Con la versión de Activa ERP 20.63.1000 incorporamos por primera vez la Inteligencia Artificial a nuestro programa de gestión de empresas para ponerla al servicio de nuestros clientes. A través del apartado Inbox, usted podrá gestionar muy fácilmente todos sus documentos de gastos como tickets o facturas en cualquier formato, y Activa ERP se encargará de introducir todos los datos para que solamente tenga que revisar rápidamente la información introducida y, acto seguido, contabilizar la factura.
ÍNDICE DE CONTENIDOS
Acceso a Inbox
En la pantalla de Inicio (1), seleccione Inbox (2):
En el caso de que hubiese recibido facturas pendientes de contabilizar, Activa ERP se lo indicará cambiando el icono de acceso de la siguiente forma:
Así, al acceder a la pantalla de Inbox, aparecerán los documentos pendientes de contabilizar de la siguiente forma:
Envío de documentos
Para enviar documentos a Inbox, deberá hacerlo a través de e-mail en la dirección de correo habilitada exclusivamente para su empresa que se encuentra en la parte inferior de la pantalla (1). Como puede comprobar, también se mostrará la dirección del remitente y el cuerpo del e-mail recibido (2)
Opciones del documento
Haga clic con el botón derecho del ratón sobre el documento para ver las distintas opciones disponibles:
Contabilizar
Para contabilizar un documento, haga clic con el botón derecho del ratón sobre el documento y a continuación, pulse Contabilizar:
Acto seguido, se abrirá la pantalla de Nueva Factura contable, con toda la información del documento completada automáticamente. De esta forma, solamente deberá comprobar que los datos son correctos y, una vez revisados, pulsar el botón Guardar para finalizar el proceso:
El documento se archivará automáticamente, desapareciendo de la Bandeja de entrada de la pantalla Inbox. Para volver a recuperarlo, acceda a la opción Ver archivados.
Además, Activa ERP le indicará que el documento ha sido contabilizado añadiendo el siguiente icono:
Archivar
Para archivar un documento, haga clic con el botón derecho del ratón sobre el documento y a continuación, pulse Archivar:
Para volver a recuperarlo, acceda a la opción Ver archivados.
Por otro lado, también puede deshacer esta acción volviendo a hacer clic con el botón derecho del ratón sobre el documento archivado para a continuación, pulsar la opción Desarchivar:
Marcar como no leído
Para marcar como no leído un documento, haga clic con el botón derecho del ratón sobre el documento y a continuación, pulse Marcar como no leído:
Eliminar
Para eliminar un documento, haga clic con el botón derecho del ratón sobre el documento y a continuación, pulse Eliminar:
A continuación, Activa ERP le pedirá que confirme la acción. Pulse SÍ para eliminar definitivamente el documento.
Copiar
Para copiar una línea de documento, haga clic con el botón derecho del ratón sobre el documento y a continuación, pulse Copiar:
Vista preliminar
Para obtener una vista preliminar del listado de documentos, haga clic con el botón derecho del ratón sobre el documento y a continuación, pulse Vista Preliminar:
A continuación, se abrirá la pantalla de Vista Preliminar con el documento generado:
Exportar datos
Para exportar el listado de documentos en formatos pdf, Excel, texto, XML, HTML o MHT, haga clic con el botón derecho del ratón sobre el documento y a continuación, pulse la opción Exportar datos, acto seguido seleccione la opción deseada:
Refrescar
Pulse el icono de Refrescar para actualizar los datos:
Configuración
Pulse el icono de Configuración para acceder a las siguientes opciones:
Reglas
En este apartado podrá configurar por un lado, el Tipo de Factura predeterminado a la hora de contabilizar documentos y por el otro, crear reglas personalizadas para su aplicación en los documentos de Inbox:
Tipo Factura predeterminado al contabilizar documentos
Seleccione en este apartado el tipo de factura que quiere que se indique por defecto en las nuevas facturas contables creadas a partir de la contabilización automática de la pantalla Inbox:
Reglas
En este apartado, podrá personalizar reglas que se aplicarán de manera automática a la hora de gestionar los documentos en la pantalla Inbox. Para crear una nueva regla, pulse el botón Nueva:
A continuación, se abrirá la pantalla de creación de Reglas. Para crear una nueva regla, en primer lugar, deberá indicar el título de la misma y si quiere que esté activa, marcando la opción Activa:
En segundo lugar, deberá indicar las condiciones. Para ello, deberá poner el cursor sobre la primera línea de condiciones para acceder a las siguientes opciones:
1. Tipo de regla: aquí deberá indicar la regla principal que afectará a todas las condiciones vinculadas a la misma:
1.1. Y: Cuando las condiciones añadidas a la regla son necesarias para que se ejecute la acción definida. Por ejemplo: Que el e-mail de origen sea un e-mail determinado:
1.2. O: Cuando la regla incluya más de una condición necesaria para que se ejecute la acción definida. Por ejemplo: Que el e-mail de origen sea un e-mail determinado u otro:
1.3. Y NO: Cuando la regla incluya más de una condición necesaria para que se ejecute la acción definida y queremos definir una condición en negativo necesaria para que se ejecute la acción definida. Por ejemplo: Que el e-mail de origen sea un e-mail determinado y que el asunto en el e-mail no contenga la información "NO CONTABILIZAR":
1.4. O NO: Cuando la regla incluya más de una condición necesaria para que se ejecute la acción definida y queremos definir una condición en negativa que podría darse para que se ejecute la acción. Por ejemplo: Que el e-mail de origen no sea un e-mail determinado o que el asunto del e-mail no contenga la información "NO CONTABILIZAR":
2. Agregar una condición: para agregar una nueva condición sitúe el cursor del ratón cerca del tipo de regla o pulse la tecla Insert o sumar:
A continuación, se añadirá la estructura de la condición para que usted pueda configurarla:
Para ello, pulse sobre la casilla para establecer su preferencia:
3. Añadir un nuevo grupo a la regla: para reglas más complejas, deberá añadir distintos grupos de condiciones. Para ello, sitúe el cursor cerca del tipo de Regla y pulse la opción de 3 puntos para seleccionar la opción Agregar grupo:
A continuación, se añadirá una nueva línea abajo:
3. Acciones a realizar: una vez configuradas las condiciones, deberá configurar una acción para las mismas. Para ello, pulse Nueva en el apartado inferior:
A continuación, se abrirá la pantalla donde deberá indicar la acción asociada a la Regla:
Una vez establecida, la acción se mostrará en el apartado de acciones. Tenga en cuenta que puede establecer varias acciones para una misma regla, siempre y cuando éstas sean compatibles entre ellas:
Pulse Aceptar para terminar la configuración. La nueva regla aparecerá en el listado de reglas. Finalmente, recuerde que haciendo clic con el botón derecho del ratón sobre la línea podrá Desactivar, Modificar o Eliminar la regla:
Contabilización automática
En el apartado de Contabilización automática podrá configurar todo lo relacionado con las configuraciones automáticas de contabilización:
1. Contabilizar automáticamente los documentos pendientes de Inbox al abrir la aplicación: al dejar marcada esta opción, Activa ERP al iniciar sesión contabilizará automáticamente los documentos que se encuentren pendientes de ser contabilizados.
2. Usuarios:
2.1. Podrán contabilizar todos los usuarios Administradores / Usuarios avanzados: marcando esta opción, se habilitan los permisos para contabilizar documentos en el Inbox para todos los Administradores y Usuarios avanzados de su empresa.
2.2. Contabilizar automáticamente solo los siguientes usuarios: para indicar manualmente los permisos para que ciertos usuarios de su empresa puedan contabilizar documentos en el Inbox.
3. Exclusiones: en este apartado podrá indicar las cuentas de proveedor o acreedor de las cuales NO desea que sus documentos sean contabilizados por Activa ERP de manera automática:
