orden de trabajo. Seleccione el albarán deseado y pulse el botón Seleccionar:

null

PASO 3: Finalmente, aparecerá un mensaje de aviso que le indica que el albarán ha sido desvinculado con éxito.

null

 

2- Fases y material

En esta pestaña se concentran los datos derivados de la imputación de material y trabajo a la O.T.:

null

En la tabla se verán desplegadas todas las fases y materiales de trabajo asignados a la O.T.. Las columnas de datos son las siguientes:

  • Número de fase: número de fase asignado por ActivaERP.
  • Fecha: fecha de la creación de la fase.
  • Hora Inicio-Final: horas de inicio y final de la fase.
  • Nombre operario tarea: nombre del operario que lleva a cabo la fase.
  • Descripción de la fase: información relacionada con la realización de la misma.

 

Recuerde que puede añadir más columnas de información utilizando el Selector de columnas. Además, pulsando el botón Modificar del menú principal puede editar todos los campos relacionados con la fase.

 

Desplegando la fase se accede a los datos del material relacionado con la fase cuyas columnas hacen referencia a los siguientes datos:

  • Producto: código del producto.
  • Descripción: descripción del producto.
  • Cantidad: unidades del producto.
  • Precio: precio del producto.
  • %Dto: descuento aplicado a la línea del producto.
  • Total: precio total de la línea de producto.

 

Tenga en cuenta que una vez haya imputado el material a la fase, no podrá modificar ninguno de los campos de los productos imputados.

 

Edición de fases de Órdenes de trabajo

Haciendo doble clic con el ratón sobre la línea de la fase accederá a los datos específicos de la fase:

null

Orden de trabajo

  • Serie, Número de documento, Cliente y UDS de la Orden de trabajo a la que pertenece la fase.

Fase

Datos Generales

  • Número de fase: número de fase asignado por ActivaERP
  • Fecha: fecha de creación de la fase.
  • Operario recibe: operario al que se le asigna la fase.
  • Tarea: tarea asignada al operario. 🔎​Más información:​​ Cómo crear nuevas tareas y grupos de tareas
  • Descripción fase: espacio dedicado a la explicación del trabajo a realizar.
  • Horarios fase: fecha de inicio así como las horas de inicio y fin del trabajo a realizar.
  • Facturables: fecha de inicio, así como las horas de inicio y fin facturable del trabajo a realizar.
  • Código facturable: código facturable del trabajo a realizar. Este campo hace referencia al código facturable vinculado al operario al que se le asigna a la fase en el caso de la imputación de material. 🔎​Más información:​​ Operarios - Económicos. Para la imputación de trabajo, este código hace referencia al código facturable vinculado a la tarea asignada a la fase.
  • Cantidad y precio: cantidad y precio del código facturable.
  • Facturable:

Kilometraje y dietas

null

Kilometraje

  • Kilometraje y descripción: código y descripción del tipo de kilometraje a aplicar. 🔎​Más información:​​ Cómo crear tipos de kilometraje.
  • Precio: precio a aplicar en relación al tipo de kilometraje.
  • Kilómetros: kms realizados en la fase.

Dietas

  • Dieta y descripción: código y descripción del tipo de dietas aplicables a la fase. 🔎​Más información:​​ Cómo crear tipos de dietas.
  • Precio: precio a aplicar en relación al tipo de dieta.
  • Cantidad: número total de dietas relacionadas con la fase.

 

Recuerde que para modificar estos datos debe pulsar el botón Modificar del menú principal.

 

Cómo crear nuevas tareas y grupos de tareas

Para crear una nueva tarea deberá seleccionar la pestaña Tablas (1) y, acto seguido, pulsar el botón Ventas (2) para finalmente, seleccionar la opción Tareas (3):

null

A continuación, pulse el botón Nuevo y rellene los siguientes campos del Formulario para la gestión de tareas:

  • Código y descripción: código y descripción de la tarea.
  • Grupo tarea: grupo al que pertenece la tarea.
  • Código facturable: el código facturable relacionado con la tarea a realizar. Este campo hace referencia al código facturable vinculado a la tarea que se asigna a la hora de crear una nueva fase.
  • Horas: las horas que dura la realización de la tarea.
  • Precio hora: el precio por hora de la misma.

null

Cómo crear grupos de tareas

Para ello deberá seleccionar la pestaña Tablas (1) y, acto seguido, pulsar el botón Ventas (2) para finalmente, seleccionar la opción Grupos de tareas (3):

null

A continuación, cree el nuevo grupo de tarea insertándolo directamente en el espacio habilitado para ello.

null

Cómo crear tipos de kilometrajes

Para crear un nuevo tipo de kilometraje deberá seleccionar la pestaña Tablas (1) y, acto seguido, pulsar el botón Ventas (2) para finalmente, seleccionar la opción Tipos de kilometrajes (3):

null

A continuación, cree el nuevo tipo de kilometraje insertándolo directamente en el espacio habilitado para ello:

null

Cómo crear tipos de dietas

Para crear una nueva tarea deberá seleccionar la pestaña Tablas (1) y, acto seguido, pulsar el botón Ventas (2) para finalmente, seleccionar la opción Tipos de dietas (3):

null

A continuación, cree el nuevo tipo de dieta insertándolo directamente en el espacio habilitado para ello:

null

 

Crear una nueva fase

Para crear una nueva fase directamente desde la pestaña Fases y material en primer lugar deberá pulsar el botón Modificar del menú principal.

Pulsando el botón derecho del ratón sobre el espacio en blanco podrá seleccionar la opción Nuevo:

null

Al pulsarlo, se abrirá la pantalla de Edición de fases de Órdenes de trabajo. Complete los respectivos datos de la nueva fase.

Finalmente, puede finalizar la creación de la nueva fase de dos formas:

null

  1. Pulsando el botón Aceptar: se cerrará la pantalla de Edición de fases de órdenes de trabajo con la nueva fase correctamente creada.
  2. Pulsando el botón Añadir: Especialmente indicado para agilizar la creación de más de una fase. La nueva fase guardará y se volverán a poner los campos en blanco habilitando la creación de la otra fase.

 

Columna Productos

Seleccionando una línea de producto o servicio de la fase se detallarán los siguientes datos del mismo:

null

Venta

  • PVP: precio de venta al público.
  • PVP + IVA: precio de venta al público más IVA.

Última venta cliente

  • Albarán: número del último albarán en el que aparece el producto.
  • Precio: precio al que se vendió.

Stock

  • Stock: el stock físico del producto.
  • Stock disponible: el stock físico del producto más las unidades pendientes de recibir menos las unidades pendientes de servir.
  • Pend. recibir: stock pendiente de recibir.
  • Pend. servir: stock pendiente de servir.
  • Un. reservadas: unidades reservadas del producto.

Columna Totales

Esta columna detalla los importes totales de toda la O.T.:

null

Bruto

  • Bruto: total bruto de la OT.
  • Portes: total precio portes de la OT.
  • Dto.: total descuento de encabezado.

Totales

  • Base I.: suma de los importes sin I.V.A.
  • I.V.A.: total I.V.A.
  • I.R.P.F.: total I.R.P.F.
  • Rec. Eq: Total recargo de equivalencia.
  • Total: precio total de la OT.

 

Modificar una fase

Para modificar una fase ya creada en primer lugar deberá pulsar el botón Modificar del menú principal. A continuación, deberá pulsar el botón derecho del ratón sobre la fase a modificar y seleccionar la opción Modificar:

Acto seguido se abrirá la pantalla de Edición de fases de órdenes trabajo. Modifique los datos y luego pulse el botón Aceptar para guardar los cambios.

 

Eliminar una fase

Para modificar una fase ya creada en primer lugar deberá pulsar el botón Modificar del menú principal. A continuación, deberá pulsar el botón derecho del ratón sobre la fase a borrar y seleccionar la opción Eliminar:

Le aparecerá un mensaje de aviso pidiéndole que confirme que realmente desea eliminar dicha fase, recordándole además que las líneas de material relacionadas a la misma también serán eliminadas. Pulse para eliminarla definitivamente:

 

Ver fase

Para ver una fase pulse el botón derecho del ratón sobre la fase y seleccione la opción Ver fase.

Podrá consultar los datos generales introducidos, kilometrajes y dietas:

Además, con la versión 20.58.1000 de ActivaERP, los clientes con servicio AnyWhere también podrán tener acceso al mapa de la Localización geográfica de la fase:

 

 

Mostrar sólo materiales

Para visualizar un listado de todos los materiales imputados a la OT, independientemente de la fase a la cual pertenezcan, pulse el botón derecho del ratón sobre cualquiera de las fases y a continuación, seleccione la opción Mostrar solo materiales:

 

Mover fase

También puede mover una fase asignada a una OT a otra OT. Este movimiento conlleva que la desaparición de la fase de la OT1 para encontrarse posteriormente en la OT2. Para ello, deberá pulsar el botón derecho del ratón sobre la fase a mover y seleccionar la opción Mover fase:

A continuación, se abrirá la pantalla Búsqueda de registros donde deberá seleccionar la OT a la que desea mover la fase. Cuando la encuentre, selecciónela y pulse el botón Seleccionar o la tecla F12 de su teclado:

Por último, le aparecerá un mensaje indicándole que la fase ha sido movida con éxito:

 

3- Económicos

Esta pestaña engloba los datos económicos de la OT:

null

Datos económicos

  • Tarifa: la tarifa de pago que se le aplica al cliente para esta O.T. Se completará automáticamente con la tarifa asignada la UDS relacionada con la O.T. En caso de no haber UDS relacionada, se completará con lo indicado en el registro del cliente. 🔎​Más información:​​ Prioridad de aplicación de las tarifas.
  • Tasas: suma de las tasas aaplicadas en los materiales.
  • Comisionista y %Comisión: vendedor asignado a la OT y su respectivo porcentaje de comisión. 🔎​Más información:​​ Vendedores.

Desglose I.V.A.

Consulte Desglose I.V.A del apartado Pedido de cliente.

 

4- Observaciones

Esta pestaña ofrece un espacio en blanco en el que poder anotar observaciones relacionadas con la O.T.

null

Recuerde que para modificar estos datos debe pulsar el botón Modificar del menú principal.

 

5- Otros datos

En esta pestaña se encuentran los siguientes datos:

null

Información adicional

  • Código O.T. Genérica: código destinado a clientes que cuentan con procesos y pantallas personalizadas creadas exclusivamente para sus necesidades.
  • Veces que se ha impreso: indica el número de veces que se ha impreso el documento.
  • Firmada: indica si la O.T. ha sido firmada. Haciendo clic sobre el hipervínculo Firmada podrá consultar la firma. Tenga en cuenta que para la firma de documentos es necesario disponer de una tableta digitalizadora Wacom STU-430 Signature set. Consulte el apartado Configuración firma digital con tabletas Wacom para más información.

Otros datos del cliente

  • Nombre comercial: indica el nombre comercial del cliente al que ha sido asignada la O.T.. Se completa automáticamente.

 

Recuerde que para modificar estos datos debe pulsar el botón Modificar del menú principal.

 

Dirección y teléfonos

Consulte Dirección y teléfonos del apartado Pedido de cliente.

Recuerde que para modificar estos datos debe pulsar el botón Modificar del menú principal.

 

6- Revisiones

En esta pantalla puede asociar los Elementos (maquinarias) de la UDS a utilizar en la O.T. activa para así tener un fácil acceso a las futuras revisiones de los mismos.

En el caso de una O.T. de nueva creación, se le pedirán las nuevas revisiones a añadir automáticamente cuando introduzca el código de la UDS en el campo correspondiente:

 

Para añadir una nueva revisión una vez la O.T. ha sido creada, habiendo asociado la UDS a la misma, pulse el botón Modificar del menú principal y luego seleccione el botón Nueva Revisión:

null

Se abrirá una pequeña pantalla en la que podrá marcar los Elementos a añadir. Una vez marcados, pulse el botón Aceptar. Los Elementos aparecerán directamente en la pantalla de Revisiones.

null

Por último, para Eliminar una Revisión, bastará con pulsar el botón Modificar, seleccionar la línea del Elemento a eliminar y pulsar el botón Eliminar Revisión:

null

Pulse en el mensaje de confirmación que le aparecerá a continuación para finalizar el proceso de eliminación.

null

 

Recuerde que para modificar estos datos debe pulsar el botón Modificar del menú principal.

 

7- Escandallo

En esta pestaña se encuentran los datos relacionados con el Escandallo:

null

Escandallo relacionado

  • Escandallo: código del escandallo relacionado a la O.T. Es una información adicional, permite realizar la comparación de costes previstos y reales entre el escandallo y la O.T. Al cerrar la O.T., se incrementará el stock del producto relacionado con el stock.
  • Cantidad fabricar: cantidad de escandallos (productos) que se van a fabricar en esta O.T.

 

Recuerde que para modificar estos datos debe pulsar el botón Modificar del menú principal.

 

 

Consulte también...