El tablero Kanban es una herramienta capaz de construir un mapa de trabajo muy visual a través del cual se consiguen gestionar con más eficiencia los distintos procesos de trabajo.
El tablero presenta las distintas tareas como tarjetas que a su vez se ordenan en columnas, generalmente diferenciadas por la fase del proceso que representan, por ejemplo: por hacer, en proceso, terminado, pendientes de revisar, errores, solucionado, etc. Este sistema de gestión no sólo le permite una mejor visualización de los procesos de trabajo si no que también, si se mapean minuciosamente todos los segmentos de los procesos de las tareas, puede ayudarle a encontrar los puntos en los que un proceso puede no funcionar tan fluido como debería. Analizando la organización del trabajo podrá identificar y mejorar estos bloqueos sustancialmente, ya sea mediante la fragmentación de tareas complicadas como añadiendo nuevos recursos a las mismas.
El Kanban OTs de ActivaERP le ayudará a mapear y controlar fácilmente todas las tareas de sus Órdenes de trabajo, ofreciéndole distintas agrupaciones de tarjetas: por operarios, estados, categorías o máquinas. Además, podrá personalizar la vista creando nuevas categorías, añadiendo sus propios filtros o creando nuevos estados.
EJEMPLOS
- Cómo asignar una maquinaria a una Orden de trabajo
- Añadir una imagen asociada a un Operario
- Cómo asignar varios operarios a una misma OT
Acceso a Kanban OTs
Para acceder a la pantalla Kanban OTs deberá seleccionar la pestaña Ventas (1) y, a continuación, pulsar el botón Kanban OTs (2):
Menú principal
El menú superior de la pantalla Kanban OTs le ofrece las siguientes opciones que explicaremos más adelante en los puntos Agrupación y Filtros:
Por defecto, ActivaERP le mostrará el Kanban teniendo en cuenta los Operarios para su agrupación y con el filtro Solo columnas con tarjeta activado.
Tarjetas
Las tarjetas muestran los detalles principales de la OT. Además, haciendo doble clic sobre la tarjeta podrá acceder a una pantalla con los detalles más importantes de la OT:
- Serie: la serie a la que pertenece la O.T. .
Más información: Series - Número: el número de la O.T.
- Fecha: la fecha y hora de creación de la O.T.
- Fecha de servicio: la fecha y hora de servicio de la O.T.
- Cliente: el cliente asociado a la O.T. .Más información: Clientes
- UDS: la Unidad de servicio asignada a la O.T. .Más información: UDS
- Asunto: el asunto de la O.T.
- Operario (iniciales): el Operario asociado a la O.T. .Más información: Operarios
- Estado: el estado en el que se encuentra la O.T. .Más información: Estados
- Categoría: la categoría a la que pertenece la O.T. .Más información: Categorías
- Descripción: breve descripción de la O.T.
Más información: Órdenes de trabajo
El pequeño icono de la OT indica mediante distintos colores la situación de la fecha de servicio de la OT en relación con el día de hoy:
- Amarillo: quedan 24 horas para que se efectúe la fecha de servicio.
- Naranja: la OT debe ser servida durante el día de hoy.
- Verde: quedan 48h para que se haga efectiva la fecha de servicio.
- Rojo: la fecha de servicio ya ha pasado, corresponde a un día anterior.
- Candado: la OT está cerrada.
Además, los iconos señalados en verde en la imagen, indican lo siguiente:
- La OT tiene material asignado.
- La OT tiene fases asignadas.
- El operario principal asignado a la OT.
Por último, con el botón derecho sobre la tarjeta de la OT podrá acceder a las siguientes opciones:
- Editar: para editar los datos de la OT. Solo disponible para OTs que no han sido cerradas.
- Ver OT: para consultar los datos de la OT. Más información: Órdenes de trabajo.
- Ver cliente: para consultar el registro del cliente asociado a la OT. Más información: Clientes.
- Cerrar OT: para cerrar la OT. Más información: Órdenes de trabajo.
EJEMPLO: Cómo asignar varios operarios a una misma OT
Pulse el botón de Asignar varios operarios desde la edición de la OT:
A continuación, seleccione las casillas de los operarios adicionales que quiere asignar a la misma OT:
Finalmente, aquellas OTs que tengan más de un operario asignado mostrarán el siguiente icono en su tarjeta:
Movilidad
Desplazando una tarjeta de O.T. de una columna a otra, podrá cambiar las asignaciones de la O.T. en base a la agrupación seleccionada para las columnas. Es decir, si por defecto, el Kanban OTs está separado por columnas que agrupan las O.T.s de cada operario, al pasar una tarjeta de la columna del Operario 1 a la columna del Operario 2, se asignará automáticamente a dicha O.T. el Operario 2. Para ello simplemente deberá pulsar con el botón izquierdo del ratón la tarjeta y arrastrarla hasta la columna deseada manteniendo siempre el ratón pulsado:
Agrupación
Le permite definir por qué tipo de agrupación desea visualizar las columnas de tarjetas:
Además, aquellas OTs que no tengan Operario, Estado, Categoría o Máquina asignadas, se mostrarán agrupadas en una columna al principio llamada <Sin asignar>:
Por operarios
Las columnas se dividirán en base a sus operarios. En cada una de las columnas, encontrará las tarjetas de todas las OTs asignadas a dicho operario:
Más información: Movilidad.
Por estados
Las columnas se dividirán en base a los estados en los que se encuentren las tareas de las OTs. Los estados por defecto son En Curso, En Revisión y Finalizada.
Podrá cambiar el estado de una OT simplemente desplazando su tarjeta de una columna a otra. Es decir, si desea que una OT que se encuentra EN REVISIÓN pase a considerarse FINALIZADA, bastará con desplazar su tarjeta a la columna FINALIZADA. Más información: Movilidad. Para crear más estados en función de las necesidades de su empresa consulte Estados O.T..
Por meses
Las columnas se dividirán en base a los meses de las fechas de servicio de las OTs correspondientes:
Más información: Movilidad.
Por categorías
Las columnas se dividirán en base a la categoría asignada a la OTs:
Podrá cambiar el tipo de categoría de una OT desplazando su tarjeta de una columna a otra. Más información: Movilidad. Para crear más categorías en función de las necesidades de su empresa consulte el apartado Tipos de categorías O.T.
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Por máquinas
Las columnas se dividirán en base a la maquinaria asignada a la OTs:
De este modo, también podrá cambiar la maquinaria asignada a una O.T. desplazando su tarjeta a la columna de otra maquinaria. Más información: Movilidad. Para crear más maquinarias en función de las necesidades de su empresa consulte Maquinaria.
Cómo asignar una maquinaria a una Orden de trabajo
Para asignar una Maquinaria a la O.T., deberá añadirla al registro de la O.T. utilizando el Personalizador de pantallas:
Más información: Cómo asignar una maquinaria a una Orden de trabajo paso a paso.
Por clientes
Las columnas se dividirán en base al cliente al cual se asigna la OT:
Por UDS
Las columnas se dividirán en base a la UDS asignada a la OT:
Filtros
Le permite personalizar la visualización de las tarjetas en el Kanban OTs:
Sólo columnas con tarjetas
Esta opción está marcada por defecto al abrir la pantalla Kanban OTs. Muestra únicamente aquellas columnas que tengan tarjetas. Es decir, en el caso de que haya agrupado las tarjetas por operarios y tenga 20 operarios registrados en su empresa, mediante este filtro solamente se mostrarán las columnas de aquellos operarios que estén vinculados a OTs:
Visualización del Kanban con el filtro Solo columnas con tarjetas marcado:
Visualización del Kanban sin marcar el filtro Solo columnas con tarjetas:
Mostrar cerradas
Este filtro le mostrará junto con el resto de OTs las OTs cerradas. Para ello, una vez pulse el botón Mostrar cerradas, le aparecerá un mensaje de aviso en el que se le pide que especifique desde qué fecha desea mostrar las OTs cerradas.
A continuación, pulse Aceptar para visualizarlas en el Kanban OTs. Recuerde que el icono del candado cerrado indica que la OT ha sido cerrada:
Filtros
Los filtros le permiten seleccionar manualmente aquellos Operarios, Estados, Categorías o Máquinas a mostrar en el Kanban OTs. De este modo, combinando los filtros con las agrupaciones, puede obtener unos resultados muy precisos. Para activarlos, deberá pulsar el botón Filtros y a continuación, hacer clic en el desplegable del filtro que desee utilizar e ir marcando uno a uno las casillas de aquellos operarios, estados, categorías o máquinas que desee visualizar:
Por ejemplo, si quiere visualizar las OTs asignadas a tres operarios concretos de su plantilla, lo ideal sería agrupar las columnas por operarios para luego seleccionar manualmente a través del filtro Operarios aquellos que desee visualizar:
Siguiendo con el ejemplo anterior, podría también querer consultar solamente las OTs asignadas a estos tres Operarios cuyo estado sea En Curso. Para ello, además de lo explicado en el ejemplo anterior, también marcaría el filtro Estados- En Curso:
Como puede comprobar, combinando las agrupaciones y los filtros las posibilidades de mapeo de tareas son infinitas.
Crear una nueva OT
Finalmente, también existe la opción de crear una nueva OT directamnte desde cualquiera de las columnas mostradas en el Kanban OTs. Lo más rápido es pulsar la opción Crear nueva OT directamente en la columna en la que quiera que aparezca la nueva O.T.:
Una vez completados los datos para su creación, pulse Aceptar. La tarjeta aparecerá en la columna correspondiente:
