Extracto cuentas

La pantalla Extracto contable le permite realizar extractos de cualquiera de las cuentas contables creadas en ActivaERP siempre y cuando tengan movimientos contables relacionados. Por definición, un extracto de cuenta recoge los movimientos de las cuentas contables durante un periodo de tiempo determinado, detallando sus fechas contables y de valoración, así como los conceptos que los originan.

ActivaERP concibe la contabilidad como un ejercicio continuo, por lo tanto, independientemente del ejercicio contable en el que se encuentre, ActivaERP le permite consultar los movimientos contables de intervalos de tiempo especificados pertenecientes a distintos ejercicios contables.

ÍNDICE DE CONTENIDOS


ATAJOS


Acceso a Extracto Cuentas

Seleccione la pestaña Contabilidad (1) y a continuación pulse el botón Extracto Cuentas (2):

Esto le conducirá a la pantalla Extracto:

 

Extracto

La pantalla de extracto le permite consultar el extracto contable de la cuenta que seleccione:

Para ello, deberá completar los siguientes datos:

 

Datos principales de búsqueda

Es la parte superior de la pantalla. En ella deberá especificar lo siguiente:

  • Cuenta: indique la cuenta contable a consultar. Puede introducirla manualmente o bien seleccionarla desde la pantalla Búsqueda de registros accesible desde el botón con tres puntos (señalado en la imagen):

 

Para introducir manualmente el número de cuenta en el campo Cuenta puede sustituir los ceros por puntos. Por ejemplo, para introducir la cuenta contable 4300000050 bastaría con indicar 43.50 y a continuación, punsar la tecla intro. Del mismo modo, para introducir la cuenta 4300000005 bastaría con introducir "43.5".

 

Además, los botones de navegación (flechas hacia la derecha y hacia la izquierda) le permiten visualizar fácilmente las cuentas contables consecutivas (de inferior numeración hacia la izquierda y de mayor numeración hacia la derecha) siempre y cuando tengan movimientos contables relacionados:

 

  • Secciones: indique las secciones del que desee visualizar los movimientos contables en el apartado de resultados. También puede marcar la opción Todas para consultar todas las secciones pertenecientes a la cuenta contable seleccionada.
  • L. Diarios: indique el libro diario del que desee visualizar los movimientos en el apartado de resultados. También puede marcar la opción Todos para consultar todos los libros diarios pertenecientes a la cuenta contable seleccionada.
  • Desde y Hasta: indique las fechas desde y hasta las cuales desee visualizar los movimientos contables pertenecientes a la cuenta seleccionada. Por defecto, ActivaERP indicará el inicio y fin del ejercicio contable vigente. Sin embargo, puede indicar las fechas que desee, independientemente de si el ejercicio ha sido cerrado o no.

 

Una vez completados los parámetros pulse el botón Buscar o la tecla F12 de su teclado para consultar los movimientos:

 

Resultados

Los movimientos se verán reflejados en el apartado de resultados, que a su vez se dividen en las siguientes columnas de datos:

  • Fecha: fecha del movimiento contable.
  • Sección: sección a la que pertenece el movimiento contable.
  • Contrapartida: cuenta de contrapartida del movimiento contable.
  • Asiento: número de asiento contable.
  • Ap.: número de apunte contable.
  • Factura: factura a la que pertenece el movimiento contable.
  • Observaciones: observaciones relacionadas con el movimiento contable, normalmente indica información relacionada con el documento de venta o compra.
  • Debe: la cuenta contable del Debe.
  • Haber: la cuenta contable del Haber.
  • Saldo: el saldo total de la cuenta en el momento en el que se realiza el movimiento contable.

Además, los resultados siempre mostrarán los siguientes datos:

  • Saldo anterior: esta línea indica el saldo de la cuenta previo a los movimientos que se muestran a continuación.
  • Periodo: esta línea solamente indica el total del saldo en base a los movimientos consultados durante el intervalo de tiempo especificado.
  • Acumulado: esta línea indica el saldo total acumulado de la cuenta hasta la fecha indicada. Es decir, es el resultado de sumar el Saldo anterior con el saldo correspondiente al Periodo.

 

Utilice el Selector de Columnas para añadir más columnas de datos al apartado de resultados. Además, consulte nuestro manual para añadir nuevas Fórmulas de columna y sumatorios.

 

Por último, para una mejor visualización de los resultados, especialmente cuando se ha especificado un intervalo de fechas muy amplio, puede dividir la pantalla en dos secciones para así consultar varias partes del listado simultáneamente. Por ejemplo, si desea consultar los movimientos comprendidos entre dos años, puede dedicar una pantalla a cada año y así ir consultando las mismas fechas simultáneamente. Para ello deberá seleccionar la barra con el ratón, hacer clic sobre la misma y mantener el botón del ratón pulsado hasta situar la barra en el espacio deseado:

 

 

 

Para más información acerca de las opciones de la pantalla consulte el apartado Otras opciones de pantalla.

 

Avanzada

La opción avanzada le permite filtrar varias cuentas contables a la vez, las secciones, los importes y el intervalo de fechas. De esta manera, añade más parámetros de búsqueda a la opción Extracto, facilitando la búsqueda de apuntes contables.

Es una pantalla muy útil sobre todo para la búsqueda específica de apuntes contables muy concretos de los cuales se tienen pocos datos para su búsqueda, como por ejemplo: un apunte contable del que recordamos el importe pero no el tercero (proveedor o cliente) al que está relacionado. Para buscarlo a través de la pantalla Avanzada, bastará con indicar el importe y un intervalo de fechas aproximado.

Para acceder, pulse el desplegable situado en la parte superior derecha de la pantalla y seleccione la opción Avanzada:

 

Como ocurre con la pantalla de Extracto, la pantalla se divide en dos partes:

 

Datos principales de búsqueda

Además de los campos ya presentes en el apartado Extracto, la pantalla de búsqueda avanzada añade los siguientes parámetros:

  • Desde y Hasta cuenta: puede indicar un intervalo de cuentas contables a consultar. Si bien desaparecen los botone de navegación presentes en la pantalla Extracto, dichos campos siguen editándose de la misma forma.
  • Desde y hasta importe: en estos campos puede indicar un intervalo de los importes de los movimientos que desee consultar. De esta forma, todos aquellos importes inferiores a lo especificado en el apartado Desde importe o superiores a lo especificado en el apartado Hasta importe no serán mostrados en el apartado de resultados.
  • Observaciones: puede buscar en función de las observaciones especificadas en el movimiento contable que desee consultar. Por ejemplo: el nombre que figura en la factura, ya sea el proveedor o el cliente, etc.

 

Una vez especificados todos los parámetros pulse el botón Buscar o la tecla F12 de su teclado para acceder a los resultados:

 

Resultados

Los movimientos contables que se ajusten a lo especificado en el apartado anterior serán mostrados en su espacio correspondiente:

 

Para más información acerca de sus posibilidades consulte el apartado Resultados de Extracto Contable y Otras Opciones de pantalla. Utilice el Selector de Columnas para añadir más columnas de datos al apartado de resultados. Además, consulte nuestro manual para añadir nuevas Fórmulas de columna y sumatorios.

 

Punteo

A través de la pantalla de Punteo se pueden puntear las cuentas con el fin de llevar un control más preciso de los movimientos contables. Esto es necesario para algunos tipos de cuentas como las de cajas o bancos. En el caso de la cuenta de caja, se puede ir punteando a medida que se vaya cuadrando la caja, de esta forma quedará reflejado hasta qué movimiento está cuadrada la caja.

Para acceder, pulse el desplegable situado en la parte superior derecha de la pantalla y seleccione la opción Punteo:

 

 

Datos principales de búsqueda

Los campos de búsqueda son exactamente los mismos que se utilizan para la pantalla de Extracto. Sin embargo, en el Punteo no se permite indicar las fechas desde y hasta la cual de los movimientos contables a consultar, si no que se muestran todos los movimientos contables de la cuenta especificada durante el ejercicio contable vigente.Una vez especificados todos los datos, pulse el botón Buscar o la tecla F12 de su teclado para visualizar los resultados:

 

Resultados

Además de las columnas de resultados presentes en la pantalla Extracto, se añadirá una columna con casillas de marcación donde podrá marcar dicha línea para su punteo:

El movimiento contable punteado aparecerá subrayado de color verde para distinguirse de los demás. Para deshacer el punteo bastará con volver a marcar la casilla del movimiento contable.

Además, en la parte inferior de la pantalla se especificarán los siguientes cálculos:

  • Punteados: indica el total del debe y del haber de los movimientos contables punteados.
  • Pendientes: indica el total del debe y del haber de aquellos movimientos pendientes de ser punteados.
  • Total: indica los totales de las columnas Debe, Haber y Saldo independientemente de su punteo.

 

Para más información acerca de sus posibilidades consulte el apartado Resultados de Extracto Contable y Otras Opciones de pantalla. Utilice el Selector de Columnas para añadir más columnas de datos al apartado de resultados. Además, consulte nuestro manual para añadir nuevas Fórmulas de columna y sumatorios.

 

Punteo masivo

La opción punteo masivo le permite realizar el punteo automático de asientos en los que las cantidades de debe y hacer coincidan. Para acceder a esta opción bastará con pulsar el botón Punteo masivo situado en la parte superior de la pantalla:

Además, si ya ha indicado la cuenta, las secciones y/o los libros diarios en los datos principales de la pantalla, a la hora de acceder al Punteo masivo los campos se verán completados con la información especificada automáticamente:

En el caso de que no haya completado estos datos anteriormente o de que desee indicar otros distintos, complete los apartados Secciones, Libros Diarios, Desde Cuenta (la cuenta desde la que quiere puntear de manera masiva) y Hasta Cuenta (la cuenta hasta la que quiere puntear de manera masiva).

Active la opción Borrar punteo anterior si desea desactivar los punteos realizados anteriormente en las cuentas contables especificadas para dejar solamente los punteos resultantes del punteo masivo. Finalmente, pulse el botón Iniciar punteo masivo para efectuar el punteo. ActivaERP le mostrará el siguiente mensaje de aviso indicándole el total de apuntes punteados automáticamente:

 

Otras opciones de pantalla

Pulsando el botón derecho del ratón sobre las líneas en cualquiera de las pantallas Extracto, Avanzada o Punteo, podrá acceder a las siguientes opciones:

 

Ver factura contable

Pulse el botón derecho del ratón sobre la línea del movimiento contable y a continuación pulse la opción Ver factura contable para consultar la factura contable del movimiento:

 

Para más información consulte el apartado Facturas Contables de nuestro manual.

 

 

Reemplazar cuenta

Pulse el botón derecho del ratón sobre cualquiera de las líneas de los movimientos contables y seleccione la opción Reemplazar cuenta:

A continuación, se abrirá la pantalla Reemplazar cuentas.

 

Para más información consulte el apartado Reemplazar cuentas de nuestro manual.

 

Imprimir

Pulse el botón derecho del ratón sobre cualquiera de las líneas de los movimientos contables y seleccione la opción Imprimir:

ActivaERP abrirá la pantalla Vista Previa detallando todos los movimientos del extracto contable. Pulse el botón Imprimir situado en la parte superior de la pantalla para imprimirlo:

Además, desde la pantalla Punteo, siempre pulsando el botón derecho del ratón sobre cualquiera de las líneas de los movimientos contables, podrá acceder a las siguientes opciones de impresión:

  • Imprimir punteados: solamente aparecerán en el extracto aquellos movimientos que hayan sido punteados.
  • Imprimir pendientes: solamente aparecerán en el extracto aquellos movimientos que NO hayan sido punteados.
  • Imprimir todos: aparecerántodos los movimientos contables presentes en los resultados de la búsqueda.

Como ocurría anteriormente, una vez seleccionada la preferencia ActivaERP abrirá el extracto contable en la pantalla de Vista Previa desde la cual podrá imprimir el documento.

 

Para más información consulte el apartado Opciones de Vista Previa de nuestro manual.

 

Ficheros adjuntos

Pulse el botón derecho del ratón sobre la línea del movimiento contable al que quiera adjuntarle un archivo:

A continuación, se abrirá la pantalla de Gestión Documental.

Una vez adjuntados los archivos, se mostrará un icono de un clip en el movimiento contable para indicar que dicho movimiento contiene archivos adjuntos:

 

Para más información consulte el apartado Sistema de Gestión Documental (DMS) de nuestro manual.

 

Exportar datos

Pulsando el botón derecho del ratón sobre cualquiera de las líneas y seleccionando la opción Exportar datos, podrá exportar el extracto contable según los siguientes tipos de archivo:

 

 

Por otro lado, si la naturaleza del movimiento contable lo permite, también podrá acceder a las siguientes opciones relacionadas con el asiento contable del movimiento:

 

Modificar asiento

Pulse el botón derecho del ratón sobre el movimiento contable y seleccione la opción Modificar asiento:

A continuación, se abrirá la pantalla de Edición de asientos donde podrá modificar los datos correspondientes:

Una vez finalizado, pulse Guardar para establecer los cambios. Dichos cambios se actualizarán automáticamente en la pantalla del Extracto Contable.

 

Para más información consulte el apartado Modificar asiento del apartado Asientos Contables de nuestro manual.

 

Borrar asiento

Pulse el botón derecho del ratón sobre el movimiento contable y seleccione la opción Borrar asiento:

A continuación, ActivaERP le pedirá mediante un mensaje de aviso que confirme que desea borrar el asiento seleccionado. Pulse para borrarlo definitivamente:

 

Para más información consulte el apartado Borrar asiento del apartado Asientos Contables de nuestro manual.

 

 

 

 

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