Los vales regalo constituyen un servicio más a ofrecer a nuestros clientes, ya que les permite regalar a un tercero el gasto de un importe determinado en nuestro negocio pagado previamente por ellos. De esta forma, cualquiera de sus clientes podrá comprar un VALE REGALO del importe que desee y regalarlo a un familiar o conocido para que éste lo consuma posteriormente en su negocio. Además, a través de esta opción, también podrá generar vales de devolución. En el caso de los vales de devolución, éstos serán generados cuando un cliente nos devuelve un producto adquirido en nuestro negocio y, en vez de devolverle el dinero en efectivo, se le hace entrega de un vale por el importe del producto devuelto, para que pueda gastarlo posteriormente en nuestro negocio. Ofrecer este tipo de facilidades en su negocio no solo aumenta la fidelización y confianza de sus clientes, si no que también le permite, especialmente en el caso de los vales regalo, darse a conocer a potenciales nuevos clientes.
ÍNDICE DE CONTENIDOS
- Generar el producto VALE
- Configuración de los Vales Regalo
- Acceso a TPV
- Pantalla Vales y tickets regalo
Generar el producto VALE
Para la generación de vales regalo y vales de devolución, en primer lugar deberá crear un producto nuevo en ActivaERP cuyo código sea "VALE", tal y como le mostramos en la siguiente imagen:
Configuración de los Vales Regalo
A continuación, deberá acceder a la configuración de vales, seleccionando la pestaña de Ajustes (1) y luego, la opción Configuraciones (2):
Luego, deberá pulsar el botón Ventas (1), seleccionar la pestaña Productos (2) y, por último, indicar el código del producto de vales generado en el apartado Vales regalo (3), tal y como se indica en la siguiente imagen:
Una vez realizados estos pasos previos, ya está listo para iniciar a utilizar los vales regalo y de devolución en sus ventas:
Acceso a TPV
Tanto los vales regalo como los vales de devolución se generan desde la pantalla TPV, a la cual se accede seleccionando la pestaña Ventas (1) y luego, pulsando el botón TPV (2):
Generar un Vale Regalo
Para generar un vale regalo desde la pantalla TPV introduzca el código del producto VALE en el campo correspondiente, edite la descripción según considere y a continuación indique el precio del mismo. Si el cliente destinatario del vale regalo está dado de alta en ActivaERP, indique su código en el apartado Cliente. En caso contrario, deje el cliente contado que se asigna automáticamente según la configuración TPV del punto de venta en la pantalla TPV. Para el ejemplo, vamos a crear un VALE REGALO para un tratamiento de SPA por el valor de 50€ (sin I.V.A. incluido):
A continuación, pulse Guardar. Se abrirá la pantalla de Procesar ticket en la que, además de indicar la forma de pago, se marcará automáticamente la opción Generar Vale y, en el campo Nota vale, se introducirá automáticamente la descripción detallada en el paso previo. Siguiendo con el ejemplo, el cliente va a pagar el vale regalo con TARJETA y quiere que en la Nota vale aparezca el nombre del destinatario, así que añadimos VALE TRATAMIENTO SPA PARA SONIA:
A continuación, pulse la tecla F12 de su teclado o el botón Ticket para generar el ticket. Se abrirá la pantalla de edición de vale regalo, en la que podrá editar la información facilitada. En cuanto al campo del código de barras, éste se genera automáticamente y le recomendamos no editarlo:
Una vez repasados los datos, pulse Aceptar para generar el vale regalo. Se abrirá la pantalla para Imprimir, Enviar por correo electrónico o Guardar en pdf el vale regalo generado. Además, a través del botón Vista previa (o pulsando la tecla F9), podrá acceder a todas las Opciones de Vista Previa.
El vale regalo se imprimirá con el siguiente formato estándar:
El vale regalo se incorporará automáticamente a la pantalla de Vales y tickets regalo y quedará registrado en el Registro de Caja como un movimiento de entrada:
Para cuando el cliente quiera descambiarlo, simplemente deberá seleccionar el campo Código en la pantalla TPV y pasar el lector de código de barras sobre el código de barras del vale regalo para que se introduzca automáticamente en la pantalla TPV:
Por otro lado, también puede copiar el código desde la pantalla Vales y tickets regalo mediante el botón de copiar al portapapeles que se habilita al poner el cursor en el campo del código, y copiarlo pulsando las teclas Ctrl + V a la vez en el campo del código de la pantalla TPV.
Generar un Vale de Devolución
Para generar un vale devolución desde la pantalla TPV introduzca el código de los productos que va a devolver el cliente e indique las cantidades a devolver en negativo. A continuación, en la línea siguiente, deberá introducir el código VALE, dejar que la cantidad del mismo sea 1 y el resto de columnas en blanco. En el caso de que el cliente esté registrado en ActivaERP, indíquelo en el apartado correspondiente. En caso contrario, deje el registro cliente contado especificado por defecto según la configuración TPV del punto de venta. Por ejemplo, en la imagen siguiente, el cliente quiere devolver un sofá chaise longe:
Pulse Guardar para acceder a la pantalla de Procesar ticket. A diferencia del vale regalo, ActivaERP reconoce la devolución y directamente marca la opción Generar vale y añade la nota VALE DEVOLUCIÓN. Obviamente, no será necesario especificar ninguna forma de pago y podrá dejar la forma de pago CONTADO por defecto. En el caso del ejemplo, hemos añadido a la nota la siguiente información VALE DEVOLUCIÓN SOFÁ:
Pulse el botón Ticket o la tecla F12 de su teclado para acceder a la pantalla de edición de vales. Al igual que con el vale regalo, el código de barras se completa automáticamente y le recomendamos no modificarlo. En esta pantalla podrá editar los datos especificados previamente:
Pulse Aceptar para generar el vale de devolución y acceder a las opciones de impresión, desde las que podrá enviar el vale a la impresora, por correo electrónico o guardarlo en pdf. Además, pulsando el botón Vista previa o la tecla F9 de su teclado, podrá acceder a las opciones de Vista previa.
El vale de devolución se incorporará automáticamente a la pantalla de Vales y tickets regalo pero NO quedará registrado en el Registro de Caja ya que el movimiento de entrada ya se realizó el día en el cual el cliente compró el artículo que posteriormente ha querido devolver.
Como ocurría con el vale regalo, para descambiarlo deberá seleccionar el campo Código en la pantalla TPV y pasar el lector de código de barras sobre el código de barras del vale de devolución para que se introduzca automáticamente en la pantalla TPV junto con los productos que el cliente va a comprar. También puede copiar el código desde la pantalla Vales y tickets regalo mediante el botón de copiar al portapapeles que se habilita al poner el cursor en el campo del código, y copiarlo pulsando las teclas Ctrl + V a la vez en el campo del código de la pantalla TPV.
En el caso de que el importe de productos comprados sea superior al total del importe a devolver, el cliente deberá abonar la diferencia:
Sin embargo, en caso de que el importe sea inferior al total del importe a devolver, ActivaERP generará un nuevo vale con el importe pendiente de devolver:
Este nuevo vale de devolución estará disponible en la pantalla de Vales y tickets regalo.
Pantalla Vales y tickets regalo
Para acceder a la pantalla Vales y tickets regalo desde la pantalla TPV pulse el botón señalado en la siguiente imagen:
La pantalla de Vales y tickets regalo muestra todos los vales de devolución o de regalo generados en ActivaERP.
Los datos que ofrece al respecto son los siguientes y pueden ser filtrados seleccionando la opción de embudo (señalado en la siguiente imagen) en cualquiera de las columnas:
- Código barras: el código de barras del vale. Como hemos explicado anteriormente, este código puede ser copiado pulsando el botón de copiar al portapapeles señalado en la siguiente imagen.
- Cliente: el código del cliente asociado al vale.
- Nombre fiscal: el nombre fiscal del cliente asociado al vale.
- Importe: el importe del vale.
- Fecha Emisión: la fecha en la que se creó el vale.
- Fecha Uso: la fecha en la que se utilizó el vale.
- Usado: indica si el vale ha sido usado o no. En caso afirmativo, la línea será de color azul, en caso negativo, la línea del vale será de color verde.
Nuevo vale
Para generar un nuevo vale, pulse el botón Nuevo situado en el menú principal de la pantalla:
A continuación, le aparecerá la pantalla de edición de vales en el que deberá indicar los siguientes datos:
- Código Barras: este campo se completa automáticamente y le recomendamos no modificarlo.
- Fecha emisión: este campo se completa automáticamente con la fecha actual. Modifíquela en el caso de que quiera indicar otra fecha.
- Usado: marque esta opción si desea indicar manualmente que el vale ya ha sido usado. En caso contrario deje la casilla sin marcar.
- Fecha uso: indique la fecha en la que se usó el vale de manera manual. En caso contrario, cuando el vale sea utilizado la fecha se indicará automáticamente en este apartado.
- Importe: indique el importe del vale.
- Cliente: indique el cliente al que asignar el vale. Si no es un cliente registrado en ActivaERP, puede utilizar el cliente contado que tenga registrado en la configuración del punto de venta asignado.
- Nota: indique la descripción del vale, por ejemplo: VALE CUMPLEAÑOS ELENA.
Una vez generado el vale aparecerá en la pantalla de Vales y tickets regalo.
Editar vale
A su vez, puede modificar los vales generados pulsando el botón Editar del menú principal o haciendo clic con el botón derecho del ratón sobre la línea del vale a modificar y seleccionando la opción Editar:
Eliminar vale
Del mismo modo, puede eliminar un vale pulsando el botón Borrar del menú principal o haciendo clic con el botón derecho del ratón sobre la línea del vale que desea eliminar y seleccionar la opción Borrar:
ActivaERP le pedirá que confirme su eliminación a través del siguiente mensaje. Pulse SÍ para eliminar definitivamente el vale:
